VEO Smart Follow-Up

VEO Smart Follow-Up unterstützt Sie effizient bei der Nachverfolgung von Verkaufsangeboten: Sie erstellen schon bei der Freigabe des Verkaufsangebots eine Angebotserinnerung als Smart Follow-Up für den späteren automatischen E-Mail-Versand. Das Versanddatum wird über die in der Verkaufseinrichtung hinterlegte Formel berechnet. Informationen müssen nicht später zusammengesucht werden, da alle relevanten Daten (zum Beispiel Gültigkeitsdatum des Verkaufsangebots) in einer übersichtlichen Liste einsehbar sind. Der Copilot Assistent unterstützt Sie zudem bei der Erstellung des E-Mail-Textes mit Vorschlägen, die manuell oder KI-gestützt angepasst werden können. Gibt es für einen Kunden bereits ein Smart Follow-Up in einer bestimmten Tonalität, wird dies bei der Erstellung von weiteren Textvorschlägen berücksichtigt. Die finale Textauswahl trifft der Benutzer. Smart Follow-Ups werden nur gesendet, wenn die E-Mail-Texte zuvor geprüft wurden.

Hinweis

Die Einrichtung der Funktion des Smart Follow-Ups erfolgt durch Ihren Berater.

So aktivieren Sie die Funktion Smart Follow-Up

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Aktivieren Sie im Inforegister Intelligente Funktionen den Schalter Smart Follow-Up Aktiv.

Hinweis
Wenn Sie die Funktion in der Verkaufseinrichtung aktivieren, ist in jedem neu erstellten Verkaufsangebot im Inforegister Allgemein der Schalter Smart Follow-Up Aktiv aktiviert. Sie haben die Möglichkeit, den Schalter Smart Follow-Up Aktiv in einem Verkaufsangebot zu deaktivieren, wenn ein Smart Follow-Up für dieses Verkaufsangebot nicht erforderlich ist. Für bereits erstellte Verkaufsangebote muss der Schalter Smart Follow-Up Aktiv manuell im Verkaufsangebot aktiviert werden.
Geben Sie im Feld Smart Follow-Up Formel eine Formel ein, damit das Datum für den E-Mail-Versand berechnet werden kann (zum Beispiel -7T = Gültigkeitsdatum des Verkaufsangebots minus 7 Tage). Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Datumsfilter.

So erstellen Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für den E-Mail-Versand

Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für den E-Mail-Versand von Smart Follow-Ups einzurichten, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

Hinweis

Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

Art des auszuführenden Objekts: Bericht
ID des auszuführenden Objekts: 5490500 (Smart Follow-Up Versand)

So passen Sie den Systemprompt für das Generieren von Textvorschlägen an

In der Einrichtung des Smart Follow-Ups ist standardmäßig bereits ein Systemprompt (zum Beispiel Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden) für die Generierung von E-Mail-Texten hinterlegt. Sie haben die Möglichkeit, den Systemprompt anzupassen. Die Textvorschläge im Verkaufsangebot können Sie jederzeit individuell anpassen.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Smart Follow-Up Einrichtung ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Ändern oder ergänzen Sie den Systemprompt im Inforegister Allgemein.

Hinweis

Klicken Sie im Menüband der Seite Smart Follow-Up Einrichtung auf die Schaltfläche Aktionen > Systemprompt zurücksetzen, wenn Sie die Standardeinrichtung des Systemprompts wiederherstellen wollen.

So erstellen Sie ein Smart Follow-Up

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsangebote ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Verkaufsangebot zu erstellen. Füllen Sie alle relevanten Belegkopffelder aus und fügen Sie Belegzeilen hinzu.
Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Gültig bis-Datum für Angebot und wählen Sie ein Datum aus.

Hinweis
Sobald Sie ein Gültigkeitsdatum ausgewählt haben, wird im Feld Smart Follow-Up Datum das Datum für den E-Mail-Versand ermittelt. Sie können dieses Datum nach Bedarf für das aktuelle Verkaufsangebot manuell ändern. Klicken Sie in das Feld und wählen Sie ein anderes Datum aus.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Freigeben.

