Einkäufe mit Einkaufsrechnungen und Aufträgen erfassen

Sie erstellen eine Einkaufsrechnung oder Einkaufsbestellung, um die Kosten der Einkäufe zu erfassen und Kreditoren zu verfolgen. Einkaufsrechnungen und Einkaufsbestellungen werden auch verwendet, um Lagerbestände dynamisch zu aktualisieren, sodass Sie Ihre Lagerbestandskosten minimieren und besseren Debitorenservice bereitstellen können. Die Einkaufskosten, einschließlich Servicekosten und Bestandswerte, die aus der Buchung von Einkaufsrechnungen resultieren, tragen zu den Gewinnzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) in Ihrem Rollencenter bei.

Einkäufe mit Einkaufsrechnungen erfassen

Wenn Sie die Bestandsartikel erhalten oder wenn die gekaufte Dienstleistung abgeschlossen ist, buchen Sie die Rechnung, um die Bestands- und Finanzdaten zu aktualisieren und die Zahlung an den Lieferanten gemäß den Zahlungsbedingungen zu aktivieren. Zahlungen vornehmen.

Achtung

Buchen Sie die physischen Artikel einer Einkaufsrechnung erst dann, wenn Sie die Artikel erhalten und die endgültigen Kosten des Kaufs, einschließlich aller zusätzlichen Kosten, kennen. Andernfalls werden Ihr Lagerwert und DB-Zahlen möglicherweise falsch sein.

Eine Verkaufsrechnung erstellen und buchen

Im folgenden Schritt wird beschrieben, wie Sie eine Einkaufsrechnung erstellen. Die Schritte für die Erstellung einer Bestellung sind ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Bestellungen einige zusätzliche Felder und Aktionen für die physische Handhabung von Artikeln haben.

1. Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie Einkaufsrechnungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Geben Sie in das Feld Kreditorenname den Namen eines vorhandenen Kreditors ein.

   Andere Felder auf der Seite Einkaufsrechnung werden nun mit den Standardinformationen für den ausgewählten Kreditor ausgefüllt. Wenn der Kreditor noch nicht erfasst wurde, dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

   1. Geben Sie im Feld Kreditorenname den Namen eines neuen Kreditors ein.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, um den neuen Kreditor zu bestätigen.
   3. Weitere Informationen zum Ausfüllen der Kreditorenkarte finden Sie unter Neue Kreditoren registrieren.
   4. Wenn Sie die Kreditorenkarte abgeschlossen haben, wählen Sie OK, um zur Seite Einkaufsrechnung zurückzugehen.

3. Füllen Sie auf der Seite Einkaufsrechnung die Felder wie benötigt aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Sie sind nun bereit, die Einkaufsrechnungszeilen mit vom Kreditor gekauften Artikeln oder Ressourcen auszufüllen.

   Hinweis

   Wenn Sie wiederkehrende Einkaufszeilen für den Debitor, wie einen monatlichen Ersatzauftrag, eingerichtet haben, können Sie diese Zeilen auf der Rechnung durch Auswählen der Aktion Wiederkehrende Einkaufszeilen abrufen einfügen.

4. Geben Sie auf der Seite Zeilen Inforegister in das Feld Positionsnummer die Nummer eines Bestandsartikels oder einer Dienstleistung ein.

5. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der eingekauft wird.

   Das Feld Zeilenmenge wird aktualisiert, um den Wert im Feld EK-Preis multipliziert ist mit dem Wert im Feld Menge anzuzeigen.

   Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne MwSt. angezeigt, je nachdem, was Sie im Feld Preis inklusive Mehrwertsteuer auf der Kreditorenkarte ausgewählt haben.

   Die Summenfelder unter den Positionen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Positionen erstellen oder ändern, um die Beträge anzuzeigen, die auf die Sachkonten gebucht werden.

6. Geben Sie im Feld Rabattbetrag in Rechnung stellen einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld Total inklusive Mehrwertsteuer im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

   Hinweis

   Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Kreditor eingerichtet haben, wird der angegebene Prozentwert automatisch in das Feld Kreditorenrechnungsrabatt % eingetragen, sobald die Kriterien erfüllt sein, und der entsprechende Betrag wird im Feld eingefügt. Der zugeordnete Betrag wird dann im Feld Rechnungsrabattbetrag eingefügt.

7. Wenn Sie die gekauften Artikel oder Dienstleistungen erhalten, wählen Sie Buchen.

Der Kauf wird nun im Bestand, in den Ressourcen-Sachkonten und in den Finanzdokument widergespiegelt, und die Kreditorenzahlung wird aktiviert. Die Einkaufsrechnung wird in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen entfernt und durch einen neuen Beleg in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen ersetzt. Weitere Informationen dazu, was passiert, wenn Sie Einkaufbelege buchen, finden Sie unter Einkäufe buchen.

Hinweis

In seltenen Fällen können die gebuchten Beträge von dem abweichen, was in den Summenfeldern angezeigt wird. Dies ist in der Regel auf Rundungsrechnungen in Bezug auf Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer zurückzuführen.

Verwenden Sie zum Übeprüfen der tatsächlich gebuchten Beträge die Seite Statistiken, die die Rundungsberechnungen berücksichtigt. Auch wenn Sie die Aktion Freigabe auswählen, werden die Summenfelder aktualisiert, sodass sie die Rundungsberechnungen enthalten.

Gebuchte Rechnungen

Sobald die Rechnung gebucht wurde, finden Sie sie in der Liste der gebuchten Rechnungen. Die Liste Gebuchte Verkaufsrechnungen und die Liste Gebuchte Einkaufsrechnungen zeigt die gebuchten Rechnungen mit den endgültigen Rechnungsnummern. In der Liste können Sie jede gebuchte Rechnung nachschlagen und eine gebuchte Rechnung korrigieren oder stornieren.

Für jede gebuchte Rechnung können Sie Statistiken, Dimensionen und die Sachposten nachschlagen, die das Ergebnis der gebuchten Rechnung sind. Sie können die gebuchte Rechnung auch ausdrucken oder senden.

Sie können eine gebuchte Einkaufsrechnung einfach korrigieren oder stornieren, bevor Sie den Kreditor bezahlen. Zum Beispiel, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren möchten oder den Kauf früh im Bestellvorgang ändern möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern oder Löschen einer unbezahlten Bestellungsrechnung. Um den Kauf eines Artikels oder Services auf einer gebuchten Einkaufsrechnung, für welche die Zahlung verarbeitet wird, rückgängig zu machen, erstellen Sie eine Einkaufsgutschrift. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeiten einer Bestellungsrücklieferung oder von Stornierungen.

Die Liste Gebuchte Einkaufsrechnungen öffnen in Business Central.

Nicht-Bestandsartikel kaufen

Die Zeilen auf einer Einkaufsrechnung können vom Typ Ressource oder Artikel sein. Artikelkarten können als Bestand, Service oder Nicht-Bestand klassifiziert werden, wenn die Einheit eine physische Einheit ist, eine Arbeitszeiteinheit (auch anwendbar auf Ressourcen) oder eine physische Einheit, die nicht auf Lager ist. Erfahren Sie mehr unter Registrieren Sie neue Artikel. Der Kaufsrechnungsprozess ist derselbe für alle erwähnten Artikeltypen.

Hinweis

Mit dem Zeilentyp Ressource Bestellzeile können Sie auch externe Ressourcen einkaufen, z.B. um einem Kreditor die gelieferte Arbeit in Rechnung zu stellen. Erfahren Sie mehr unter Ressourcen einrichten.

Um eine gekaufte Ressource zu verwenden, müssen Sie möglicherweise die Kapazität der Ressource festlegen und sie manuell einem Projekt zuweisen. Durch den Kauf einer Ressource wird ein Ressourcenposten erstellt, jedoch werden die Ressourcen-Sachkonto-Einträge nicht nach Menge und Wert verfolgt, wie dies z.B. bei Artikeln der Fall ist. Wenn eine Mengen- und Wertverfolgung erforderlich ist, sollten Sie die Verwendung anderer Positionsarten in Betracht ziehen.

Verwendung von Bestellungen

Verwenden Sie Bestellungen, wenn Sie Teillieferungen einer Bestellmenge erfassen müssen. Zum Beispiel, weil der Kreditor nicht die vollständige Menge vorrätig hat. Wenn Sie verkaufte Artikel liefern, indem Sie direkt von Ihrem Kreditor an Ihren Debitor versenden, müssen Sie ebenfalls Einkaufsbestellungen verwenden. Erfahren Sie mehr unter Direktlieferungen machen.

