Verkäufe fakturieren

Sie erstellen entweder eine Verkaufsrechnung oder eine Bestellung, um Ihre Vereinbarung mit dem Debitoren zu erfassen, um bestimmte Produkte unter speziellen Liefer- und Zahlungsbedingungen zu verkaufen.

Sie müssen jedoch einen Verkaufsauftrag anstelle einer Verkaufsrechnung verwenden, wenn Sie:

• Nur einen Teil einer Bestellmenge liefern müssen, da z. B. die gesamte Menge nicht verfügbar ist.
• Produkte versenden, nachdem Sie die entsprechenden Verkaufsrechnungen gebucht haben.
• Artikel verkaufen, die Ihr Kreditor direkt an den Debitor liefert, d. h. bei einer sogenannten Direktlieferung. Erfahren Sie mehr unter Direktlieferungen machen.

In allen anderen Situationen ist das Vorgehen bei Verkaufsaufträgen gleich wie bei Verkaufsrechnungen. Weitere Informationen zum Verwenden von Verkaufsaufträgen finden Sie unter Produkte verkaufen.

Sie können mit dem Debitor verhandeln, indem Sie zuerst ein Verkaufsangebot erstellen, das Sie in eine Verkaufsrechnung umwandeln können, wenn Sie dem Verkauf zustimmen. Erfahren Sie mehr unter Verkaufsangebote machen.

Verkaufsrechnung erstellen

Wenn der Debitor entscheidet zu kaufen, senden Sie die Verkaufsrechnung, um die entsprechende Menge und die Wertposten zu erstellen. Wenn Sie die Verkaufsrechnung buchen, können Sie sie als PDF-Dateianhang auch senden. Sie können den E-Mail-Text haben, der mit einer Zusammenfassung der Rechnung und der Zahlungsinformationen, wie ein Link zu PayPal, vorab ausgefüllt wurde. Erfahren Sie mehr unter Artikel versenden und Dokumente per E-Mail versenden. Wenn der Debitor die Rechnung gezahlt hat, können Sie die Zahlung auf verschiedene Arten ausführen, abhängig von der Größe und dem gewünschten Workflow der Organisation. Erfahren Sie mehr unter Registrierung von Zahlungen Sektion.

Artikelkarten können einen Bestand, Service und Nicht-Bestand haben, wenn die Einheit eine physische Einheit ist, die nicht im Lagerbestand verfolgt wird, Erfahren Sie mehr unter Registrieren Sie neue Artikel. Der Verkaufsrechnungsprozess ist derselbe für alle drei Artikeltypen.

Sie können die oberen Infoboxen des Verkaufsangebotes auf zwei Arten ausfüllen, abhängig davon, ob der Debitor bereits registriert ist. Siehe Schritt 2 im folgenden Verfahren.

So erstellen Sie eine Verkaufsrechnung

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Verkaufsrechnungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Geben Sie in das Feld Kundenname den Namen eines bestehenden Kunden ein. Wenn der Kunde jedoch neu und daher nicht registriert ist, befolgen Sie diese Schritte, um die Standardkundeninformationen auf der Seote Verkaufsrechnung auszufüllen:

   1. Geben Sie im Feld Debitorname den Namen eines neuen Debitors ein.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK, um die Übertragung zu bestätigen.
   3. Auf der Seite Eine Vorlage für einen neuen Debitor auswählen wählen Sie eine Vorlage, auf der die neue Debitorenkarte basieren soll, und dann wählen Sie OK.
   4. Eine neue Debitorenkarte wird geöffnet, vorausgefüllt mit Informationen auf der ausgewählten Debitorenvorlage. Füllen Sie die restlichen Felder aus. Erfahren Sie mehr unter Registrieren Sie neue Debitoren.
   5. Wenn Sie mit der Debitorenkarte fertig sind, wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um zur Seite Verkaufsrechnung zurückzugehen.

   Felder im Verkaufsrechnungskopf werden mit den Informationen, die Sie festgelegt haben, in der neuen Debitorenkarte ausgefüllt.

3. Füllen Sie auf der Seite Verkaufsrechnung die Felder wie benötigt aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Hinweis

   Wenn Sie dem Debitor ermöglichen, sofort in bar oder durch PayPal zu bezahlen, dann füllen Sie das Feld Zahlungsformcode aus. Die Zahlung wird dann erfasst, sobald Sie die Verkaufsrechnung buchen. Wenn Sie Kasse auswählen, wird die Zahlung in einem angegebenen Gegenkonto erfasst.

