Mahnprozesse

Mit gevis ERP | VEO minimieren Sie den administrativen Aufwand für das Mahnwesen und gestalten effektive Mahnprozesse.
So kann eine Liste mit den überfälligen Debitorenposten manuell erstellt oder mithilfe eines automatischen Mahnlaufs generiert werden. Wenn Sie Mahnungen zusätzlich registrieren, können Sie diese bei Bedarf nochmals versenden. Zudem können Sie den Versand der Mahnungen über einen Aufgabenwarteschlangenposten im Hintergrund ablaufen lassen.

Bevor Sie Mahnungen versenden können, richten Sie zunächst Mahnmethoden und Mahnstufen ein. Legen Sie dann Mahntexte für die einzelnen Mahnstufen an.

So richten Sie Mahnmethoden ein

In den Mahnmethoden legen Sie fest, ab welchem Minimalbetrag für welche Debitorengruppen und mit welchen Zusatzgebühren Mahnungen versendet werden sollen.

Hinweis

Mahnungen können nur dann erstellt werden, wenn zusätzlich in der Debitorenkarte im Inforegister Zahlungen ein Code im Feld Mahnmethodencode hinterlegt ist.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mahnmethoden ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.

  3. Legen Sie eine Mahnmethode über diese Felder an:

    Feld Beschreibung
    Code Geben Sie einen Code für die Mahnmethode ein (zum Beispiel AUSLAND für den Mahnprozess mit ausländischen Debitoren).
    Beschreibung Geben Sie eine Kurzbeschreibung für die Mahnmethode ein (zum Beispiel Ausländische Debitoren).
    Max. Anzahl Mahnungen Geben Sie die maximale Anzahl der Mahnungen ein, die für eine Rechnung versendet werden sollen.
    Zinsen buchen Setzen Sie einen Haken, um Zinsen auf die Gesamtrechnung aufzuschlagen.
    Zusätzliche Gebühren buchen Setzen Sie einen Haken, um Gebühren auf die Gesamtrechnung aufzuschlagen.
    Zusätzliche Gebühr pro Position buchen Setzen Sie einen Haken, um Gebühren für einzelne Posten aufzuschlagen.
    Minimalbetrag (MW) Geben Sie einen Rechnungsbetrag ein, ab dem Mahnungen erstellt werden sollen.
    Hinweis zur Positionsgebühr im Bericht Geben Sie einen freien Text ein, der hinter der jeweiligen Position angezeigt werden soll.
    In automatischem Mahnlauf berücksichtigen Setzen Sie einen Haken, wenn die Mahnmethode im automatisierten Mahnprozess berücksichtigt werden soll. Sollte dieses Feld in Ihrer Ansicht fehlen, aktivieren Sie zunächst auf der Seite Einrichtung Ein-/Ausschalter im Inforegister ERP, Gruppe Finanzmanagement den Schalter Automatischen Mahnlauf aktivieren.
    Hinweis

    Im Feld Max. Anzahl Mahnungen empfiehlt es sich, als Eingabe den Wert 0 zu hinterlegen, damit eine unbegrenzte Anzahl an Mahnungen erstellt werden kann. Wird hier zum Beispiel der Wert 3 eingegeben, bekommt der Debitor nach der dritten Mahnung keine weiteren Mahnungen, selbst wenn keine Zahlung erfolgt.

So richten Sie Mahnstufen ein

In den Mahnstufen legen Sie die Toleranzperiode pro Mahnstufe fest und definieren für jede Mahnstufe die Höhe der zusätzlichen Mahngebühr, die auf die Gesamtrechnung veranschlagt wird. Hier richten Sie auch ein, ob ein Debitor ab einer bestimmten Mahnstufe für weitere Lieferungen gesperrt werden soll.

  1. Markieren Sie auf der Seite Mahnmethoden eine Mahnmethode.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Stufen.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.

  4. Legen Sie die neue Mahnstufe über diese Felder an:

    Feld Beschreibung
    Nr. Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein.
    Toleranzperiode Geben Sie die Zeitspanne ein, die nach Fälligkeit des Debitorenpostens gewährt werden soll, bevor eine Mahnung erstellt wird: T = Tag (zum Beispiel 7T = sieben Tage), W = Woche (zum Beispiel 2W = zwei Wochen), M = Monat (zum Beispiel 1M = ein Monat).
    Fälligkeitsformel Geben Sie das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum) der Mahnung an. Es kann anhand einer Fälligkeitsformel berechnet werden (zum Beispiel LM+10T = Laufender Monat plus 10 Tage).
    Zins berechnen Setzen Sie einen Haken, wenn in den Mahnungszeilen ein Zins berechnet werden soll.
    Zusätzliche Gebühr (MW) Geben Sie zusätzliche Gebühren ein, die auf die Gesamtrechnung aufgeschlagen werden sollen.
    Betrag (MW) zusätzliche Gebühr pro Position Geben Sie zusätzliche Gebühren pro Position ein.
    Berechnungstyp zusätzliche Gebühr Klicken Sie ins Feld und wählen Sie eine Option aus, nach der die Gebühren berechnet werden:
    • Fixiert
      Verwendet den Wert aus dem Feld Zusätzliche Gebühr auf der Seite Mahnstufen.
    • Einzeln dynamisch
      Verwendet die Werte pro Zeile aus dem Feld Zusätzliche Gebühr auf der Seite Einrichtung zusätzliche Gebühr.
    • Kumuliert dynamisch
      Verwendet die Werte von der Seite Einrichtung zusätzliche Gebühr.
    Beschreibung zusätzliche Gebühr pro Position Geben Sie einen freien Text ein zur Beschreibung der Mahngebühren pro Zeile.
    Debitor sperren Definieren Sie, ob der Debitor in der Kategorie Liefern, Fakturieren oder Alle gesperrt werden soll.

