Fakturalauf

Mit dem Fakturalauf von gevis ERP | VEO ist es möglich, Verkaufsrechnungen je nach Debitor zu splitten, zu gruppieren oder zu sortieren. Darüber hinaus können bestimmte Positionen von der Rechnungserstellung ausgeschlossen werden.

So richten Sie den Fakturalauf ein

So richten Sie essentielle Funktionen ein

Die Einrichtung greift bei allen Debitoren und Verkaufsrechnungen und kann im Anschluss für einzelne Debitoren oder Verkaufsrechnungen individuell angepasst werden.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Wählen Sie im Inforegister Verkaufsrechnung, Gruppe Faktura im Feld Fakturalauf Vorlage einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie eine Fakturalauf Vorlage ein.
  3. Wählen Sie im Feld Fakturalauf Nummernserie einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Nummernserien erstellen.
  4. Aktivieren Sie optional im Inforegister Verkaufsrechnungen den Schalter Negative Rechnungen zulassen, wenn Sie die Buchung von Rechnungen und Gutschriften mit einem negativen Betrag zulassen möchten.
Hinweis
  • Im Inforegister Verkaufsrechnungen ist der Schalter Zugewiesene Lieferzeilen ausschließen standardmäßig aktiviert.
  • Die Faktura Einrichtung können Sie im Nachgang in der Debitorenkarte im Inforegister Fakturierung oder in der Verkaufsrechnung im Inforegister Allgemein im Feld Fakturalauf Vorlage ändern.

So richten Sie die Buchung zugehöriger Einkaufsrechnungen vor der Verkaufsrechnung ein

Sie können einrichten, dass Einkaufsrechnungen gebucht werden können, bevor die dazugehörige Verkaufsrechnung gebucht ist.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Kreditoren & Einkauf Einr. ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Aktivieren Sie im Inforegister Auftragsbezogene Bestellungen den Schalter Buchung der EK-Rechnung vor VK-Rechnung zulassen.

So richten Sie eine Fakturalauf Vorlage ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Fakturalauf Vorlagen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Vorlagencode eine Bezeichnung (zum Beispiel GRUPPIEREN) und im Feld Beschreibung eine Kurzbeschreibung (zum Beispiel Lieferadresse) ein.
  4. Wählen Sie im Feld Rechnungsperiode einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie eine Datumsformel ein beschrieben.

  5. Richten Sie die Fakturalauf Vorlage über diese Felder ein:

    Inforegister Allgemein

    Essentielle Merkmale hinterlegen:

    Feld/Schalter Beschreibung Beispiel
    Vorlagencode Gibt den Code für die Fakturalauf Vorlage an. 14T_BSR
    Beschreibung Gibt die Beschreibung der Fakturalauf Vorlage an. 14-tägig Baustellensammelrechnung
    Rechnungsperiode Die Rechnungsperiode definiert den Zeitraum, in dem ein Debitor über den Fakturalauf fakturiert wird. Erhält ein Debitor am 01.05. eine Rechnung aus dem Fakturalauf, wird bei einer Rechnungsperiode von 30 Tagen die nächste am 31.05. ausgestellt. Das bedeutet, dass auch wenn zwischen dem 01.05. und dem 31.05. Aufträge vorhanden sind und geliefert wurden, keine weitere Rechnung erstellt wird. Die nächste Fakturierung erfolgt erst am 31.05., was genau 30 Tage nach der letzten Rechnung liegt. 30T
    Mindestbetrag Zahlung verwenden Aktivieren Sie den Schalter, wenn Zahlungen auf einen Mindestbetrag geprüft werden sollen.
    Mindestbetrag Zahlung Gibt den Wert einschließlich aller Vorauszahlungen an, der mindestens in Rechnung gestellt werden muss, damit die Zahlung geleistet werden kann. Sie können entweder einen positiven oder negativen Wert eingeben. 50,00 oder -50,00
    Mindestbetrag Erstattung verwenden Aktivieren Sie den Schalter, wenn Erstattungen auf einen Mindestbetrag geprüft werden sollen.
    Mindestbetrag Erstattung Gibt den Wert einschließlich aller Vorauszahlungen an, der mindestens in Rechnung gestellt werden muss, damit die Erstattung geleistet werden kann. Sie können entweder einen positiven oder negativen Wert eingeben. 50,00 oder -50,00

