Sammelrechnungen

Mithilfe der Sammelrechnungen stehen Ihnen verschiedene Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Fassen Sie mehrere Aufträge und Lieferungen in einer Rechnung zusammen.
  • Passen Sie die Rechnungsstruktur individuell an.
  • Erstellen Sie eine gemeinsame Rechnung für mehrere Lieferungen an dieselbe Lieferadresse.
  • Nutzen Sie Standard- und Platzhaltertexte, um die Darstellung der Positionen um weitere Informationen wie die Lieferadresse oder Kommission zu ergänzen.

So richten Sie Gruppensummen pro Lieferadresse ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein den Schalter Gruppen- und Zwischensummen. Anschließend wird bei der Erstellung der Sammelrechnung automatisch eine Gruppierung der Zeilen vorgenommen. Auf dem Beleg wird nun eine Gruppensumme unter jedem Block einer Lieferadresse ausgegeben.
  3. Klicken Sie im Inforegister Sammelrechnung in das Feld Sammelrechnung sortieren nach und wählen Sie die Option Lief.-an Adresse aus.
  4. Aktivieren Sie optional die Schalter Erlaube mehrere Platzhaltertexte, Sammelrechnung dim.-übergreifend zusammenfassen und Sammelrechnung anhand der Rech. an Adresse zusammenfassen.
  5. Geben Sie optional im Feld Sammelfaktura Schwellwert (MW) einen Wert ein. Ein Schwellwert für die Auftrags-/Liefersumme kann festgelegt werden, der bestimmt, ab welchem Punkt keine Sammelrechnung mehr für den Debitoren erstellt wird.

So richten Sie Platzhaltertexte ein

Sie haben die Möglichkeit, eine automatisch individualisierte Bezeichnung für die Lieferungen einer Sammelrechnung festzulegen.

So aktivieren Sie Platzhaltertexte

Um einen Platzhaltertext zu erstellen, gehen Sie vor wie in Platzhaltertext in Verkaufsbelegen beschrieben.

So definieren Sie einen Textbaustein für Ihren Platzhaltertext

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Inforegister Verkaufsrechnung in das Feld Textcode für Verkaufsrechnung auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.
  3. Geben Sie im Feld Code eine Beschreibung (zum Beispiel SAMMEL) und im Feld Beschreibung eine Kurzbeschreibung (zum Beispiel Sammelrechnung) ein.
  4. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Textbausteine.
  5. Klicken Sie jetzt im Menüband auf Neu.
  6. Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Beschreibung einen Namen (zum Beispiel Lieferung an) ein.
  7. Geben Sie optional in den Feldern Startdatum und Enddatum ein Datum ein, um festzulegen, wann der Textbaustein verwendet werden soll.
  8. Geben Sie im Inforegister Zeilen im Feld Text in der ersten Zeile den Wert Code %1 ein. Für jedes weitere Feld in Ihrem Textbaustein geben Sie jeweils in eine freie Zeile die Werte %2, %3 und so weiter ein.
  9. Schließen Sie die Seite Textbaustein über die Schaltfläche Zurück.
  10. Schließen Sie die Seite Textbausteinübersicht über die Schaltfläche Zurück.
  11. Bestätigen Sie Ihre Auswahl auf der Seite Auswählen - Standardtextcodes mit OK.
  12. Öffnen Sie im Inforegister Text für Verkaufsbelege im Feld Textcode für Verkaufsrechnung über das Dreipunkt-Menü die Seite Platzhalter Einrichtung.
  13. Markieren Sie die Zeile mit dem Platzhalter Wert %1 und geben Sie in das Feld Feldnr. einen Wert (zum Beispiel 12 für das Feld Lief. an Code) ein. Alternativ klicken Sie in das Feld Feldnr. und öffnen Sie über das Dreipunkt-Menü die Seite Felder-Lookup, um einzelne Texte zu definieren. Markieren Sie anschließend Ihren Wert und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Auf der Sammelrechnung wird diese Information als erste Zeile ausgegeben.
  14. Setzen Sie optional im Feld Leeren Platzhalter entfernen einen Haken in den zutreffenden Zeilen, um Leerzeilen zu vermeiden.