   Sie können nun das Inforegister Zeilen für Produkte füllen, die Sie an den Debitoren oder für jede mögliche Transaktion mit dem Debitoren verkaufen, den Sie im Sachkonto buchen möchten.

4. Wählen Sie auf dem Inforegister Zeilen im Feld Typ aus, welche Art von Produkt, Gebühr oder Transaktion Sie für den Debitor mit der Verkaufszeile buchen möchten.

   Tipp

   Wenn Sie wiederkehrende Verkaufszeilen für den Debitor wie einen Monatsersatzauftrag, eingerichtet haben, können Sie dies durch Auswählen der Schaltfläche Wiederkehrende Verkaufszeilen holen reflektieren.

5. Geben Sie im Feld Nr. Feld, einen Datensatz auswählen, um entsprechend dem Wert im Feld Art zu buchen.

   Sie lassen das Nr. Feld in folgenden Fällen leer:

   • Wenn die Zeile für einen Kommentar ist. Die Bemerkung im Feld Beschreibung enthalten ist.
   • Wenn die Zeile für einen Katalogartikel ist. Wählen Sie die Aktion Katalogartikel auswählen. Erfahren Sie mehr unter Mit Katalogelementen arbeiten.

6. Geben Sie im Feld Menge ein, wie viele Einheiten des Produkts, der Kosten oder der Transaktion, in der Zeile des Debitors gespeichert werden soll.

   Hinweis

   Wenn Artikel vom Typ Service sind, oder das Typ-Feld Ressource enthält, ist die Menge eine Zeiteinheit wie Stunden, wie im Feld Einheit des Messcodes der Zeile angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Einheiten

   Der Wert im Feld Zeilenbetrag Feld wird als VK-Preis x Menge berechnet.

   Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne MwSt. angezeigt je nachdem, was Sie im Feld Preis inklusive Mehrwertsteuer auf der Debitorenkarte ausgewählt haben.

7. Wenn Sie Skonto gewähren möchten, geben Sie einen Prozentsatz im Feld Zeilenrabatt % ein. Der Wert im Feld Zeilenbetrag wird entsprechend aktualisiert.

   Wenn Sie bestimmte Artikelpreise für den Debitor auf dem Inforegister Verkaufspreise und Verkaufspreis-Zeilenrabatte eingerichtet haben und die vereinbarten Preiskriterien erfüllt sind, werden der Preis und der Betrag auf der Rechnungszeile automatisch aktualisiert. Erfahren Sie mehr unter Erfassen von Verkaufspreisen, Skonti und Zahlungsvereinbarungen.

8. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für jedes Produkt oder jede Gebühr, die Sie an den Debitoren verkaufen möchten.

   Die Summenfelder unter den Positionen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Positionen erstellen oder ändern, um die Beträge anzuzeigen, die auf die Sachkonten gebucht werden.

   Hinweis

   In sehr seltenen Fällen können die gebuchten Beträge von den in den Summenfeldern angezeigten Beträgen abweichen. Dies ist in der Regel auf Rundungsrechnungen in Bezug auf Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer zurückzuführen.
   
   Um die von Ihnen gebuchten Beträge zu überprüfen, verwenden Sie die Infobox Debitorenstatistik. Auch wenn Sie die Aktion Freigabe auswählen, werden die Werte in den Summenfeldern aktualisiert, sodass sie die Rundungsberechnungen enthalten.

9. Geben Sie im Feld Rechnungsbetrag mit Rabatt ohne Mehrwertsteuer einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld Total inklusive Mehrwertsteuer im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

   Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Debitor eingerichtet haben, wird der angegebene Prozentwert automatisch in das Feld Rechnungsrabatt in Prozent eingetragen, sobald die Rabattkriterien erfüllt sein, und der entsprechende Betrag wird im Feld Rechnungsbetrag mit Rabatt ohne Mehrwertsteuer eingefügt. Erfahren Sie mehr unter Erfassen von Verkaufspreisen, Skonti und Zahlungsvereinbarungen.

