Sammelanfrage

Die Sammelanfrage unterstützt Sie dabei, den Preis und die Verfügbarkeit der Artikel schneller bei Ihren Kreditoren abzufragen. Sie können Einkaufsanfragen gleichzeitig an mehrere Lieferanten senden und die zurückgemeldeten Daten leichter vergleichen. So erstellen Sie mit wenig Aufwand ein passendes Verkaufsangebot für Ihren Kunden. Erfassen Sie zuerst eine Sammelanfrage und senden Sie daraus die Einkaufsanfragen an die Kreditoren. Die Rückmeldungen der Kreditoren pflegen Sie in die Sammelanfrage oder in den Einkaufsanfragen ein. Über die Preismatrix vergleichen Sie anschließend alle Preise und übertragen den besten Preis automatisiert an das Verkaufsangebot.

So erstellen Sie eine Nummernserie für die Sammelanfrage

Um eine Nummernserie für die Sammelanfrage zu hinterlegen, gehen Sie vor wie in Nummernserie erstellen beschrieben.

So hinterlegen Sie eine Nummernserie für die Sammelanfrage

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Kreditoren & Einkauf Einr. ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Klicken Sie im Inforegister Nummernserie in das Feld Sammelanfragennummern und wählen Sie einen Datensatz aus.

So senden Sie Einkaufsanfragen aus der Sammelanfrage

Sie können die Sammelanfrage belegbezogen aus dem Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag erstellen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine Sammelanfrage ohne Herkunftsbeleg zu erfassen.

Sammelanfrage mit Herkunftsbeleg

Wenn Sie eine belegbezogene Sammelanfrage erstellen, können Sie später aus der Sammelanfrage automatisiert Preise an den Herkunftsbeleg übertragen. Sie müssen die Preise nicht manuell im Herkunftsbeleg eingeben.
Hier am Beispiel einer Sammelanfrage aus dem Verkaufsangebot:

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsangebote ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Verkaufsangebot zu erstellen. Füllen Sie alle relevanten Belegkopffelder aus und fügen Sie Belegzeilen hinzu.
Klicken Sie optional im Inforegister Allgemein in das Feld Gewünschtes Lieferdatum und wählen Sie ein Datum aus.
Markieren Sie eine oder mehrere Verkaufszeilen.
Klicken Sie im Menüband des Inforegisters Zeilen auf die Schaltfläche Funktionen > Sammelanfrage erstellen, um die Seite Sammelanfrage zu öffnen.

Hinweis
Im Inforegister Allgemein wird das Feld Gewünschtes Wareneingangsdatum automatisch ermittelt, wenn Sie im Verkaufsangebot im Feld Gewünschtes Lieferdatum ein Datum hinterlegt haben. Lagerdurchlaufzeiten werden berücksichtigt.
Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Beschreibung eine interne Beschreibung für die Sammelanfrage ein.

Tipp
Ergänzen Sie hier die Verkaufsangebotsnummer. Diese finden Sie in der Gruppe Herkunftsbeleg im Feld Herkunftsbelegnr.. Dort können Sie bei Bedarf mit einem Klick den Herkunftsbeleg der Sammelanfrage öffnen.
Klicken Sie optional in die Felder Einkäufercode Innendienst oder Einkäufercode und wählen Sie einen Datensatz aus.
Geben Sie im Feld Ihre Referenz einen Referenztext mit ergänzenden Informationen (zum Beispiel Nummer der Sammelanfrage) ein. Dieser Referenztext ist in der Einkaufsanfrage für den Kreditor sichtbar.
Ändern Sie optional im Inforegister Artikel die Beschreibung der Artikel, um eine neutrale Beschreibung in der Sammelanfrage zu hinterlegen.
Hinweis
- In der Standardeinrichtung ist hinterlegt, dass die in der Sammelanfrage geänderte Artikelbeschreibung auch in die Einkaufsanfragen übernommen wird. Es ist aber auch möglich, in den Einkaufsanfragen die Artikelbeschreibung aus dem Artikelstamm zu übernehmen und Änderungen der Artikelbeschreibung in der Sammelanfrage zu ignorieren. Ändern Sie in diesem Fall die Grundeinrichtung auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr.. Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Artikelbeschreibung in Einkaufsanfrage aus Sammelanfrage und wählen Sie die Option Artikelstamm aus.
- Sie können die Artikelbeschreibung in der Sammelanfrage nicht ändern, wenn in der Artikeleinrichtung der Schalter Beschreibungsfelder sperren aktiviert ist.
Klicken Sie im Inforegister Kreditoren in das Feld Kreditorennr. und wählen Sie einen Datensatz aus. Klicken Sie alternativ im Menüband auf die Schaltfläche Verwalten > Kreditoren hinzufügen, wählen Sie einen oder mehrere Datensätze aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Markieren Sie optional eine oder mehrere Zeilen.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Erstellen & Senden > Alle Anfragen erstellen & senden. Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Erstellen & Senden > Markierte Anfragen erstellen & senden, wenn Sie zuvor eine oder mehrere Zeilen markiert haben. Sie haben auch die Möglichkeit, die Einkaufsanfragen über die Schaltflächen Markierte Anfragen erstellen oder Alle Anfragen erstellen zunächst zu erstellen und sie zu einem späteren Zeitpunkt zu senden.
Hinweis
- Nach dem Versand der Einkaufsanfragen ist im Feld EK-Anfrage per Mail gesendet ein Haken gesetzt und im Feld Einkaufsanfrage Nr. die Nummer der Einkaufsanfrage hinterlegt. Mit einem Klick in dieses Feld können Sie die erstellte Einkaufsanfrage öffnen.
- Dass Einkaufsanfragen gesendet wurden, erkennen Sie daran, dass das Inforegister Artikel jetzt Einkaufsanfragezeilen heißt. In diesem Inforegister werden jetzt die Zeilen aus der Einkaufsanfrage passend zum markierten Kreditor angezeigt.

