Belege und E-Mails senden

Sie können Informationen und Belege, wie z.B. Bestellungen, Verkaufsaufträge und Rechnungen, ganz einfach per E-Mail direkt von Business Central aus weitergeben, ohne eine E-Mail App öffnen zu müssen.

Sie können fast alle Arten von Dokumenten als PDF-Anhänge senden. Alternativ können Sie ein Berichtslayout einrichten, das Informationen aus dem Dokument im E-Mail-Text sowie Text enthält, der die E-Mail benutzerfreundlicher macht, z. B. eine Standardbegrüßung. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte- und Dokumentenlayouts verwalten.

Wenn Sie Rechnungen senden, können Sie Kunden das Bezahlen über einen Zahlungsdienst wie PayPal erleichtern, indem Sie automatisch Informationen und einen Link zum Dienst in die E-Mail einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie Zahlungen durch Zahlungsverkehr

Um E-Mails aus Business Central zu aktivieren starten Sie den Leitfaden zur unterstützten Einrichtung E-Mail einrichten im Rollencenter. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail einrichten.

Hinweis

Business Central unterstützt nur ausgehende E-Mail-Kommunikation. Sie können auch keine Antworten aus der App erhalten.

Senden von Belegen über E-Mail

In diesem Verfahren wird beschrieben, wie Sie eine gebuchte Verkaufsrechnung als PDF-Datei und mit dokumentenspezifischem E-Mail-Text an eine E-Mail anhängen. Die Schritte sind für die anderen unterstützten Dokumente gleich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet Symbol, geben Sie Gebuchte Verkaufsrechnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie die Rechnung aus, wählen Sie die Aktion Drucken/Senden, und wählen Sie dann Per E-Mail senden.

  3. Wählen Sie dann im Feld E-Mail Ja (Aufforderung für Einstellung) aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Belegsendeprofilen.

    Wenn das Feld E-Mail auf der Seite Dokument senden an auf Ja festgelegt wurde (Aufforderung für Einstellungen), dann wird die Seite Senden per E-Mail geöffnet und mit der Kontaktperson im Feld Zu ergänzt und das Dokument als PDF-Datei angehängt. Geben Sie im Feld Text entweder den Text manuell ein oder Sie können definieren, dass das Feld mit einem dokumentspezifischen E-Mail-Text ausgefüllt wird, den Sie eingerichtet haben.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  5. Im Feld Zu geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. Der Standardwert ist die E-Mail-Adresse des Debitors.
  6. Geben Sie im Feld Betreff einen beschreibenden Betreff ein. Der Standardwert ist der Debitorennamen und die Rechnungsnummer.
  7. Im Feld Anhang wird die generierte Rechnung standardmäßig als PDF_Datei angehängt.

  8. Geben Sie im Nachrichtentext-Feld eine kurze Mitteilung an den Empfänger ein.

    Wenn ein belegspezifischer E-Mail-Text auf der Seite Berichtsauswahl – Verkauf eingerichtet wird, wird das Feld Text automatisch ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederverwendbare E-Mail-Texte und -Layouts einrichten.

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die E-Mail zu senden.
Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen nicht jedes Mal ändern wollen, wenn Sie ein Dokument per E-Mail senden, können Sie die Option Ja (Standardeinstellungen verwenden) im Feld E-Mail auf der Seite Dokument senden an auswählen. In diesem Fall wird die Seite E-Mail senden nicht geöffnet. Siehe dazu auch Schritt 4. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Belegsendeprofilen.

Zum Verfassen und Senden einer E-Mail

Sie können E-Mails für Kontakte, Kunden, Lieferanten, Verkäufer/Einkäufer und Bankkonten direkt von den Seiten für diese Entitäten aus verfassen. Wählen Sie einfach Verarbeiten und dann E-Mail senden, um den E-Mail-Editor zu öffnen. Für Bankkonten finden Sie die Aktion E-Mail senden unter Aktionen.

Tipp

Wenn Sie häufig Nachrichten versenden, die sich ähneln, oder wenn Sie eine Massenkommunikation versenden möchten, z.B. um eine Verkaufskampagne zu bewerben, kann die Verwendung von Word-Vorlagen mit E-Mail den Prozess beschleunigen. Sie können eine Vorlage für Entitäten wie Kunden, Kreditor und Kontakte erstellen, die den Inhalt einer E-Mail-Nachricht für Sie generiert und sogar den Inhalt für den Empfänger anhand der Daten in Business Central personalisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Word-Vorlagen für Massenkommunikation verwenden.

Einen Beleg einer E-Mail anfügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Belege an E-Mails anzuhängen.

Wenn Sie einem E-Mail-Szenario zugewiesen sind, das sich auf die Entität bezieht, an die Sie die E-Mail senden, oder auf das Dokument, das Sie senden, wird Ihrer Nachricht möglicherweise automatisch ein Anhang hinzugefügt. Das liegt daran, dass dem E-Mail-Szenario ein Standardanhang zugewiesen wurde. Sie können den Anhang löschen, wenn Sie ihn nicht mit Ihrer Nachricht senden möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu.

Um selbst eine Datei anzuhängen, verwenden Sie im E-Mail-Editor die folgenden Aktionen:

  • Wählen Sie Datei hinzufügen aus, um eine Datei auszuwählen.
  • Wählen Sie Dateien aus Standardauswahl hinzufügen aus, um manuell eine Datei hinzuzufügen, die mit dem E-Mail-Szenario verknüpft ist.
  • Wählen Sie Datei aus Quellbeleg hinzufügen aus, um eine Datei auszuwählen, die an den Beleg angehängt ist, mit dem Sie arbeiten. Die Dateien werden entweder an den Beleg selbst oder an eine oder mehrere seiner Zeilen angehängt.

Belege, die beim Senden als gedruckt markiert sind

Einige Belege in Business Central verfügen über ein Feld, das angibt, wie oft der Beleg gedruckt worden ist. Die Nummer in diesem Feld wird auch aktualisiert, wenn Sie das Dokument per E-Mail senden, da eine PDF-Datei dafür generiert wird. Die Nummer wird aktualisiert, auch wenn Sie die E-Mail nicht senden.

Gesendete E-Mails und Ihr E-Mail-Postausgang

Business Central speichert die E-Mails, die Sie auf der Seite Gesendete Objekte senden. Damit können Sie E-Mails erneut senden oder an eine andere Person weiterleiten. Wenn Sie in Ihren gesendeten Artikeln keine E-Mail finden können, suchen Sie diese auf der Seite E-Mail-Postausgang.

Hinweis

Abhängig von der Erweiterung, die Ihr Unternehmen für E-Mails verwendet, können Administratoren eine Liste der von allen gesendeten Nachrichten anzeigen, jedoch nicht den Inhalt der Nachrichten

Im E-Mail-Postausgang finden Sie die E-Mails, die Sie als Entwürfe gespeichert haben, und E-Mails, die nicht gesendet werden konnten, z. B. wenn die E-Mail-Adresse ungültig war. Für Nachrichten, die nicht gesendet werden konnten, können Sie Fehler anzeigen oder Fehler untersuchen anzeigen, um das Problem beheben.

Siehe auch

Verwaltung von Berichts- und Dokumentlayouts
E-Mail einrichten
Verkäufe fakturieren
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier