Belegversand Kontakt

In gevis ERP | VEO können Sie mithilfe der Funktion Belegversand Kontakt den Versand Ihrer Belege flexibel steuern. Sie haben die Möglichkeit, in den Stammdaten mehrere E-Mail-Adressen für Kontakte oder bestimmte Belegarten zu hinterlegen. So lassen sich zum Beispiel Verkaufsangebote direkt an einen Kontakt senden, während Verkaufsrechnungen oder Mahnungen automatisch an die Buchhaltung gehen. Unabhängig davon können Sie globale Adressen einrichten, um zum Beispiel alle Verkaufsrechnungen zusätzlich an das interne Archiv zu senden. Sie haben zudem die Möglichkeit, in jedem Beleg situationsbedingt E-Mail-Adressen zu ändern, ohne bestehende Einstellungen zu überschreiben. Für die Einrichtung der zielgerichteten Steuerung der E-Mail-Adressen stehen Ihnen mehrere Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

So aktivieren Sie die Funktion Belegversand Kontakt

Sobald Sie die Funktion Belegversand Kontakt aktivieren, können Sie mithilfe der unterstützten Einrichtung den Belegversand einrichten. Die einzelnen Optionen sind voreingestellt. Diese können Sie in der unterstützten Einrichtung übernehmen oder ändern. Anpassungen sind auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Ein-/Ausschalter ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Aktivieren Sie im Inforegister ERP, Gruppe Verkauf & Marketing den Schalter Belegversand Kontakt aktivieren. Es öffnet sich die unterstützte Einrichtung.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um die Einrichtung für den Verkauf zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um die Einrichtung für den Einkauf zu öffnen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um die Anpassung der Fakturalauf Vorlage einzusehen.

    Hinweis

    Standardmäßig ist der Schalter Trennung nach E-Mail-Adresse ergänzen aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie den Belegversand Kontakt im Fakturalauf ein. Deaktivieren Sie den Schalter, wenn Sie die Anpassung der Fakturalauf Vorlage nicht wünschen.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Hinweis

Wenn der Schalter Belegversand Kontakt aktivieren aktiviert ist, können Sie nicht mehr die Seite Fax und E-Mail-Einrichtung nutzen.

Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie auf dieser Seite in den Kapiteln:

So hinterlegen Sie E-Mail-Adressen für den Belegversand

So hinterlegen Sie E-Mail-Adressen in den Stammdaten

Hier am Beispiel der Debitorenkarte:
In der Debitorenkarte hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse des Debitors, alle E-Mail-Adressen der Kontakte, E-Mail-Adressen für unterschiedliche Belegarten und die E-Mail-Adresse für Verkaufsrechnungen.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Debitoren ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie eine Debitorenkarte.

  3. Hinterlegen Sie E-Mail-Adressen über diese Felder:

    Schaltfläche Inforegister Feld Beschreibung
    Adresse und Kontakt E-Mail Geben Sie die E-Mail-Adresse des Debitors ein (zum Beispiel info@debitor.de).
    Fakturierung Rech. an Debitor Geben Sie die E-Mail-Adresse eines anderen Debitors ein.
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Kontakt, um eine Kontaktkarte zu öffnen. Kommunikation, Gruppe Kontakt E-Mail Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Kontakts ein (zum Beispiel vorname.nachname@debitor.de).
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Debitor > Belegversand. Klicken Sie dann in das Feld Belegart und wählen Sie eine Belegart aus (zum Beispiel Verkaufsangebot). E-Mail-Adresse Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die ausgewählte Belegart gesendet werden soll.
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Debitor > Rechn. an Adressen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie im Feld Code eine Bezeichnung ein (zum Beispiel RECHADRESS). Kommunikation E-Mail Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Rechnungen gesendet werden sollen.

So hinterlegen Sie globale E-Mail-Adressen

Sie können für jede Belegart eine globale E-Mail-Adresse unabhängig vom Debitor oder Kreditor hinterlegen.
Hier am Beispiel der Verkaufsrechnung an das Archiv:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Belegversand ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Klicken Sie in das Feld Belegart und wählen Sie die Option Verkaufsrechnung aus.
  4. Klicken Sie in das Feld E-Mail-Art und wählen Sie eine Option aus:Cc oder Bcc.
  5. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse des Archivs ein.

So hinterlegen Sie in den Verkaufsbelegen eine E-Mail-Adresse für den Versand von Rechnungen

Sie können in den Verkaufsbelegen unabhängig von der Einrichtung in der Debitorenkarte individuell auswählen, ob die Rechnung an die E-Mail-Adresse des Debitors, an einen anderen Debitor oder an einen Kontakt gesendet werden soll.
Hier am Beispiel eines Verkaufsauftrags:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag. Klicken Sie alternativ im Menüband auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Verkaufsauftrag zu erstellen. Füllen Sie alle relevanten Belegkopffelder aus.

  3. Klicken Sie im Inforegister Lieferung und Abrechnung, Gruppe Lieferbedingung in das Feld Rech. an und wählen Sie eine Option aus:

    • Standard (Debitor): Die Verkaufsrechnung geht an die E-Mail-Adresse des Debitors. Diese wird in der Debitorenkarte hinterlegt wie in So hinterlegen Sie E-Mail-Adressen in den Stammdaten beschrieben. Das Feld Rech. an ist dann mit dieser Option vorbelegt.
    • Ein anderer Debitor: Die Verkaufsrechnung wird an einen anderen Debitor gesendet. Der andere Debitor ist entweder in der Debitorenkarte hinterlegt wie in So hinterlegen Sie E-Mail-Adressen in den Stammdaten beschrieben. Oder Sie wählen im eingeblendeten Feld Name einen anderen Debitor aus. Sie haben auch die Möglichkeit, im eingeblendeten Feld Kontaktnr. den Kontakt eines anderen Debitors auszuwählen.

    • Benutzerdefinierte Adresse: Wenn Sie diese Option auswählen, werden weitere Felder wie Kontaktnr. eingeblendet. Im Feld Kontaktnr. wird der Kontakt aus dem Inforegister Allgemein übernommen.

      Hinweis

      Wenn Sie die Option Benutzerdefinierte Adresse ausgewählt haben, können Sie auch einen ganz anderen Kontakt für die Verkaufsrechnung über das Dreipunkt-Menü des Feldes Kontaktnr. auswählen.

So ändern Sie im Verkaufsbeleg die Kontaktnummer, ohne die E-Mail-Adresse für Rechnungen zu ändern

Wenn Sie in den Verkaufsbelegen die Kontaktnummer ändern, wird automatisch auch die Verkaufsrechnung an die geänderte Kontaktnummer gesendet. Das ist aber nicht immer erwünscht. Mit der Aktivierung des Belegversands Kontakt erfolgt deshalb bei jeder Änderung der Kontaktnummer die Abfrage, ob auch die Rechnungsadresse geändert werden soll.
Hier am Beispiel eines Verkaufsauftrags:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag. Klicken Sie alternativ im Menüband auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Verkaufsauftrag zu erstellen. Füllen Sie alle relevanten Belegkopffelder aus.
  3. Öffnen Sie im Inforegister Allgemein im Kontaktnr. über das Dreipunkt-Menü die Seite Kontakte.
  4. Markieren Sie eine Zeile und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  5. Bestätigen Sie das erste Dialogfenster mit Ja, um die Kontaktnummer, an die der Verkaufsauftrag gesendet wird, zu ändern.

  6. Klicken Sie im zweiten Dialogfenster auf Nein, um die Kontaktnummer, an die die Verkaufsrechnung gesendet wird, nicht zu ändern.

    Hinweis
    • Im Inforegister Lieferung und Abrechnung bleibt der Wert im Feld Rech. an unverändert, wenn Sie im zweiten Dialogfenster die Änderung der Kontaktnummer für Rechnungen mit Nein abgelehnt haben.
    • Im Inforegister Belegversand sind jetzt alle E-Mail-Adressen von Kontakten gelistet, an die die Verkaufsbelege (zum Beispiel Auftragsbestätigung oder Proforma-Lieferschein) gesendet werden sollen. Die gebuchte Verkaufsrechnung und die Proforma-Rechnung aber werden weiterhin an die E-Mail-Adresse gesendet, die für Verkaufsechnungen hinterlegt wurde.

So richten Sie die Abfrage zur Änderung von Kontakten in den Verkaufsbelegen ein

Das Öffnen der zwei Dialogfenster in den Verkaufsbelegen nach der Änderung der Kontaktnummer ist standardmäßig eingerichtet. Sie haben aber die Möglichkeit, die Änderung von Kontakten ohne die Abfragen im Dialogfenster durchzuführen.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Inforegister Belegversand in das Feld Verhalten bei Änderung Verk. an Kontakt und wählen Sie eine Option aus:
    • Optional (Standard): Es wird eine Abfrage angezeigt. Der Benutzer entscheidet selbst, ob die Kontaktnummer für den Verkaufsbeleg geändert wird.
    • Immer: Die Kontaktnummer wird ohne Abfrage geändert.

  3. Klicken Sie in das Feld Verhalten Rechn. an Kontakt bei Änderung Verk. an Kontakt und wählen Sie eine Option aus:

    • Optional (Standard): Es wird eine Abfrage angezeigt. Der Benutzer entscheidet selbst, ob die Kontaktnummer für die Rechnungsadresse geändert wird.
    • Immer: Es wird keine Abfrage angezeigt. Die Verkaufsrechnung wird an die geänderte Kontaktnummer gesendet.

    • Nie: Es wird keine Abfrage angezeigt. Die Verkaufsrechnung wird nicht an die geänderte Kontaktnummer gesendet. In den Verkaufsbelegen können Sie dies aber individuell anpassen.

      Hinweis

      Sie können die zwei Felder unabhängig voneinander einrichten. Zum Beispiel können Sie die Abfragen so einrichten, dass die Änderung der Kontaktnummer immer abgefragt werden soll. Aber die Änderung der Rechnungsadresse soll nie abgefragt werden, weil dies generell nicht erlaubt sein soll.

So ändern Sie Kontakte in Verkaufsbelegen, ohne bestehende E-Mail-Adressen zu überschreiben

Wenn Sie den Kontakt in den Verkaufsbelegen ändern, überschreiben Sie standardmäßig die bestehenden E-Mail-Adressen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Verkaufsbelege zum Beispiel zusätzlich zur E-Mail-Adresse des Debitors an die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte zu senden. Die bestehenden E-Mail-Adressen werden in diesem Fall nicht überschrieben.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Inforegister Belegversand in das Feld Belegversand bei Verk. an Kontakt Änderung und wählen Sie eine Option aus:
    • Ersetzend: E-Mail-Adresse des Kontakts ersetzt bestehende E-Mail-Adressen für Verkaufsbelege.
    • Zusätzlich: E-Mail-Adresse des Kontakts wird zu den bestehenden E-Mail-Adressen für Verkaufsbelege hinzugefügt.
  3. Klicken Sie in das Feld Belegversand bei Rech. an Kontakt Änderung und wählen Sie eine Option aus:
    • Ersetzend: E-Mail-Adresse des Kontakts ersetzt bestehende E-Mail-Adresse für Verkaufsrechnungen.
    • Zusätzlich: E-Mail-Adresse des Kontakts wird zu der bestehenden E-Mail-Adresse für Verkaufsrechnungen hinzugefügt.

So senden Sie bei Neuanlage eines Verkaufsbelegs nicht automatisch Verkaufsrechnungen an die E-Mail-Adresse des Kontakts

Für den Fall, dass für einen Debitor eine Standard-E-Mail-Adresse hinterlegt ist, an die alle Verkaufsbelege - auch Rechnungen - gesendet werden sollen: Wenn Sie bei der Neuanlage eines Verkaufsbelegs einen Kontakt anstelle des Debitors oder einen Debitor mit Standardkontakt auswählen, werden standardmäßig auch die Rechnungen an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet. Das können Sie in der Verkaufseinrichtung ändern.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie in das Feld Verhalten Rech. an Kontakt bei Beleganlage Verk. an Kontakt und wählen Sie eine Option aus:
    • Immer (Standard): Verkaufsbelege und Verkaufsrechnungen werden immer an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet.
    • Nie: Die E-Mail-Adresse für Verkaufsrechnungen wird nicht automatisch mit der E-Mail-Adresse des Kontakts belegt.

So richten Sie den Belegversand Kontakt im Fakturalauf ein

Wenn für einen Debitor für den Versand von Verkaufsrechnungen mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt sind, muss das in der Fakturalauf Vorlage berücksichtigt werden. Die Rechnungen dürfen in diesem Fall nicht zusammengefasst werden. Wie Sie in der Fakturalauf Vorlage das Splitten einrichten, finden Sie unter Inforegister Splitten.

So richten Sie den Belegversand Kontakt für den Einkauf ein

Standardmäßig erfolgen zwei Abfragen, wenn Sie in den Einkaufsbelegen die Kontaktnummer ändern. Sie werden gefragt, ob Sie tatsächlich die Kontaktnummer ändern wollen. Und ob E-Mails rund um die Zahlung an die neue Kontaktnummer gesendet werden sollen. Das können Sie in der Einkaufseinrichtung bei Bedarf ändern. Dort können Sie auch einrichten, ob die E-Mail-Adresse des neuen Kontakts die bestehenden E-Mails ersetzen soll oder nur hinzugefügt wird.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Kreditoren & Einkauf Einr. ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Inforegister Belegversand in das Feld Verhalten bei Änderung Eink. von Kontakt und wählen Sie eine Option aus:
    • Optional (Standard): Es wird eine Abfrage gezeigt. Der Benutzer entscheidet selbst, ob die Kontaktnummer geändert wird.
    • Immer: Die Kontaktnummer wird ohne Abfrage geändert.
  3. Klicken Sie in das Feld Verhalten Zahlung an Kontakt bei Änderung Eink. von Kontakt und wählen Sie eine Option aus:
    • Optional (Standard): Es wird eine Abfrage gezeigt. Der Benutzer entscheidet selbst, ob die Kontaktnummer geändert wird.
    • Immer: Es wird keine Abfrage gezeigt. Die E-Mails, die die Zahlung betreffen, werden an die geänderte Kontaktnummer gesendet.
    • Nie: Es wird keine Abfrage gezeigt. E-Mails, die die Zahlung betreffen, werden nicht an die geänderte Kontaktnummer gesendet. In den Einkaufsbelegen können Sie dies aber individuell anpassen.
  4. Klicken Sie in das Feld Belegversand bei Eink. von Kontakt Änderung und wählen Sie eine Option aus:
    • Ersetzend: E-Mail-Adresse des Kontakts ersetzt bestehende E-Mail-Adressen für Einkaufsbelege.
    • Zusätzlich: E-Mail-Adresse des Kontakts wird zu den bestehenden E-Mail-Adressen für Einkaufsbelege hinzugefügt.

Siehe auch

Belegversand einrichten
Fakturalauf