So weisen Sie einer Mahnung eine Fremdwährung zu

  1. Markieren Sie auf der Seite Mahnmethoden eine Mahnstufe.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Ebene > Währungen.
  3. Klicken Sie ins Feld Währungscode und wählen Sie einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.
Hinweis

Sind in den Mahnstufen keine Konditionen für eine Fremdwährung hinterlegt, werden alle Gebühren und Zinsen automatisch in die Mandantenwährung umgerechnet.

So erstellen Sie Mahntexte

Sie können für jede Mahnstufe einen Vortext oder einen Nachtext anlegen.

  1. Markieren Sie auf der Seite Mahnmethoden eine Mahnstufe.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche auf Zugehörig > Ebene > Vortext beziehungsweise Nachtext.

  3. Erstellen Sie einen Mahntext im Feld Text. Für die personalisierte Texterstellung können Sie Platzhalter verwenden.

    Eine Auswahl an möglichen Platzhaltern:

    Platzhalter Wert
    %1 Inhalt aus dem Feld Belegdatum
    %2 Inhalt aus dem Feld Fälligkeitsdatum
    %3 Inhalt aus dem Feld Zinssatz
    %4 Inhalt aus dem Feld Restbetrag
    %5 Inhalt aus dem Feld Zinsbetrag
    %6 Inhalt aus dem Feld Zusatzgebühr
    %7 Inhalt aus dem Feld Gesamtbetrag
    %8 Inhalt aus dem Feld Mahnstufe
    %9 Inhalt aus dem Feld Währungscode
    %10 Inhalt aus dem Feld Buchungsdatum
    %11 Inhalt aus dem Feld Name (des Unternehmens)
    %12 Inhalt aus dem Feld Zusatzgebühr pro Zeile
    Hinweis

    Das Feld Gesamtbetrag wird erst unmittelbar vor dem E-Mail Versand berechnet.

So erstellen Sie eine Liste mit überfälligen Debitorenposten

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mahnungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Mahnungen erstellen....

  3. Legen Sie auf der Berichtsanforderungsseite Mahnungen erstellen im Inforegister Optionen über diese Felder fest, für welche Posten die Mahnungen zu erstellen sind und bestätigen Sie mit OK:

    Feld / Schalter Beschreibung
    Buchungsdatum Gibt das Buchungsdatum im Mahnungskopf an.
    Belegdatum Gibt das Belegdatum im Mahnungskopf an.
    Nur Posten mit fälligen Beträgen Aktivieren Sie den Schalter, um nur überfällige Posten zu mahnen.
    Posten auf Abwarten einschließen Aktivieren Sie den Schalter, um auch überfällige Posten im Mahnprozess zu berücksichtigen, die auf Abwarten stehen.
    Mahnstufe aus Kopf verwenden Aktivieren Sie den Schalter, um die Bedingungen aus der Mahnstufe auf alle Zeilen anzuwenden.
    Feld 'Abwarten' ignorieren Aktivieren Sie den Schalter, um alle Posten im Mahnprozess zu berücksichtigen, die auf Abwarten stehen. Dabei werden auch die Posten eingeschlossen, die noch nicht fällig sind.
Tipp

Sie können für das Erstellen der Ergebnisliste zusätzliche Filter nutzen in den Inforegistern Filter: Debitor, Filter: Debitorenposten und Filter: Gebühren pro Zeile anwenden auf.

So richten Sie den automatischen Mahnlauf ein

Eine Liste von überfälligen Debitorenposten können Sie auch über den automatischen Mahnlauf erstellen lassen.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mahnung Einrichtung ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.

