Proformabelege

Sie können Proformabelege manuell erstellen oder aus Verkaufsangeboten und Verkaufsaufträgen erzeugen. Diese Belege können Sie zum Beispiel als Proformalieferschein verwenden.

So richten Sie Proformabelege ein

So aktivieren Sie die Proformalieferung

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Ein-/Ausschalter ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Aktivieren Sie im Inforegister ERP, Gruppe Proformabelege den Schalter Proformalieferung aktivieren.

So richten Sie Proformabelege in der Einrichtung Debitoren und Verkauf ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.

  2. Klicken Sie im Inforegister Proformabelege in das Feld Lieferscheinnachbearbeitung im und wählen Sie eine Option aus:

    • Proformabeleg (Standard): Änderungen am Proformalieferschein werden direkt im Proformabeleg vorgenommen.

    • Verkaufsauftrag: Änderungen werden im zugehörigen Verkaufsauftrag vorgenommen und automatisch in den Proformalieferschein übertragen.

      Hinweis

      Der gewählte Beleg ist führend. Ändern Sie den Proformalieferschein in diesem Beleg.

  3. Aktivieren Sie den Schalter Verkaufslieferungsnummern für Proformabelege verwenden, um die Nummernserie für Verkaufslieferungen zu verwenden.
  4. Klicken Sie optional in das Feld Proformabelegnummern, wenn Sie eine eigene Nummernserie verwenden möchten. Wählen Sie einen Datensatz aus. Klicken Sie alternativ auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Nummernserien erstellen.

  5. Klicken Sie optional in das Feld Mengenänderung in Auftrag übernehmen und wählen Sie eine Option aus:

    • Abfrage (empfohlen): Nach der Buchung des Verkaufsauftrags wird ein Dialogfenster angezeigt. Dort können Sie Mengenänderungen übernehmen.
    • Nie: Mengenänderungen bleiben unverändert.

    • Immer: Mengenänderungen werden immer übernommen.

      Hinweis

      Das Feld Mengenänderung in Auftrag übernehmen ist nur verfügbar, wenn das Feld Lieferscheinnachbearbeitung im auf Proformabeleg gesetzt ist.

  6. Aktivieren Sie optional den Schalter Einstandspreis als VK-Preis verwenden.

So richten Sie den Bericht "Proformalieferung" in den erweiterten Berichtseinstellungen ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Erweiterte Berichtseinstellungen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie für den Bericht Proformalieferung im Feld Berichts-ID den Wert 5490568 ein.

So richten Sie den Bericht "Proformalieferung" für die Verwendung "Proformabeleg" in der Berichtsauswahl - Verkauf ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Berichtsauswahl - Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie in das Feld Verwendung und wählen Sie den Wert Proformabeleg aus.
  3. Geben Sie für den Bericht Proformalieferung im Feld Berichts-ID den Wert 5490568 ein.

So richten Sie den Bericht "Proforma-Rechnung" in der Berichtsauswahl - Verkauf ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Berichtsauswahl - Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie in das Feld Verwendung und wählen Sie den Wert Proforma-Rechnung aus.
  3. Geben Sie für den Bericht Proforma-Rechnung im Feld Berichts-ID den Wert 5374126 ein.

So erstellen Sie einen Proformalieferschein

Hier am Beispiel eines Verkaufsauftrags:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag. Klicken Sie alternativ im Menüband auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Verkaufsauftrag zu erstellen. Füllen Sie alle relevanten Belegkopffelder aus und fügen Sie Belegzeilen hinzu.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Buchen....
  4. Wählen Sie die Option Proforma Lieferung aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Hinweis
  • Es wird ausschließlich die Menge aus dem Feld Zu liefern übernommen.
  • Nach der Buchung wird die Verknüpfung in der Infobox Belegzeilenverknüpfung erstellt.
  • Im Verkaufsauftrag wird im Inforegister Zeilen das Feld Menge in Proformalieferscheinen gefüllt.
  • Wenn im Feld Lieferscheinnachbearbeitung im die Option Verkaufsauftrag ausgewählt ist, existiert pro Verkaufsauftrag nur ein offener Proformalieferschein. Nach der Buchung können Sie einen weiteren Proformalieferschein erstellen.
  • Beim Erstellen des Proformalieferscheins kann ein Dialogfenster zur Öffnung des Belegs angezeigt werden. Wenn Sie die Öffnung bestätigen, zeigt die Seite nur den gerade erstellten Proformalieferschein an.
Tipp

Um alle Verkaufsaufträge mit offenen Proformalieferscheinen auf einen Blick zu sehen, können Sie die Liste Verkaufsaufträge filtern. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Filter , um den Filterbereich einzublenden. Klicken Sie unter Liste filtern nach auf die Schaltfläche Filter… und wählen Sie das Feld Offene Proformalieferscheine aus.

