Belegversand einrichten

Der Belegversand bietet eine Möglichkeit, das Versenden von Belegen zu ermöglichen und gleichzeitig die damit verbundenen Regeln effektiv zu verwalten.

So richten Sie das Standard-Belegsendeprofile ein

Anhand von Belegsendeprofilen kann gesteuert werden, mit welcher Übertragungsart ein Debitor oder ein Kreditor, Belege erhalten soll. Hierbei können verschiedene Arten kombiniert werden. Wird kein dediziertes Belegsendeprofil zugeordnet, wird auf das Standardprofil zurückgegriffen. Weitere Informationen zum Einrichten der Belegsendeprofile finden Sie unter Belegsendeprofile einrichten.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Belegsendeprofile ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie ein Belegsendeprofil.
  3. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein den Schalter Standard. Auf der Seite Belegsendeprofile wird im Feld Standard der Haken automatisch gesetzt.

So weisen Sie einem Debitor ein Belegsendeprofil zu

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.
  3. Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Belegsendeprofil ein Belegsendeprofil aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.

So richten Sie Briefpapiervorlagen ein

Mit dem Belegversand können Sie entweder eine allgemeine Briefpapiervorlage für alle Belege verwenden oder individuelle Vorlagen für ausgewählte Belege einrichten.

So richten Sie die Briefpapiervorlagen für alle Belege ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Belegversand Einrichtung ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.

  2. Klicken Sie im Inforegister Allgemein in den Feldern Briefpapiervorlage für erste Seite hochladen und Briefpapiervorlage für weitere Seiten hochladen auf den Wert, um die Seite Importieren zu öffnen. Laden Sie Ihr Briefpapier hoch, indem Sie Ihre PDF-Datei per Drag-and-Drop in den markierten Bereich ablegen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.

    Hinweis

    Sobald Sie die Briefpapiervorlage für die erste Seite hochgeladen haben, aktualisieren Sie bitte die Seite Belegversand Einrichtung. Gleiches gilt, wenn Sie die Briefpapiervorlage für weitere Seiten hochgeladen haben, da ansonsten kein Upload für andere Felder möglich ist.

  3. Klicken Sie im Feld Wasserzeichen verfügbar auf den Wert, um die Seite Importieren zu öffnen.
  4. Laden Sie Ihr Wasserzeichen hoch, indem Sie Ihre PDF-Datei per Drag-and-Drop in den markierten Bereich ablegen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.
  5. Wählen Sie im Feld Briefpapier Anwendung eine Option aus. Folgende Optionen sind möglich:
    • Ausdruck: Die Datei wird direkt mit Ihrem Briefpapier ausgedruckt.
    • Senden: Die Datei wird mit Ihrem Briefpapier per E-Mail versendet.
    • Senden und Ausdruck: Die Datei wird für den E-Mailversand und die Weiterleitung zu Ihrem Drucker mit Ihrem Briefpapier ausgegeben.
    • Leer: Die Datei enthält kein Briefpapier.

So richten Sie die Briefpapiervorlagen für ausgewählte Belege ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Belegversand Einrichtung ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband im Inforegister Belege auf die Schaltfläche Verwalten > Neue Zeile.
  3. Wählen Sie im Feld Verwendung eine Belegart aus.
  4. Wählen Sie im Feld Art über das Dreipunkt-Menü die Art aus und bestätigen Sie mit OK.
  5. Wählen Sie im Feld Code einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.
  6. Wählen Sie im Feld Briefpapier Anwendung eine Option aus. Folgende Optionen sind möglich:
    • Ausdruck: Die Datei wird direkt mit Ihrem Briefpapier ausgedruckt.
    • Senden: Die Datei wird mit Ihrem Briefpapier per E-Mail versendet.
    • Senden und Ausdruck: Die Datei wird für den E-Mailversand und die Weiterleitung zu Ihrem Drucker mit Ihrem Briefpapier ausgegeben.
    • Standard: Die Datei wird mit der Standardeinrichtung ausgegeben.

  7. Klicken Sie in den Feldern Briefpapiervorlage für erste Seite hochladen und Briefpapiervorlage für weitere Seiten hochladen auf den Wert, um die Seite Importieren zu öffnen. Laden Sie Ihr Briefpapier hoch, indem Sie Ihre PDF-Datei per Drag-and-Drop in den markierten Bereich ablegen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.