In allen anderen Aspekten ist das Vorgehen bei Einkaufsbestellungen genau wie bei Einkaufsrechnungen. Das folgende Verfahren basiert auf einer Einkaufsrechnung. Bei einer Bestellung sind die Schritte ähnlich.

Empfangen Sie Artikel mit einer Einkaufsbestellung

Der folgende Schritt beschreibt, wie Artikel mit einer Bestellung empfangen werden.

1. Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie Einkaufsbestellungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Öffnen Sie eine bestehende Bestellung, oder erstellen Sie eine neue.

3. Geben Sie in dem Feld Menge akt. Lieferung die empfangene Menge an.

   Hinweis

   Wenn die eingegangene Menge mehr ist als die Menge in der Bestellung ist und der Kreditor so eingestellt ist, dass er einen Eingangsüberschuss zulässt, dann verwenden Sie das Feld Eingangsüberschussmenge, um die überschüssige Menge zu behandeln. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Um mehr Artikel als bestellt zu erhalten.

4. Wählen Sie die Aktion Buchen.

   Der Wert im Feld Bereits gelief. Menge wird aktualisiert. Wenn es sich dabei um eine Teillieferung handelt, ist der Wert niedriger als der Wert im Feld Menge.

Hinweis

Wenn Sie eine Lagerdurchlaufzeit verwenden, können Sie nicht die Aktion Buchen auf die Bestellung anwenden, um den Eingang zu erfassen. Deshalb hat ein Lagerarbeiter die Bestellmenge bereits als eingegangen gebucht. Weitere Informationen finden Sie unter Designdetails - Eingehender Lagerfluss.

Mehr Artikel als bestellt erhalten

Wenn mehr Waren ankommen, als bestellt waren, möchten Sie diese möglicherweise erhalten, anstatt den Beleg zu stornieren. Beispielsweise kann es billiger sein, die überschüssigen Artikel Ihres Inventars zu behalten, als sie zurückzugeben, oder Ihr Kreditor bietet Ihnen möglicherweise einen Skonto an, wenn Sie sie behalten.

Im nachfolgenden Video wird der Umgang mit Übereingängen veranschaulicht.

Richten Sie Übereingänge ein

Erstellen Sie Eingangsüberschusscodes, um einen Prozentsatz zu definieren, um den eine erhaltene Menge die bestellte Menge überschreiten darf. Geben Sie den Prozentsatz im Feld Übereingangtoleranz % an. Sie weisen dann den Code auf den Seiten Artikelkarte oder Kreditorenkarte für Artikel und Kreditoren zu.

1. Wählen Sie die Geben Sie Eingangsüberschusscodes ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Den Eingangsüberschusscode einem Artikel zuweisen

1. Wählen Sie die Symbol, geben Sie Posten ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Öffnen Sie die Seite Artikelkarte des zugehörigen Artikels.
3. Wählen Sie im Feld Eingangsüberschusscode den Code aus, der den Prozentsatz enthält, den Sie für Übereingänge zulassen möchten.

Der Übereingangscode wird dem Artikel zugewiesen. Einkaufsbestellungen oder Wareneingänge für den Artikel erlauben Ihnen nun den Empfang von mehr als der bestellten Menge innerhalb des Prozentsatzes der Überzugstoleranz.

Hinweis

Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, um zu verlangen, dass überzählige Belege genehmigt werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigung erforderlich auf der Seite Eingangsüberschuss-Code. Erfahren Sie mehr unter Workflows erstellen.

Übereingang eines Auftrags

In Einkaufs- und Lagerzugangszeilen wird das Feld Über-Empfangsmenge dazu verwendet, überzählige Mengen zu erfassen, d.h. Mengen, die den Wert im Feld Menge, die bestellte Menge, überschreiten.