Sammelanfrage ohne Herkunftsbeleg

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Sammelanfragen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
Klicken Sie in das Feld Gewünschtes Wareneingangsdatum und wählen Sie ein Datum aus.
Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Beschreibung eine interne Beschreibung für die Sammelanfrage ein.
Klicken Sie optional in die Felder Einkäufercode Innendienst oder Einkäufercode und wählen Sie einen Datensatz aus.
Geben Sie im Feld Ihre Referenz einen Referenztext mit Informationen (zum Beispiel Nummer der Sammelanfrage) ein. Dieser Referenztext wird an die Kreditoren weitergegeben.
Fügen Sie im Inforegister Artikel eine oder mehrere Zeilen mit Mengenangaben hinzu.
Gehen Sie weiter vor wie in Sammelanfrage mit Herkunftsbeleg beschrieben ab Punkt 9.

Tipp

Nutzen Sie die Vorteile der Belegzeilenverknüpfung:

Erstellte Sammelanfragen können Sie aus dem Verkaufsangebot, der Einkaufsanfrage, dem Verkaufsauftrag und der Einkaufsbestellung öffnen. Klicken Sie in der Infobox Belegzeilenverknüpfung in das Feld Sammelanfrage.
Wenn Sie die Sammelanfrage belegbezogen erstellt haben, können Sie den Herkunftsbeleg in der Sammelanfrage über die Infobox Belegzeilenverknüpfung öffnen.

So geben Sie zurückgemeldete Daten ein

Geben Sie die zurückgemeldeten Daten (zum Beispiel Preis, verfügbare Mengen oder Frachtkosten) manuell in den Einkaufsanfragezeilen der Sammelanfrage ein. So können Sie die Preise in der Preismatrix vergleichen.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Sammelanfragen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Öffnen Sie eine Sammelanfrage.
Markieren Sie im Inforegister Kreditoren eine Zeile, um einen Kreditor auszuwählen.

Hinweis
Im Inforegister Einkaufsanfragezeilen werden nur die passenden Zeilen für diesen Kreditor eingeblendet.
Geben Sie im Inforegister Einkaufsanfragezeilen die zurückgemeldeten Daten in die Zeilen ein, nachdem Sie einen Kreditor ausgewählt haben.
- Geben Sie im Feld EK-Preis (PE) den vom Kreditor zurückgemeldeten Preis ein.
- Ändern Sie im Feld Zurückgemeldete Menge den Wert, wenn der Kreditor nicht die komplette Menge liefern kann. Der Wert im Feld Angefragte Menge ist standardmäßig vorbelegt.
  Hinweis
  - Wenn Sie in diesem Feld einen abweichenden Wert eingeben, wird der Wert im Feld Angefragte Menge in roter Schriftfarbe angezeigt, um die Abweichung optisch hervorzuheben.
  - Wenn Sie hier den Wert nicht ändern, wird der Wert im Feld Angefragte Menge in grüner Schriftfarbe angezeigt. So erkennen Sie, dass die angefragte Menge verfügbar ist.
- Geben Sie in den Feldern Zeilenrabatt% oder Konditionsrabatte einen Wert ein, wenn der Kreditor einen Rabatt mitgeteilt hat.
- Teilt der Kreditor Frachtkosten mit, können Sie diese zum Beispiel in den Einkaufsanfragezeilen ergänzen: Fügen Sie eine Zeile mit der Art Zu-/Abschlag (Artikel) hinzu und wählen Sie im Feld Nr. einen Datensatz aus. Geben Sie im Feld Zurückgemeldete Menge einen Wert und im Feld EK-Preis (PE) die Höhe der Frachtkosten ein.