Hinweis
Ein Smart Follow-Up können Sie auch ohne Freigabe erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Smart Follow-Up des Copilot Assistenten und gehen Sie weiter vor wie hier ab Punkt 5 beschrieben.
Prüfen Sie im Feld E-Mail-Text den vom Copilot Assistenten erstellten E-Mail-Text.
Ändern Sie optional den Textvorschlag manuell, indem Sie in das Feld E-Mail-Text klicken.
Ändern Sie optional den Textvorschlag mit KI-Unterstützung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut generieren, um einen neuen Textvorschlag über den Copilot Assistenten zu generieren.

Hinweis
Sobald mehr als ein Textvorschlag generiert wurde, können Sie im Menüband über die Schaltflächen und zwischen den verschiedenen Textvorschlägen wechseln.
Klicken Sie optional im Menüband des Copilot Assistenten auf das Symbol Bearbeiten , um Bearbeitungsaufforderungen zu ändern. Sie können Prompts für den E-Mail-Text eingeben (zum Beispiel Füge den Gesamtpreis in fett hinzu). Oder über das Symbol neben der Schaltfläche Erstelle E-Mail-Text einen im System bereits hinterlegten Prompt für die Anrede anwenden. Wählen Sie eine Option aus: Formelle Anrede verwenden (Sie) oder Persönliche Anrede verwenden (Du). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstelle E-Mail-Text, um einen neuen Textvorschlag mit den geänderten Bearbeitungsaufforderungen zu generieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, wenn Sie die geänderten Bearbeitungsaufforderungen nicht übernehmen wollen.

Hinweis
Die hier ausgewählte Anredeform wird für alle neuen Textvorschläge übernommen. Klicken Sie im Menüband des Copilot Assistenten auf das Symbol Bearbeiten , wenn Sie die Anredeform wieder ändern wollen.
Wählen Sie einen Textvorschlag über die Schaltflächen oder aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche Vorschlag übernehmen. Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Abbrechen, wenn das Smart Follow-Up nicht gespeichert werden soll.
Hinweis
- Sobald Sie einen Textvorschlag über die Schaltfläche Vorschlag übernehmen bestätigt haben, wird im Verkaufsangebot im Feld Smart Follow-Up existiert der Wert Ja gesetzt. Klicken Sie in das Feld, um die Seite Smart Follow-Ups gefiltert auf das erstellte Smart Follow-Up zu öffnen.
- Diese Seite können Sie auch über die Schaltfläche Smart Follow-Up anzeigen in den Benachrichtigungen öffnen.
- Sie können den Prozess der Textgenerierung beliebig oft wiederholen. Auf der Seite Smart Follow-Ups wird für jedes Verkaufsangebot nur der zuletzt über die Schaltfläche Vorschlag übernehmen bestätigte E-Mail-Text angezeigt.

So öffnen Sie die Seite "Smart Follow-Ups"

Auf der Seite Smart Follow-Ups sind alle erstellten Smart Follow-Ups gelistet. Hier können Sie alle wichtigen Informationen einsehen, den E-Mail-Text nochmals anpassen oder ein Smart Follow-Up manuell senden.

Tipp

Sie können die Schaltfläche des Copilot Assistenten auf der Seite Smart Follow-Ups ausblenden. Klicken Sie auf das Symbol Drop-Down der Schaltfläche Copilot und dann auf Ausblenden. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Drop-Down der Schaltfläche Copilot und dann auf Auf Seite anzeigen, um die Schaltfläche des Copilot Assistenten wieder einzublenden.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Smart Follow-Ups ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.