10. Wenn die Verkaufsrechnungszeilen ausgeführt werden, wählen Sie die Aktion Buchen und Senden aus.

Das Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung zeigt die gewünschte Methode des Debitors das Empfangen von Belegen an. Sie können die Sendemethode ändern, indem Sie die Schaltfläche vom Feld Beleg senden an auswählen. Erfahren Sie mehr unter Belegsendeprofile einrichten

Der zugehörige Artikel und die Debitorenposten werden nun im System erfasst erstellt, und die Verkaufsrechnung wird als PDF-Dokument ausgegeben. Die Verkaufsrechnung wird in der Liste der gebuchten Verkaufsrechnungen entfernt und durch einen neuen Beleg in der Liste der gebuchten Verkaufsrechnungen ersetzt.

Rechnungsrabatte bei Verkäufen berechnen

Nachdem Sie alle Artikel in den Verkaufszeilen hinzugefügt haben, kann der Rechnungsrabatt für den gesamten Verkaufsbeleg berechnet werden, indem Sie auf Aktionen und dann auf die Aktion Rechnungsrabatt berechnen klicken.

Der Rabatt wird auf der Grundlage aller Zeilen auf dem Verkaufsbeleg berechnet, in denen Rechnungsdatenträger zulassen ausgewählt ist. Standardmäßig sind Rechnungsrabatte erlaubt. Jedoch werden Zeilen mit Artikelgebühren nicht in die Berechnung des Rechnungsrabattes einbezogen. Um einen Rabatt auf solche Zeilen zu gewähren, müssen Sie einen Wert im Feld Zeilenrabatt %% in den Zeilen eingeben.

Hinweis

Standardmäßig sind die Felder Rech.-Rabatt zulassen und Zeilenrabattbetrag für die Zeilen ausgeblendet. Wenn die Felder nicht verfügbar sind, können Sie sie hinzufügen, indem Sie die Seite personalisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Personalisieren Sie Ihren Arbeitsbereich.

Tipp

Wenn das Feld Rechnungsrab. berechnen auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. aktiviert ist, wird der Rechnungsrabatt automatisch berechnet. Wann die Berechnung erfolgt, hängt von der Art des verwendeten Verkaufsbelegs ab.

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag verwenden, wird der Rabatt berechnet, wenn Sie eine Position hinzufügen. Für alle anderen Verkaufsbelege, z. B. Verkaufsrechnungen, wird der Rabatt berechnet, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Statistik anzeigen
• Anzeigen eines Testberichts
• Drucken
• Postverkehr

Sie definieren die Rechnungsrabattbedingungen für einen Debitor auf der Seite Debitorenrechnungsrabatt. Anhand des Währungscodes im Verkaufsbeleg werden die Rechnungsrabattbedingungen der entsprechenden Währung ermittelt.

Wenn Sie keine Rechnungsrabatte für Fremdwährungen definiert haben, gelten die Rabattbedingungen auf der Seite Debitorenrechnungsrabattei, um den Rabatt zu berechnen. Für die Berechnung wird Ihre Hauswährung und der am Buchungsdatum des Belegs gültige Wechselkurs verwendet.

Mit gebuchten Rechnungen

Sobald die Rechnung gebucht wurde, finden Sie sie in der Liste der gebuchten Rechnungen. Die Liste Gebuchte Verkaufsrechnungen und die Liste Gebuchte Einkaufsrechnungen zeigt die gebuchten Rechnungen mit den endgültigen Rechnungsnummern. In der Liste können Sie jede gebuchte Rechnung nachschlagen und eine gebuchte Rechnung korrigieren oder stornieren.

Für jede gebuchte Rechnung können Sie Statistiken, Dimensionen und die Sachposten nachschlagen, die das Ergebnis der gebuchten Rechnung sind. Sie können die gebuchte Rechnung auch ausdrucken oder senden.

Sie können vor der abschließenden Zahlung eine gebuchte Verkaufsrechnung einfach korrigieren oder stornieren. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren möchten, oder wenn der Debitor eine Änderung früh im Bestellvorgang anfordert. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern oder Löschen einer unbezahlten Verkaufsrechnung. Wenn die gebuchte Verkaufsrechnung bezahlt ist, müssen Sie eine Verkaufsgutschrift erstellen, um den Verkauf zu stornieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeiten einer Verkaufsrücklieferung oder von Stornierungen.

Die Liste Gebuchte Verkaufsrechnungen öffnen in Business Central.

