Belegsendeprofil für elektronische Belege einrichten

Mithilfe der ZUGFeRD App können Sie ZUGFeRD-Belege und XRechnungen per E-Mail senden. Die XRechnung wird als XML-Datei gesendet. Wenn Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format senden, wird eine PDF-Datei mit Anlagen (XML-Datei und Validation Report) erstellt. Für die elektronischen Belege können Sie ein Belegsendeprofil einrichten und dieses einem Debitor zuweisen.

So richten Sie ein Belegesendeprofil für elektronische Belege ein

Hier am Beispiel der XRechnung:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Belegsendeprofile ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Code eine Bezeichnung (zum Beispiel XRECHNUNG) und im Feld Beschreibung eine Kurzbeschreibung (zum Beispiel XRechnung XML) ein.
  4. Aktivieren Sie optional den Schalter Standard, wenn alle Debitoren eine Rechnung im elektronischen Belegformat erhalten sollen.
  5. Klicken Sie im Inforegister Sendeoptionen in das Feld Drucker und wählen Sie die Option Nein aus.
  6. Klicken Sie in das Feld E-Mail und wählen Sie die Option Ja (Aufforderung für Einstellungen) oder Ja (Standardeinstellungen verwenden) aus.

  7. Klicken Sie in das Feld E-Mail-Dateianhang und wählen Sie die Option Elektronischer Beleg aus.

    Hinweis

    Sobald Sie im Feld E-Mail-Dateianhang die Option Elektronischer Beleg ausgewählt haben, wird das Feld Format eingeblendet.

  8. Wählen Sie im Feld Format über das Dreipunkt-Menü ein elektronisches Belegformat aus (zum Beispiel XRechnung). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  9. Aktivieren Sie optional den Schalter PDF-Belege kombinieren, um ausgewählte Belege zu einer PDF-Datei zusammenzufügen.
  10. Klicken Sie in das Feld Datenträger, um festzulegen, wie der Beleg gespeichert werden soll. Wählen Sie die Option Elektronischer Beleg aus.
  11. Wählen Sie im Feld Format über das Dreipunkt-Menü ein elektronisches Belegformat für den Belegaustauschdienst (zum Beispiel XRechnung) aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  12. Klicken Sie in das Feld Elektronischer Beleg und wählen Sie die Option Nein aus.

So weisen Sie das Belegsendeprofil einem Debitor zu

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.
  3. Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Belegsendeprofil und wählen Sie ein Belegsendeprofil aus (zum Beispiel XRECHNUNG).

So senden Sie elektronische Belege mit zugewiesenem Belegsendeprofil

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Geb. Verkaufsrechnungen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie eine Geb. Verkaufsrechnung.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Drucken/Senden > Senden... .

    Hinweis

    Im Fenster Beleg senden an werden alle Felder mit dem in der Debitorenkarte hinterlegten Belegsendeprofil vorbelegt. Sie haben aber die Möglichkeit, die Auswahl in einzelnen Feldern zu ändern.

  4. Bestätigen Sie den Belegversand mit OK.
Tipp

Klicken Sie in der gebuchten Verkaufsrechnung in den Benachrichtigungen auf die Schaltfläche Protokolle öffnen, wenn Sie den Versand einer elektronischen Verkaufsrechnung prüfen wollen. Im Protokoll ist nicht nur die gevisXML-Datei hinterlegt, sondern auch, welche Datenaustauschdefinition verwendet wurde sowie mögliche Fehlermeldungen. Das Protokoll können Sie alternativ in der Infobox Anhänge öffnen. Klicken Sie dort auf den passenden Link.

Siehe auch

Elektronische Belegformate einrichten
Export einrichten
Unterstützte Einrichtung für ZUGFeRD