So richten Sie den Workflow für die Rechnungssperre ein

Damit bei einem Debitor, der Sammelrechnungen erhält, keine Einzelabrechnung direkt über den Verkaufsauftrag durchgeführt werden kann, ist es erforderlich, einen speziellen Workflow einzurichten.

  1. Um die Workflow-Erweiterung zu aktivieren und die Rechnungssperre zu erstellen, gehen Sie vor wie in Workflows einrichten beschrieben.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

    • Kategorie: SALES (Verkauf und Marketing)
    • Wenn Ereignis: Ein Verkaufsauftrag wird fakturiert.
    • Dann Antwort: Brechen Sie die Fakturierung bei Sammelrechnung ab
  2. Klicken Sie anschließend in das Feld Bei Bedingung, um die Seite Ereignisbedingungen zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Inforegister Filter: Verkaufskopf auf die Schaltfläche + Filter und wählen Sie über die Drop-Down-Liste Verfügbare Felder das Feld Belegart und das Feld Sammelrechnung aus.
  4. Klicken Sie in das neu hinzugefügte Feld Belegart und setzen Sie einen Haken für die Option Auftrag.
  5. Klicken Sie in das neu hinzugefügte Feld Sammelrechnung und wählen Sie die Option Ja aus.
  6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Hinweis

Wenn der Workflow aktiv ist und ein Verkaufsauftrag für einen Debitor fakturiert wird, der den Schalter Sammelrechnung aktiviert hat, erscheint eine Fehlermeldung. Jedoch bleibt die Fakturierung über die Verkaufsrechnung oder den Sammelrechnungslauf weiterhin möglich.

So richten Sie die Sammelrechnung für einen Debitor ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.
  3. Aktivieren Sie im Inforegister Lieferung den Schalter Sammelrechnung.
  4. Klicken Sie in das Feld Art der Sammelrechnung und wählen Sie eine Art aus:
    • Standard: Hier wird die Business Central Standardfunktion genutzt. Mit dieser Funktion werden alle Lieferungen eines Debitors zusammengefasst und die Zeilen nach Lieferungsnummer sortiert sowie gruppiert.
    • Pro Lieferadresse erstellen: Für alle Lieferungen eines Debitors wird eine Sammelrechnung erstellt, die an eine Lieferadresse geliefert wurden. Beliebig viele Lieferadressen in Lieferungen erzeugen beliebig viele Sammelrechnungen.
    • Nach Lieferadresse gruppieren: Für alle Lieferungen eines Debitors wird eine Sammelrechnung erstellt. Die Zeilen werden, wie in Option Standard, nach Liefernummer sortiert sowie gruppiert, jedoch nach Lieferadresse klassifiziert.
Hinweis
  • Um die lieferadressbezogenen Optionen der Sammelrechnung zu nutzen, müssen Lieferadressen dem Debitor zugeordnet werden. Die Verwendung der Standardadresse oder einer nicht gespeicherten benutzerdefinierten Adresse führt dazu, dass die Gruppierung und mögliche Aufteilung der Sammelrechnung nicht korrekt funktionieren können.
  • Inforegister Fakturierung, Feld Sammelrechnungsperiode: Es können verschiedene Perioden definiert werden, um die Zustellung von Sammelrechnungen entweder monatlich oder wöchentlich für verschiedene Debitorengruppen zu steuern.
  • Inforegister Fakturierung, Feld Sammelfaktura Schwellwert (MW): Ein Schwellwert für die Auftrags-/Liefersumme kann eingegeben werden, der überschritten werden muss, bevor für den Debitoren eine Sammelrechnung erzeugt wird. Dieser Schwellwert für Lieferungen (inklusive Zeilenrabatte und exklusive Rechnungsrabatte) bestimmt ab welchem Punkt keine Sammelfaktura mehr stattfindet.

So erstellen Sie eine Sammelrechnung

Die Erstellung von Sammelrechnungen kann sowohl manuell, als auch über Stapelverarbeitung erfolgen oder automatisch durch einen Aufgabenwarteschlangenposten durchgeführt werden. Nachdem die Sammelrechnungen erstellt wurden, können Sie diese über die Liste Verkaufsrechnungen aufrufen. Wenn es gebuchte Lieferungen an mehrere Lieferadressen eines Debitors gibt, greift die Einrichtung am Debitor, um automatisch eine Sammelrechnung zu erstellen.

So erstellen Sie eine Sammelrechnung manuell

Um eine Sammelrechnung manuell zu erstellen, gehen Sie vor wie in Zusammenfassen von Lieferungen in einer einzelnen Rechnung beschrieben.

So erstellen Sie eine Sammelrechnung mithilfe der Stapelverarbeitung

Um eine Sammelrechnung mithilfe der Stapelverarbeitung zu erstellen, gehen Sie vor wie in Zusammenfassen von Lieferungen in einer einzelnen Rechnung beschrieben.

Richten Sie die Stapelverarbeitung über diese Felder ein:

Feld Beschreibung
Buchungsdatum Falls die Option Buchungsdatum ersetzen ausgewählt wird, kann ein Vorgabewert für das Ersatzdatum festgelegt werden.
Datumsverschiebung Buchungsdatum Datumsformel zur Verschiebung des Buchungsdatums basierend auf dem Arbeitsdatum.
Belegdatum Vorgabewert für die Ersetzung des Belegdatums, sofern die Option zur gleichzeitigen Ersetzung des Belegdatums aktiviert ist.
Datumsverschiebung Belegdatum Datumsformel zur Verschiebung des Belegdatums basierend auf dem Arbeitsdatum.
Datumsverschiebung Buchungsdatum und Belegdatum Datumsformel zur Verschiebung des Buchungsdatums basierend auf dem Arbeitsdatum.
Rechnungsrab. berechnen Berechnung des Rechnungsrabatts basierend auf dem aktuell für den Debitor festgelegten Standardrabatt.
Rechnungen buchen Die Option steuert, ob neu erstellte Sammelrechnungen automatisch gebucht oder als ungebuchte Verkaufsrechnungen erstellt werden. Bei Prüfungen oder manuellen Anpassungen sollte die Option nicht aktiviert sein.
Nur Std.-Zahlungsbedingungen Es werden nur Lieferungen zusammengefasst, bei denen die Zahlungsbedingungen mit denen des Debitors übereinstimmen.
Textzeilen kopieren Berücksichtigt alle eventuell eingegebene Freitextzeilen in die Rechnung ein.
Schwellwert beachten Die Rechnung wird erst generiert, wenn der vom Debitor eingegebene Schwellwert durch die Summe aller Lieferungen erreicht oder überschritten wird.
Auftragsnr. anzeigen Die Auftragsnummer wird in die Positionstexte der Rechnung übertragen.
Verkaufskanal anzeigen Der Verkaufskanal wird in die Positionstexte der Rechnung übertragen.
Belegstatus Begrenzt die Erstellung der Sammelrechnung auf Belege, die diesen spezifischen Belegstatus aufweisen.
Gebuchte Rechnungen versenden Automatisiert den Versand oder Druck der erstellten Rechnungen basierend auf dem Belegsendeprofil des Auftrags.
Hinweis
  • Bei Debitoren, die im Feld Art der Sammelrechnung die Option Standard haben, werden Rechnungen generiert, die dem Standard-Sammelrechnungsformat entsprechen. Dabei werden alle Lieferungen eines Debitors zusammengefasst und die Zeilen nach Lieferungsnummer sortiert und gruppiert. Bei jeder Lieferung wiederholt sich der verwendete Platzhaltertext.
  • Für Debitoren die im Feld Art der Sammelrechnung die Option Pro Lieferadresse erstellen haben, entsteht hingegen für jede Lieferadresse eine eigene Rechnung, die alle Lieferungen an diese Adresse enthält.

So richten Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für den automatisierten Sammelrechnungslauf ein

Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für den Sammelrechnungslauf zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

Hinweis

Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

  • Art des auszuführenden Objekts: Codeunit
  • ID des auszuführenden Objekts: 5560112 (FAV Invoice Processing Starter)

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Belegversand einrichten
Fakturierung
Liefer- und Rechnungssperre
Platzhaltertext in Verkaufsbelegen
Textbaustein hinzufügen
Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung
Workflows einrichten
Zusammenfassen von Lieferungen in einer einzelnen Rechnung