Informationen einsehen

Im Feld Gültig bis sehen Sie, bis wann das Verkaufsangebot gültig ist.
Im Feld Follow-Up Datum sehen Sie, wann die Follow-Up Aktivität durchgeführt werden soll.
Im Feld Sendedatum sehen Sie das Datum und die Uhrzeit für bereits gesendete Smart Follow-Ups.
Im Feld Status sehen Sie den Bearbeitungsstatus des Smart Follow-Ups:
- Offen: Der E-Mail-Text ist für das Senden des Smart Follow-Ups noch nicht bestätigt worden. Der E-Mail-Versand ist nicht möglich.
- Geprüft: Im Verkaufsangebot wurde mithilfe des Copilot Assistenten über die Schaltfläche Vorschlag übernehmen der E-Mail-Text bestätigt. Das Smart Follow-Up ist für den E-Mail-Versand zum errechneten Follow-Up Datum bereit. Smart Follow-Ups mit dem Status Geprüft sind fett markiert.
- Gesendet: Das Smart Follow-Up wurde per E-Mail gesendet. Es werden nur dann E-Mails automatisiert gesendet, wenn zuvor im Feld Status der Wert Geprüft gesetzt war.
- Versand fehlgeschlagen: Im Bearbeitungsprozess ist ein Fehler aufgetreten.
- Versand abgebrochen: Der Versand des Smart Follow-Ups konnte nicht abgeschlossen werden.

E-Mail-Text und/oder Status ändern

Klicken Sie in das Feld Angebotsnr., um ein Smart Follow-Up zu öffnen:

Klicken Sie im Inforegister E-Mail-Text in das Textfeld und ändern Sie den Text manuell oder mithilfe des Copilot Assistenten.
Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Status und wählen Sie eine Option aus, um den Status zu ändern.

Smart Follow-Ups manuell senden

Sie können ein Smart Follow-Up bei Bedarf vor dem Follow-Up Datum senden. Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche E-Mail senden. Sollte es erforderlich sein, ein bereits gesendetes Smart Follow-Up mit Änderungen nochmals zu senden, klicken Sie vorher im Menüband auf die Schaltfläche Status zurücksetzen. Klicken Sie nach den Änderungen im Menüband auf die Schaltfläche Als geprüft markieren, um den erneuten Versand zu ermöglichen. Sie müssen den Status nicht zurücksetzen, wenn Sie nur den E-Mail-Text ändern wollen.

Hinweis

Sobald Sie ein Verkaufsangebot gelöscht oder aus einem Verkaufsangebot einen Verkaufsauftrag erstellt haben, wird auf dieser Seite das passende Smart Follow-Up automatisch gelöscht.

So starten Sie den Bericht "Smart Follow-Up Versand" manuell

Sie können den E-Mail-Versand der Smart Follow-Ups jederzeit manuell starten. Gesendet wird immer - egal ob automatisiert oder manuell - eine E-Mail mit dem hinterlegten Text und dem Verkaufsangebot als PDF-Anhang.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Smart Follow-Up Versand ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Lassen Sie im Inforegister Filter: Smart Follow-Up das Feld Angebotsnr. leer, wenn alle Smart Follow-Ups mit dem Status Geprüft gesendet werden sollen. Klicken Sie alternativ in das Feld und wählen Sie eine Angebotsnummer aus.

Tipp
Sie können auch mehrere Angebotsnummern eingeben (zum Beispiel 1001|1002|1003).
Klicken Sie optional auf die Schaltfläche + Filter..., um einen Filter (zum Beispiel Verkäufercode) auszuwählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

So hinterlegen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Absender des Smart Follow-Ups

Anstelle einer neutralen E-Mail-Adresse (zum Beispiel info@firma.de) für den allgemeinen E-Mail-Versand kann für den Versand von Smart Follow-Ups Ihre persönliche E-Mail-Adresse hinterlegt werden. So können Kunden direkt mit dem Ersteller des Verkaufsangebots kommunizieren.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Zuweisung von E-Mail-Szenarios ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Szenarios zuweisen.
Markieren Sie das E-Mail-Szenario Smart Follow-Up und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Hinweis

Wurde ein Verkaufsangebot nach dem Senden eines Smart Follow-Ups in einen Verkaufsauftrag umgewandelt, wird im Verkaufsauftrag im Inforegister Allgemein der Schalter Nach Follow-Up erstellt automatisch aktiviert. Dieses Kennzeichen wird auch ins Verkaufsauftragsarchiv übertragen.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Copilot- und KI-Funktionen konfigurieren
E-Mail einrichten
Erweiterte Datumsfilter
Informationen zu Copilot in Business Central
Neue Belege aus Verkaufsangeboten erstellen
Verkaufsangebote erfassen und versenden