So ändern Sie einen Proformalieferschein

Dieser Ablauf gilt, wenn in der Einrichtung Debitoren und Verkauf das Feld Lieferscheinnachbearbeitung im auf Proformabeleg gesetzt ist.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Proformalieferscheine ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie einen Proformalieferschein.
  3. Geben Sie im Feld Menge die zutreffende Menge ein.

  4. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

    Hinweis
    • Das Dialogfenster erscheint nur, wenn Sie die Option Abfrage gewählt haben.
    • Wenn Sie die Menge erhöhen, wird eine Abfrage zur Übernahme der Änderung in den Verkaufsauftrag angezeigt.
  5. Markieren Sie die zu löschenden Zeilen.
  6. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zeile löschen ( Shift+Ctrl+D).

  7. Bestätigen Sie die Abfrage, ob die Änderung an den Verkaufsauftrag übernommen werden soll.

    Hinweis
    • Wenn ein Proformalieferschein die gesamte Menge enthält, wird beim Bestätigen auch die zugehörige Auftragszeile gelöscht.
    • Wenn die Auftragsmenge auf mehrere Proformalieferscheine verteilt ist, wird sie um die gelöschte Menge verringert.
    • Ist in der Einrichtung das Feld Lieferscheinnachbearbeitung im auf Verkaufsauftrag gesetzt, ist die Schaltfläche Zeile löschen nicht verfügbar. Löschen Sie die Zeile in diesem Fall direkt im Verkaufsauftrag.
  8. Klicken Sie im Menüband auf eine der folgenden Schaltflächen:
    • Buchen: Buchen Sie den geöffneten Proformalieferschein.
    • Senden: Senden Sie den Proformalieferschein an den Debitor.
    • An E-Mail anhängen: Senden Sie den Proformalieferschein mit allen verknüpften Dokumenten per E-Mail.
    • Drucken: Drucken Sie den Proformalieferschein.

So ändern Sie einen Proformalieferschein über den Verkaufsauftrag

Dieser Ablauf gilt, wenn auf der Seite Einrichtung Debitoren und Verkauf im Inforegister Proformabelege im Feld Lieferscheinnachbearbeitung im die Option Verkaufsauftrag ausgewählt ist. Hier bearbeiten Sie den Proformalieferschein im zugehörigen Verkaufsauftrag. Die Änderungen werden automatisch in den Proformalieferschein übertragen.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie den Verkaufsauftrag, zu dem der Proformalieferschein gehört.

  3. Ändern Sie die benötigten Felder:

    • Sie können im Belegkopf zum Beispiel die Felder Externe Belegnummer und Ihre Referenz ändern.

    • Sie können in den Zeilen zum Beispiel die Felder Beschreibung und Menge ändern.

      Hinweis
      • Änderungen werden beim Speichern sofort in den Proformalieferschein übertragen. Neue Zeilen werden ebenfalls automatisch in den Proformalieferschein eingefügt.

  4. Im Inforegister Zeilen des Verkaufsauftrags zeigt das Feld Menge in Proformalieferscheinen die aktuelle Menge im offenen Proformalieferschein an.

  5. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Buchen....
  6. Wählen Sie die Option Liefern oder Liefern und fakturieren aus, um den Proformalieferschein als Lieferung zu buchen.
  7. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Aktionen > Auftragsbestätigung > Proformalieferschein > Letzten Proformabeleg drucken, um den zuletzt erstellten Proformalieferschein zu drucken.

So buchen Sie einen Proformalieferschein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Proformalieferscheine ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Markieren Sie einen oder mehrere Proformalieferscheine.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Ausgewählte buchen.
  4. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Hinweis
  • Sie können einen geöffneten Proformalieferschein im Menüband über die Schaltfläche Buchen buchen.
  • Wenn der Proformalieferschein negative Zeilen enthält, werden diese beim Buchen in eine gebuchte Rücksendung übertragen. Öffnen Sie die Rücksendung im Inforegister Allgemein über das Feld Verknüpfte Rücksendungen. Die Rücksendung hat dieselbe Belegnummer wie der Proformalieferschein mit der Ergänzung -R.

Siehe auch

Berichtsauswahl für Belege
Erweiterte Berichtseinstellungen einrichten
Negative Zeilen automatisch übertragen
Nummernserien erstellen
Proforma-Rechnungen