Zahlungen registrieren

Abhängig von den Unternehmensanforderungen können Sie bezahlt werden und die Zahlung auf unterschiedliche Arten erfassen: automatisch und durch Zahlungsverkehr.

Sie können Zahlungen direkt auf der Debitorenkarte verarbeiten. Verwenden Sie die Aktion Debitorenzahlungen registrieren, um eine Übersicht nicht geleisteten Rechnungen für diesen Debitor zu erhalten. Dann markieren Sie die Rechnung, als teilweise oder vollständig bezahlt. Verarbeitet die Zahlungen Ihrer Debitoren, indem die auf Ihrem Konto eingegangenen Beträge den entsprechenden unbezahlten Verkaufsrechnungen zugeordnet und anschließend die Zahlungen gebucht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen individuell abstimmen.

In Unternehmensumgebungen, in denen der Debitor einige Zeit nach der Lieferung bezahlt. Laut der Zahlungsbedingungen verbleibt eine offene (unbezahlte) Verkaufsrechnung bis die Debitorenbuchhaltung bestätigt, dass die Zahlung erfolgt ist und die gebuchte Verkaufsrechnung ausgeglichen ist. Der Text kann manuell oder automatisch eingefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Abstimmen von Debitoren-Zahlungen mit dem Zahlungseingangs Buch.-Blatt oder von Debitorenposten und Zahlungen mit automatischem Ausgleich abstimmen.

In Geschäftsumgebungen, wo Debitoren sofort bezahlen, beispielsweise mit PayPal oder bar, wenn eine Zahlung sofort erfasst wird, wenn Sie die Verkaufsrechnung buchen, das heißt die gebuchte Verkaufsrechnung. wird geschlossen als vollständig ausgeglichen. Wählen Sie im Inforegister Zahlungen im Feld Zahlungsformcode den entsprechenden Code aus. Für elektronischen Zahlungsverkehr wie PayPal müssen Sie das Feld Zahlungsverkehr ausfüllen. Erfahren Sie mehr unter Aktivieren von Debitoren-Zahlungen durch Zahlungsverkehr.

Sie können direkt gezahlte Rechnungen für nicht registrierte Debitoren auch erstellen, indem Sie eine Bargelddebitoren-Karte für sie einrichten, auf der Sie auf die Verkaufsrechnung hinweisen. Erfahren Sie mehr unter Bardebitoren einrichten.

Tipp

Wenn Sie Ihren Kunden Erinnerungen an überfällige Zahlungen senden möchten, müssen Sie Erinnerungsstufen und -bedingungen einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Mahnmethoden, Bestimmungen und Mahntext

Externe Belegnummern

Auf Verkaufsbelegen und Buch.-Blättern können Sie eine Belegnummer angeben, die auf das Nummerierungssystem des Debitors verweist. Verwenden Sie dieses Feld, um die Nummer zu erfassen, die der Debitor der Bestellung, Rechnung oder Gutschrift zugewiesen hat. Sie können die Nummer dann später verwenden, wenn Sie aus irgendeinem Grund den gebuchten Posten anhand dieser Nummer suchen müssen.

Das Feld Ext. Belegnr. erforderlich auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. gibt an, ob die Eingabe einer externen Belegnummer im Feld Externe Belegnr. in einem Verkaufskopf und das Feld Externe Belegnr. in einer Fibu Buch.-Blattzeile erforderlich ist.

Wenn Sie dieses Feld auswählen, ist es nicht möglich, eine Rechnung oder eine Fibu Buch.-Blattzeile ohne externe Belegnummer zu buchen.

Die externe Belegnummer ist in gebuchten Belegen enthalten, in denen Sie nach der entsprechenden Nummer suchen können. Sie können bei der Navigation zu Debitorenposten auch über die externe Belegnummer suchen.

Eine andere Möglichkeit, externe Belegnummern zu handhaben, ist die Verwendung des Feldes Ihre Referenz. Wenn Sie das Feld Ihre Referenz verwenden, wird die Nummer in gebuchte Belege aufgenommen und Sie können danach wie nach Werten aus den Feldern Externe Belegnr. suchen. Das Feld ist jedoch in Buchungsblattzeile nicht verfügbar.

Siehe auch

Verkauf
Einrichten von Verkäufen
Kommissionierliste drucken
Bestand
Dokumente per E-Mail versenden
Einziehen von Restbeträgen
Massenrechnungsstellung von Microsoft Bookings in Business Central
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier