Liefer- und Rechnungssperre

Die Liefer- und Rechnungssperre von gevis ERP | VEO ist eine Erweiterung der Sperrfunktion für Debitoren. Zusätzlich ist es mit dieser Erweiterung möglich, einzelne Belege für die Rechnung oder Lieferung zu sperren und so Verkaufsaufträge, Verkaufslieferungen und Verkaufsrechnungen flexibler zu bearbeiten. Sie können einzelnen Benutzern unterschiedliche Berechtigungen für eine Sperrung erteilen. Oder eine in der Debitorenkarte gesetzte Sperre in einem einzelnen Beleg ausnahmsweise aufheben, ohne dass sich das auf die generelle Einrichtung der Sperre in der Debitorenkarte auswirkt. Mit dieser Erweiterung können zudem bestimmte Prozesse in der Finanzbuchhaltung (zum Beispiel Buchung von Zahlungseingängen) trotz der Sperre des Debitors weiterhin erfolgen.

Hinweis

Aktivieren Sie auf der Seite Einrichtung Debitoren und Verkauf im Inforegister Allgemein, Gruppe Liefer- und Rechnungssperre den Schalter Aktiviert Liefer- und Rechnungssperre, um die Liefer- und Rechnungssperre von gevis ERP | VEO nutzen zu können. Ist dieser Schalter nicht aktiviert, stehen Ihnen nur die Standardfunktionen zur Verfügung.

So vergeben Sie Benutzerrechte für die Liefer- und Rechnungssperre

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Benutzer Einrichtung ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Markieren Sie einen Benutzer.

  3. Klicken Sie in das Feld Berechtigungen für Liefer- und Rechnungssperre und wählen Sie eine Option aus:

    Option Beschreibung
    Feld ist leer Der Benutzer hat keine Berechtigung für die Liefer- und Rechnungssperre.
    Verkaufssperre erlauben Der Benutzer kann einen Debitor sperren, Liefer- und/oder Rechnungssperren im Verkaufsauftrag setzen und eine gebuchte Verkaufslieferung für die Rechnung sperren.
    Verkaufssperre erlauben und entfernen Der Benutzer kann Liefer- und/oder Rechnungssperren am Debitor oder in den Belegen setzen. Er hat zusätzlich die Berechtigung, gesetzte Liefer- und Rechnungssperren am Debitor und in den Belegen entfernen zu dürfen.

So legen Sie Sperrgründe an

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Sperrgründe ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie im Feld Code eine Bezeichnung und im Feld Beschreibung eine Kurzbeschreibung für einen Sperrgrund ein.

So hinterlegen Sie eine Liefer- und Rechnungssperre in der Debitorenkarte

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.

  3. Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Gesperrt und wählen Sie eine Option aus:

    Option Beschreibung
    Feld ist leer Der Debitor ist für keine Vorgänge gesperrt.
    Lieferung Sie können alle offenen und/oder neuen Aufträge für die Lieferung sperren.
    Rechnung Sie können alle offenen und/oder neuen Aufträge für die Rechnung sperren.
    Alle Sie können alle offenen und/oder neuen Aufträge sowohl für die Lieferung als auch für die Rechnung sperren. Es ist auch nicht möglich, neue Belege wie Verkaufsangebote, Verkaufsaufträge, Rahmenaufträge, Verkaufsgutschriften oder Verkaufsreklamationen zu erstellen. Es ist dagegen erlaubt, Zahlungseingänge zu buchen und Zinsrechnungen sowie Mahnungen zu erstellen.
    Belege erstellen Es ist nicht möglich, neue Belege wie Verkaufsangebote, Verkaufsaufträge, Rahmenaufträge, Verkaufsgutschriften oder Verkaufsreklamationen zu erstellen. Jedoch sind bereits erstellte Belege nicht gesperrt für Lieferung und Rechnung.
    Hinweis

    Nach der Auswahl einer Option wird im Dialogfenster abgefragt, ob in allen Aufträgen der Sperrstatus aktualisiert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ja, wenn alle offenen und neuen Aufträge gesperrt werden sollen. Bestätigen Sie alternativ mit Nein, wenn nur die neuen Aufträge gesperrt werden sollen.

  4. Wählen Sie optional in den Feldern Code Liefersperre oder Code Rechnungssperre einen Sperrgrund aus passend zum ausgewählten Sperrstatus. Haben Sie im Feld Gesperrt die Option Alle ausgewählt, können Sie sowohl für die Liefer- als auch für Rechnungssperre einen Sperrgrund angeben. Für die Option Belege erstellen können keine Sperrgründe angelegt werden.
Hinweis

Für die Optionen Alle und Belege erstellen können ausnahmsweise Verkaufsangebote erstellt werden, wenn auf der Seite Einrichtung Ein-/Ausschalter im Inforegister ERP, Gruppe Verkauf & Marketing der Schalter Angebot gesperrte Kunden aktivieren aktiviert ist. Die Verkaufsangebote können dann erstellt und an den Kunden gesendet werden. Sie können jedoch aus diesem Verkaufsangebot heraus je nach Sperrstatus keinen Verkaufsauftrag und keine Verkaufsrechnung erstellen.

So funktionieren Liefer- und Rechnungssperren in den Belegen

Sind Liefer- und/oder Rechnungssperren in der Debitorenkarte hinterlegt, wirken sich diese bei der Erstellung von Belegen aus:

  • Ist in der Debitorenkarte für den Kunden eine Liefersperre gesetzt, erfolgt eine Fehlermeldung beim Versuch, im Verkaufsauftrag eine Lieferung zu buchen.
  • Ist in der Debitorenkarte dagegen eine Rechnungssperre gesetzt, erfolgt eine Fehlermeldung beim Versuch, im Verkaufsauftrag eine Fakturierung zu buchen.

Ob eine Liefer- und/oder Rechnungssperre für einen Kunden besteht, können Sie in den Verkaufsbelegen anhand von mehreren Schaltern und Feldern erkennen. Hier am Beispiel des Verkaufsauftrags:

Inforegister Schalter Beschreibung Feld Beschreibung
Lieferung und Abrechnung Liefersperre Ist der Schalter aktiv, sind alle Positionen im Verkaufsauftrag für die Lieferung gesperrt. Code Liefersperre Gibt den Code für den Grund der Liefersperre an.
Rechnungsdetails Rechnungssperre Ist der Schalter aktiv, sind alle Positionen im Verkaufsauftrag für die Rechnung gesperrt. Code Rechnungssperre Gibt den Code für den Grund der Rechnungssperre an.
Rechnungsdetails Für die Fakturierung gesperrte Verkaufslieferungen vorhanden Ist hier der Wert JA gesetzt, gibt es für den Verkaufsauftrag mindestens eine gebuchte Verkaufslieferung, die zur Faktura gesperrt ist.
Ist hier der Wert NEIN gesetzt, gibt es keine zur Faktura gesperrten Verkaufslieferungen.
Hinweis
  • Eine Sperre im Verkaufsauftrag bezieht sich generell auf alle Positionen.
    So gilt zum Beispiel eine nachträglich gesetzte Rechnungssperre auch für bereits gebuchte Verkaufslieferungen, wenn für diese noch keine Rechnungen erstellt sind.
  • Ein Warenausgang kann trotz Liefersperre erstellt werden. Allerdings kann für die Positionen eines gesperrten Auftrags kein Warenausgang gebucht werden.
  • Einzelne Verkaufslieferungen können Sie von der Rechnungssperre befreien. Im Verkaufsauftrag bleibt die Rechnungssperre davon unberührt.

So können berechtigte Benutzer die Liefer- und Rechnungssperre nutzen

Berechtige Benutzer können situationsbedingt im Verkaufsauftrag den Schalter für die Liefer- und/oder Rechnungssperre abweichend von den Einstellungen in der Debitorenkarte aktivieren oder deaktivieren. Sie können auch den Code für die Sperrgründe ändern oder im Verkaufsauftrag einen neuen Code anlegen. Die Änderungen im Verkaufsauftrag wirken sich nicht auf die allgemeine Einrichtung in der Debitorenkarte aus.

Gibt es zum Beispiel noch Unklarheiten zum endgültigen Rabattpreis, der Kunde die Ware aber dringend braucht, kann im Verkaufsauftrag die Rechnungssperre gesetzt werden. Die Ware wird dann ausgeliefert und die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt erstellt, wenn die Preisfrage geklärt ist. Im Verkaufsauftrag ist dann im Feld Für die Fakturierung gesperrte Verkaufslieferungen vorhanden der Wert JA gesetzt. Eine Rechnungserstellung im automatischen Rechnungslauf ist somit ausgeschlossen. Sobald die Rechnung erstellt werden kann, muss die Rechnungssperre zunächst manuell entfernt werden.

So deaktivieren Sie die Rechnungssperre für eine gebuchte Verkaufslieferung

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag.
  3. Klicken Sie im Feld Für die Fakturierung gesperrte Verkaufslieferungen vorhanden auf den Wert JA, um die gebuchte Lieferung zu öffnen.
  4. Klicken Sie anschließend im Menüband auf die Schaltfläche Start > Beleg aktualisieren.
  5. Deaktivieren Sie im Inforegister Rechnung den Schalter Rechnungssperre und bestätigen Sie mit OK.
Hinweis

Dass die Deaktivierung der Rechnungssperre funktioniert hat, erkennen Sie daran, dass jetzt im Verkaufsauftrag im Feld Für die Fakturierung gesperrte Verkaufslieferungen vorhanden der Wert Nein gesetzt ist.

Alternativ können Sie direkt in der gebuchten Verkaufslieferung die Rechnungssperre deaktivieren:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Geb. Verkaufslieferungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine gebuchte Verkaufslieferung.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Beleg aktualisieren.
  4. Deaktivieren Sie im Inforegister Rechnung den Schalter Rechnungssperre und bestätigen Sie mit OK.
Hinweis

Sie können auf die gleiche Weise mithilfe der Schaltfläche Start > Beleg aktualisieren in der gebuchten Verkaufslieferung nachträglich eine Rechnungssperre setzen, um die Erstellung der Verkaufsrechnung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Ist die Rechnungssperre für eine gebuchte Verkaufslieferung deaktiviert, können in der Verkaufsrechnung die relevanten Lieferzeilen über die Schaltfläche Zeile > Funktionen > Lieferzeilen abrufen... in die Rechnungszeilen übertragen werden. Ist dagegen für eine gebuchte Verkaufslieferung auf der Seite Lieferzeilen holen im Feld Gesperrt ein Haken gesetzt, ist diese Verkaufslieferung zur Faktura gesperrt und kann nicht in die Rechnungszeilen übertragen werden.

Siehe auch

Debitoren sperren
Ihren Arbeitsbereich personalisieren
Sperrgründe für gesperrte Debitoren und Kreditoren einrichten
Verkaufsangebote einrichten