Wenn Sie einen Übereingang bearbeiten, können Sie entweder den Wert im Feld Zu erhaltende Menge auf die erhaltene Menge erhöhen. Das Feld Übereingangsmenge wird aktualisiert, um die Überschussmenge anzuzeigen. Alternativ können Sie die überschüssige Menge in das Feld Übereingangsmenge eingeben. Das Feld Zu erhaltende Menge wird aktualisiert, um die bestellte Menge plus die überschüssige Menge anzuzeigen. Das folgende Verfahren beschreibt, wie das Feld Zu empfangende Menge auszufüllen ist.

1. Geben Sie bei einer Bestellung oder einem Lagerzugangsbeleg, bei dem die eingegangene Menge höher als die bestellte Menge ist, die eingegangene Menge in das Feld Zu erhaltende Menge ein.

   Wenn die Erhöhung innerhalb der durch einen zugeordneten Eingangsüberschusscode festgelegten Toleranz liegt, wird das Feld Eingangsüberschussmenge aktualisiert, um die Menge anzuzeigen, um die der Wert im Feld Menge überschritten wird.

   Wenn die Erhöhung über der Toleranz liegt, ist der Eingangsüberschuss nicht zulässig. Untersuchen Sie, ob ein anderer Eingangsüberschusscode dies zulässt. Andernfalls kann nur die bestellte Menge empfangen werden, und die überschüssige Menge muss anderweitig behandelt werden, z.B. durch Rücksendung an den Lieferanten.

2. Buchen Sie den Eingang wie jeden anderen Eingang.

Hinweis

Business Central behandelt nicht automatisch die finanziellen Aspekte von Übereingängen. Dies müssen Sie in Absprache mit dem Kreditor manuell regeln, z.B. indem der Lieferant eine neue oder aktualisierte Rechnung weiterleitet.

Externe Belegnummer

Auf Einkaufsbelegen und Buch.-Blättern können Sie eine Belegnummer angeben, die auf das Nummerierungssystem des Kreditors verweist. Verwenden Sie dieses Feld, um die Nummer zu erfassen, die der Kreditor der Bestellung, Rechnung oder Gutschrift zugewiesen hat. Sie können die Nummer dann später verwenden, wenn Sie aus irgendeinem Grund den gebuchten Posten anhand dieser Nummer suchen müssen.

Das Feld Ext. Belegnr. erforderlich auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. gibt an, ob in folgenden Situationen die Eingabe einer externen Belegnummer obligatorisch ist:

• Im Feld Kred.-Rechnungsnr., im Feld Lieferanten-Bestell-Nr. oder im Feld Kred.-Gutschriftsnr. in einem Einkaufskopf.

• Im Feld Externe Belegnummer in der Buch.-Blattzeile, wenn das Feld Belegart auf Rechnung, Gutschrift oder Zinsrechnung und das Feld Kontoart auf Kreditor festgelegt ist.

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, ist es nicht möglich, eine Rechnung, Gutschrift oder Buch.-Blattzeile ohne die Angabe einer externen Belegnummer zu buchen.

Die externe Belegnummer ist in gebuchten Belegen enthalten, in denen Sie nach der entsprechenden Nummer suchen können. Sie können bei der Navigation zu Kreditorenposten auch über die externe Belegnummer suchen.

Eine andere Möglichkeit, externe Belegnummern zu handhaben, ist die Verwendung des Feldes Ihre Referenz. Wenn Sie das Feld Ihre Referenz verwenden, wird die Nummer in gebuchte Belege aufgenommen und Sie können danach wie nach Werten aus den Feldern Externe Belegnr. suchen. Das Feld ist jedoch in Buchungsblattzeilen nicht verfügbar.

Einkäufe buchen

Bei einem Kaufbeleg können Sie zwischen den folgenden Buchungsaktionen wählen:

• Veröffentlichen
• Buchungsvorschau
• Buchen und Drucken
• Stapelbuchung

Wenn ein Einkaufsbeleg gebucht wird, werden das Kreditorenkonto, das Hauptbuch, die Einträge im Artikel-Sachkonto und die Einträge im Ressourcen-Sachkonto aktualisiert.

Für jeden Einkaufsbeleg wird ein Einkaufseintrag in der Tabelle Sachposten angelegt. Darüber hinaus wird ein Posten in der Tabelle Kreditorenposten erzeugt und ein Sachposten im entsprechenden Einkaufskonto. Darüber hinaus kann die Buchung des Einkaufs zu einer Mehrwertsteuerbuchung (MwSt.) und einem Sachposten für den Rabattbetrag führen. Ob ein Posten für Rabatt gebucht wird, hängt von den Einstellungen im Feld Rabattbuchung auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einrichtung ab.