  2. Richten Sie im Inforegister Automatischer Mahnlauf den automatischen Mahnlauf über diese Felder ein:

    Feld / Schalter Beschreibung
    Buchungsdatumsformel Legen Sie den Zeitraum fest, in dem das Buchungsdatum liegt.
    Belegdatumsformel Legen Sie den Zeitraum fest, in dem die Belegerstellung überprüft werden soll:
    T = Tag, WT = Wochentag, W = Woche, M = Monat, Q = Quartal, J = Jahr (zum Beispiel 2WT = zwei Wochentage)
    Posten auf Abwarten einschließen Legen Sie fest, ob Posten, die auf Abwarten gesetzt wurden, im automatischen Mahnlauf berücksichtigt werden sollen:
    • Schalter nicht aktiv
      Mit Abwarten gekennzeichnete Posten werden trotz Überfälligkeit, nicht in den Mahnprozess einbezogen.
    • Schalter aktiv
      Posten, die auf Abwarten gesetzt sind, werden in den Mahnprozess einbezogen, allerdings werden für diese keine Zinsen und Gebühren berechnet.
    Mahnstufe aus Kopf verwenden Aktivieren Sie den Schalter, wenn die Mahnstufe des Kopfes verwendet werden soll.
    Feld 'Abwarten' ignorieren Aktivieren Sie den Schalter, wenn das Feld Abwarten ignoriert werden soll.
    Notwendiger Abwarten Code Legen Sie einen Code für Abwarten fest, der in mindestens einem Posten des Debitors vorkommen muss. Wird kein Posten mit diesem Code gefunden, wird keine Mahnung für den Debitor erstellt.
    Mahnung nach Erstellung registrieren Aktivieren Sie den Schalter, wenn eine Mahnung nach der Erstellung registriert werden soll.
    Fälligkeit gleichsetzen Aktivieren Sie den Schalter, wenn alle Mahnposten mit der gleichen Mahnstufe auf das früheste Fälligkeitsdatum gesetzt werden sollen.
    Posten mahnen ab Buchungsdatum Legen Sie das früheste Buchungsdatum der Posten für den automatischen Mahnlauf fest.
    Posten mahnen ab Fälligkeitdatum Legen Sie das früheste Fälligkeitsdatum der Posten für den automatischen Mahnlauf fest.
Tipp

Sie können Mahnungen zusätzlich als Blindkopien senden. Hinterlegen Sie im Inforegister Mailversand im Feld E-Mail Bcc eine E-Mail Adresse.

So versenden Sie Mahnungen

Hinweis

Um Mahnungen versenden zu können, muss dem Debitor ein Belegsendeprofil zugewiesen und der Belegversand eingerichtet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Belegversand einrichten.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mahnungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Markieren Sie optional eine oder mehrere Zeilen, wenn Sie Mahnungen nur an bestimmte Debitoren senden wollen.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > E-Mail Mahnung, wenn die Mahnung als E-Mail versendet werden soll.
    Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Start > An E-Mail anhängen, wenn die Mahnung mit allen verknüpften Dokumenten als PDF-Datei versendet werden soll.

So erstellen und versenden Sie registrierte Mahnungen

Wenn Sie Mahnungen registrieren, werden diese im Archiv der registrierten Mahnung geführt.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Mahnungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen, wenn Sie nur bestimmte Mahnungen registrieren wollen.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Registrieren.
  4. Bestätigen Sie mit OK.

Registrierte Mahnungen können Sie nochmals oder zu einem späteren Zeitpunkt versenden:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Registrierte Mahnungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen, wenn Sie nur bestimmte registrierte Mahnungen versenden wollen.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > E-Mail Mahnung, wenn die Mahnung als E-Mail versendet werden soll.
    Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Start > An E-Mail anhängen, wenn die Mahnung mit allen verknüpften Dokumenten als PDF-Datei versendet werden soll.
    Oder klicken Sie auf die Schaltfläche Start > Drucken..., wenn die Mahnung in Papierform versendet werden soll.
Hinweis

Registrierte Mahnungen können Sie auch in der Debitorenkarte aufrufen. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Belege > Registrierte Belege > Registrierte Mahnungen.

So richten Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für das Versenden von Mahnungen ein

Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für das Versenden der Mahnungen zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

Hinweis

Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

  • Art des auszuführenden Objekts: Bericht
  • ID des auszuführenden Objekts: 5376711 (Mahnung)

So generieren Sie eine Excel Datei für das Inkassounternehmen

Rechnungen, die nach der dritten Mahnstufe nicht bezahlt wurden, können an ein Inkassounternehmen weitergeleitet werden. Voraussetzung dafür ist die Anbindung an einen SFTP-Server.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Registrierte Mahnungen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Filter , um den Filterbereich einzublenden.
  3. Klicken Sie unter Liste filtern nach auf die Schaltfläche Filter und wählen Sie über die Drop-Down-Liste Sichtbare Felder Mahnstufe aus.
  4. Wählen Sie die dritte Mahnstufe aus.
  5. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Freigeben und dann auf die Schaltfläche In Excel öffnen.
    Die Datei wird automatisch heruntergeladen. Diese können Sie jetzt an ein Inkassounternehmen übermitteln.
    Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Für Teams freigeben, um die Datei in Microsoft Teams mit einer Kontaktperson zu teilen.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Belegsendeprofile einrichten
Belegversand einrichten
Vor- und Nachtexte für Belege