    Hinweis

    Sobald Sie die Briefpapiervorlage für die erste Seite hochgeladen haben, aktualisieren Sie bitte die Seite Belegversand Einrichtung. Gleiches gilt, wenn Sie die Briefpapiervorlage für weitere Seiten hochgeladen haben, da ansonsten kein Upload für andere Felder möglich ist.

  8. Setzen Sie einen Haken im Feld Abweichendes Briefpapier.
  9. Klicken Sie im Feld Wasserzeichen verfügbar auf den Wert, um die Seite Importieren zu öffnen.
  10. Laden Sie Ihr Wasserzeichen hoch, indem Sie Ihre PDF-Datei per Drag-and-Drop in den markierten Bereich ablegen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.
  11. Setzen Sie einen Haken im Feld Abweichendes Wasserzeichen.
  12. Wählen Sie im Feld Belegesendeprofil ein Belegsendeprofil aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.
  13. Wählen Feld Belegtypbeschreibung für PDF Name über das Dreipunkt-Menü eine Belegtypbeschreibung aus oder klicken Sie im Menüband auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.

So richten Sie debitorspezifische Dokumentenlayouts ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Debitor > Dokumentlayouts.
  4. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  5. Wählen Sie im Feld Verwendung eine Belegart aus. Die Felder Berichts-ID und Berichtsbezeichnung werden automatisch ausgefüllt.
  6. Klicken Sie in das Feld Beschreibung des benutzerdefinierten Layouts, um die Seite Benutzerdefinierte Berichtslayouts zu öffnen.
  7. Markieren Sie eine Zeile und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  8. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche E-Mail aus Kontakten auswählen, markieren Sie einen Kontakt und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  9. Setzen Sie einen Haken im Feld Für E-Mail-Text verwenden, wenn zusammengefasste Informationen (zum Beispiel Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Zahlungsservicelink), in den Text der gesendeten E-Mail eingefügt werden sollen.
  10. Klicken Sie im Feld Layout-Beschreibung E-Mail-Text auf den Wert, markieren Sie eine Beschreibung und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

So richten Sie belegspezifische E-Mailvorlagen ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mailvorlage Liste ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Wählen Sie im Feld Verwendung eine Belegart aus.
  4. Wählen Sie im Feld Debitorengruppe eine Debitorengruppe aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Debitorengruppen.
  5. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung für die Mailvorlage ein.
  6. Geben Sie im Feld Betreffvorlage eine Betreffzeile (zum Beispiel Ihr Angebot) oder einen Platzhalter ein.
  7. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Mailvorlage hochladen, um die Seite Importieren zu öffnen.
  8. Laden Sie Ihre Mailvorlage hoch, indem Sie Ihre HTML-Datei per Drag-and-Drop in den markierten Bereich ablegen und bestätigen Sie die Meldung mit OK.
Tipp

Klicken Sie im Feld Mailvorlage vorhanden auf den Wert Ja, um die jeweilig hinterlegte Mailvorlage herunterzuladen.

So richten Sie belegspezifische E-Mail Platzhaltertexte ein

Hier am Beispiel der Verkaufskopfnummer:

  1. Klicken Sie auf der Seite Mailvorlage Liste im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > E-Mail Platzhalter.
  2. Klicken Sie jetzt im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie im Feld Tabellen-ID den Wert 36 ein für die Tabelle Verkaufskopf.
  4. Geben Sie im Feld Feldnr. den Wert 3 ein für das Feld Nr..
  5. Wählen Sie im Feld Art die Option Wert aus.
Hinweis

Kopieren Sie den Wert aus dem Feld Platzhalter und verwenden Sie diesen Platzhalter in der Mailvorlage oder im Feld Betreffvorlage:

  • Beispiel Mailvorlage: "Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage erhalten Sie Ihr Angebot mit der Angebotsnummer: ${1}$"
  • Beispiel Betreffvorlage: "Ihr Angebot: ${1}$"

Siehe auch

E-Mail einrichten
Belegsendeprofile einrichten
Beleglayouts für Debitoren und Kreditoren definieren
Debitorengruppen