Für jede Einkaufszeile werden, falls anwendbar. die folgenden Einträge erstellt:

• in der Tabelle Buch.-Blatt-Position-Eingabe, wenn die Einkaufszeile vom Typ Artikel ist.
• in der Tabelle Buch.-Blatt-Eintrag, wenn die Einkaufszeilen vom Typ Buch.-Blatt-Konto sind
• in der Tabelle Ressourcen-Buch.-Blatt-Eingabe, wenn die Einkaufszeile vom Typ Ressourcen ist.

Darüber hinaus werden Einkaufsbelege immer im Feld Einkaufslieferkopf und Einkaufsrechnungskopf Tabellen erfasst.

Sie können jederzeit verschiedene Hauptbucheinträge überprüfen, die als Ergebnis von Buchungen erstellt werden. Wählen Sie Buchungsvorschau, um den Beleg zu validieren und die erwarteten Hauptbucheinträge zu prüfen.

Wichtig

Wenn Sie eine Bestellung für Artikel buchen, können Sie sowohl einen Beleg als auch eine Rechnung erstellen. Dies kann gleichzeitig oder unabhängig voneinander durchgeführt werden. Sie können auch eine Teillieferung und eine Teilrechnung erzeugen, indem Sie die Felder Menge zu liefern und/oder Zu fakturieren in den jeweiligen Zeilen des Verkaufsauftrags ausfüllen, bevor Sie buchen. Beachten Sie, dass Sie keine Einkaufsrechnung aus einer Bestellung für Produkte oder Dienstleistungen erstellen können, die nicht erhalten wurden. Das bedeutet, dass Sie vor der Fakturierung einen Wareneingang gebucht haben müssen, oder Sie müssen "Liefern und Fakturieren" wählen.

Sie können entweder buchen oder buchen und drucken. Wenn Sie sich entscheiden, zu buchen und zu drucken, wird ein Bericht gedruckt, wenn der Auftrag gebucht wird. Sie können auch Stapelbuchen wählen, mit der Sie mehrere Aufträge gleichzeitig buchen können. Erfahren Sie mehr unter Mehrere Dokumente gleichzeitig buchen.

Anzeigen von Posten

Wenn die Buchung vollständig ist, werden die gebuchten Einkaufszeilen aus der Bestellung entfernt. Eine Meldung erscheint, die Ihnen mitteilt, dass die Buchung vollständig ist. Danach stehen die gebuchten Posten auf den verschiedenen Seiten zur Verfügung, darunter auf den Seiten Kreditorenbuch-Einträge, Buch.-Blatt-Einträge, Buch.-Blatt-Buch-Einträge, Ressourcen-Buch.-Blatt-Einträge, Einkaufsbelege und Gebuchte Einkaufsrechnungen.

In den meisten Fällen können Sie Posten von der betroffenen Karte oder dem betroffenen Beleg aus öffnen. Auf der Seite Kreditorenkarte wählen Sie beispielsweise die Aktion Einträge aus.

Bearbeiten von Posten

Sie können bestimmte Felder in gebuchten Einkaufsbelegen bearbeiten, z. B. das Feld Zahlungsreferenz. Erfahren Sie mehr unter Gebuchte Belege bearbeiten. Bei kritischeren Feldern, die sich auf den Überwachungspfad auswirken, müssen Sie die Buchung stornieren oder rückgängig machen. Erfahren Sie mehr unter Buch.-Blatt-Buchungen stornieren und Rückgängigmachung von Eingängen/Versendungen.

Siehe auch

Angebote anfordern
Artikel für einen Verkauf einkaufen
Direktlieferungen vorbereiten
Einkauf
Einkaufeinrichten
Ressourcen einrichten
Registriert einen neuen Kreditor
Gebuchte Belege bearbeiten
Mehrere Dokumente gleichzeitig buchen
Einkauf
Journale und Dokumente buchen
Ändern oder Löschen einer unbezahlten Einkaufsrechnung
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