Hinweis

Geben Sie die zurückgemeldeten Daten aller Kreditoren ein. Weitere Einkaufsanfragezeilen blenden Sie ein, indem Sie im Inforegister Kreditoren einen anderen Kreditor auswählen. Im Inforegister Einkaufsanfragezeilen werden dann die zum Kreditor jeweils passenden Zeilen angezeigt.
Sie können die zurückgemeldeten Daten auch direkt in der Einkaufsanfrage eingeben. Klicken Sie im Inforegister Kreditoren in das Feld Einkaufsanfrage Nr., um eine Einkaufsanfrage zu öffnen.

So übertragen Sie Preise an die Herkunftsbelege

Nach der Eingabe aller zurückgemeldeten Daten wie in So geben Sie zurückgemeldete Daten ein beschrieben, können Sie die Preise in der Preismatrix vergleichen. In der Sammelanfrage hinzugefügte Zeilen mit Zu-/Abschlägen, Frachtkosten oder Ressourcen werden auch in der Preismatrix angezeigt. Für jeden Kreditor ist eine Spalte mit den zurückgemeldeten Preisen eingeblendet. Sie können bis zu zehn Kreditoren vergleichen.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Sammelanfragen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Öffnen Sie eine Sammelanfrage.
Klicken Sie im Menüband des Inforegisters Kreditoren auf die Schaltfläche Verwalten > Preismatrix.

Tipp
Blenden Sie optional die Felder Beschreibung 2, Beschreibung 3 oder Variantencode ein, um die Artikel leichter zuordnen zu können.
Vergleichen Sie die Preise in der Preismatrix.
Hinweis
- Der Preis ist fett gekennzeichnet, wenn der Artikel zum niedrigsten Preis und in der angefragten Menge geliefert werden kann.
- Der Preis ist rot und kursiv gekennzeichnet, wenn der Artikel nicht komplett in der angefragten Menge geliefert werden kann.
- Der Preis ist rot, kursiv und fett gekennzeichnet, wenn der Artikel zum niedrigsten Preis aber nicht in der angefragten Menge geliefert werden kann.
- Ist der Preis nicht gekennzeichnet, kann der Artikel in der angefragten Menge geliefert werden. Aber er wird nicht zum niedrigsten Preis angeboten.
- Auf der Ebene Gesamtbetrag Netto finden Sie für jeden Kreditor den Gesamtbetrag des Einkaufsangebots für alle Anfragezeilen:
  - Der niedrigste Gesamtbetrag ist fett gekennzeichnet, wenn alle Artikel in der angefragten Menge geliefert werden können.
  - Der Gesamtbetrag ist zusätzlich rot und kursiv gekennzeichnet, wenn die Ware zwar zum niedrigsten Gesamtbetrag angeboten wird, aber nicht alle Artikel in der angefragten Menge geliefert werden können.
  - Der Gesamtbetrag ist rot und kursiv gekennzeichnet, wenn nicht alle Artikel in der angefragten Menge lieferbar sind und der Gesamtbetrag nicht der niedrigste ist.
- Auf der Ebene Skontobetrag sehen Sie mögliche Skontobeträge. Diese werden berechnet auf der Basis von Zahlungsbedingungen, die in der Einkaufsanfrage hinterlegt sind.
- Frachtkosten und Ressourcen, die in den Einkaufsanfragezeilen hinzugefügt wurden, werden als Ebenen in der Preismatrix ergänzt.
Klicken Sie optional neben der Spaltenüberschrift Artikel / Kreditor auf das Symbol Erweitern , um die Zeilen Zeilenbetrag und Zurückgemeldete Menge einzublenden. Klicken Sie alternativ in einer Ebene auf das Symbol Ausklappen , um die Zeilen dieser Ebene einzublenden.
Klicken Sie auf den Preis, den Sie in das Verkaufsangebot übernehmen wollen.
Hinweis
- Der ausgewählte Preis ist mit einem Sternchen markiert. Die Markierung können Sie wieder entfernen, indem Sie erneut auf den Artikel klicken.
- Wenn Sie mit einem Klick einen anderen Preis für denselben Artikel auswählen, wird der zweite Preis mit einem Sternchen markiert. Die Markierung am ersten Preis wird automatisch entfernt.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Markierte Preise übertragen.

Hinweis
Bitte beachten Sie: Die Markierungen der Preise werden nicht in der Preismatrix gespeichert. Wenn Sie die Seite Preismatrix schließen, bevor Sie auf die Schaltfläche Markierte Preise übertragen geklickt haben, gehen alle Markierungen verloren.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den Verkaufsbeleg zu öffnen.

Hinweis
Zu-/Abschläge wie Frachtkosten oder Ressourcen müssen manuell im Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag eingegeben werden.

Preise ohne Preismatrix übertragen

Sie können die Preise auch auf der Seite Sammelanfrage an den Herkunftsbeleg übertragen, wenn zum Beispiel die Anzahl der Kreditoren und/oder Artikel überschaubar ist:

Einzelne Preise übertragen:
Markieren Sie im Inforegister Kreditoren eine Zeile und setzen Sie im Inforegister Einkaufsanfragezeilen im Feld Übertragen einen Haken. Alternativ können Sie eine oder mehrere Zeilen im Inforegister Einkaufsanfragezeilen markieren und im Menüband des Inforegisters Einkaufsanfragezeilen auf die Schaltfläche Funktionen > Markierte Preise übertragen klicken.
Alle Preise übertragen:
Markieren Sie im Inforegister Kreditoren eine Zeile und klicken Sie im Menüband des Inforegisters Kreditoren auf die Schaltfläche Alle Preise des Kreditors übertragen. Im Inforegister Einkaufsanfragezeilen wird in allen Zeilen im Feld Übertragen automatisch ein Haken gesetzt.

So erstellen Sie mehrere Sammelanfragen in einem Herkunftsbeleg

Wenn Sie im Verkaufsangebot eine Zeile ergänzen, um Einkaufsanfragen für einen weiteren Artikel zu senden, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können eine bestehende Sammelanfrage erweitern oder eine neue Sammelanfrage erfassen. Eine bestehende Sammelanfrage lässt sich nur erweitern, solange noch keine Einkaufsanfragen erstellt wurden. Das gilt auch für Sammelanfragen ohne Herkunftsbeleg.
Hier am Beispiel des Verkaufsangebots:

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsangebote ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Öffnen Sie ein Verkaufsangebot, für das eine Sammelanfrage erstellt wurde.
Ergänzen Sie eine oder mehrere Belegzeilen und markieren Sie diese.
Klicken Sie im Menüband des Inforegisters Zeilen auf die Schaltfläche Funktionen > Sammelanfrage erstellen.
- Wenn es noch keine Einkaufsanfragen für die Sammelanfrage gibt:
  Wählen Sie im Dialogfenster aus, ob Sie eine neue Sammelanfrage erstellen oder eine bestehende erweitern wollen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Wenn Sie die bestehende Sammelanfrage erweitern wollen, wird die hinzugefügte Belegzeile in der bestehenden Sammelanfrage ergänzt. Gibt es für ein Verkaufsangebot bereits mehrere Sammelanfragen, öffnet sich zunächst die Seite Sammelanfragen. Markieren Sie eine Zeile und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um die neuen Belegzeilen einer bestimmten Sammelanfrage hinzuzufügen.
- Wenn es bereits Einkaufsanfragen für die Sammelanfrage gibt:
  Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um eine neue Sammelanfrage zu erstellen.

Hinweis

Sie können in der Sammelanfrage mit gesendeten Einkaufsanfragen weitere Kreditoren ergänzen und Einkaufsanfragen für diese Kreditoren erstellen. Ergänzen Sie einen Kreditor im Inforegister Kreditoren und klicken Sie im Menüband des Inforegisters Kreditoren auf die Schaltfläche Erstellen & Senden > Markierte Anfragen erstellen. In den Einkaufsanfragezeilen werden dann für diesen Kreditor die Artikel aus der Sammelanfrage ergänzt. Welche Artikel aus dem Verkaufsangebot in die Sammelanfrage übernommen wurden, sehen Sie auch in der Infobox Artikel.

Siehe auch

Belegversand einrichten
Einkaufsanfragen erfassen und versenden
Infobox Belegzeilenverknüpfung
Nummernserie erstellen
Verkaufsangebote erfassen und versenden