    Inforegister Ausschließen

    Positionen von der Fakturierung immer ausschließen:

    Feld Beschreibung Beispiel
    Tabellenname Gibt den Tabellennamen für die Felder an, nach denen ausgeschlossen werden soll. Verkaufszeile
    Feld ausschließen Gibt den Feldnamen an, nach welchem ausgeschlossen werden soll. Zu liefern
    Bedingung Gibt die Bedingung an. Ungleich
    Bedingung Wert Gibt den Wert der Bedingung an. 0
    Hinweis

    Werden Positionen in der Fakturalauf Vorlage ausgeschlossen, werden diese nie fakturiert, wenn sich der Wert nicht ändert.

    Inforegister Splitten

    Positionen auf einer Verkaufsrechnung gesplittet ausgeben:

    Feld Beschreibung Beispiel
    Tabellenname Gibt den Tabellennamen für die Felder an, nach denen gesplittet werden soll. Verkaufskopf
    Nach Feld trennen Gibt den Feldnamen an, nach welchem gesplittet werden soll. Standardmäßig sind bereits Splitkriterien vorgegeben, die Sie jederzeit anpassen und über die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen wiederherstellen können. Lief. an Code
    Hinweis
    • Die Positionen werden jeweils auf einer Verkaufsrechnung gesplittet ausgegeben. In unserem Beispiel wurde als weiteres Splitkriterium die Option Lief. an Code im Feld Nach Feld trennen hinzugefügt. Dadurch wird nun für jede Lieferanschrift eine separate Verkaufsrechnung erstellt.
    • Es werden Standardwerte vorgegeben, die jedoch über das Menüband über die Schaltfläche Zeile löschen entfernt werden können.
    • Über die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen haben Sie die Möglichkeit, manuell eingefügte Zeilen durch die ursprünglichen Standardwerte zu ersetzen. Auch die zuvor gelöschten Zeilen mit Standardwerten werden wiederhergestellt.
    • Löschen Sie im Feld Nach Feld trennen den Datensatz Dimensionssatz-ID, wenn Sammelrechnungen dimensionsübergreifend zusammengefasst werden sollen. Zusätzlich muss auf der Seite Einrichtung Debitoren und Verkauf im Inforegister Verkaufsrechnung, Gruppe Faktura der Schalter Sammelrechnung dim.-übergreifend zusammenfassen aktiviert sein.

    Inforegister Gruppieren

    Positionen auf einer Verkaufsrechnung gruppiert ausgeben:

    Feld Gruppe Beschreibung Beispiel
    Textcode je Gruppierung Rechnung, Gutschrift Die Auswahl gibt an, welcher Textcode bei der Gruppierung von Lieferungen verwendet wird. Wenn Sie einen Wert auswählen, wird dieser anstelle der Standard-Textzeile im Feld Gruppiert nach… ausgegeben. Wenn kein Textcode vorhanden ist, werden weiterhin die Standard-Textzeilen ausgegeben. Diese werden dann jedoch in einer Zeile pro Tabelle zusammengefasst. So entstehen auch ohne Gruppierungscode weniger Zeilen.
    Textcode je Lieferung Rechnung Die Auswahl gibt an, welcher Textcode für jede Lieferung verwendet wird. Die belegspezifischen Informationen werden sowohl in manuellen Verkaufsrechnungen als auch in Verkaufsrechnungen im Fakturalauf angedruckt.
    Textcode je Reklamation Gutschrift Die Auswahl gibt an, welcher Textcode für jede Reklamation verwendet wird. Die belegspezifischen Informationen werden in Verkaufsgutschriften im Fakturalauf angedruckt.
    Belegart Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus: Reklamation oder Lieferung. Die Auswahl gibt an, für welche Herkunftsbelege diese Regel angewendet werden soll. Lieferung
    Art Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus:
    • Benutzerdefiniert:
      Ist diese Option ausgewählt, können bis zu vier zusätzliche Gruppierungen hinzugefügt werden (zum Beispiel für die Gruppierung nach Verkaufskanal).
    • Lieferadresse:
      Ist diese Option ausgewählt, sind die Felder Tabellenname und Nach Feld gruppieren nicht mehr editierbar. Die Option gibt die Informationen aus den standardmäßigen Feldern Lief. an Code, Lief. an Name, Lief. an Name 2, Lief. an Adresse, Lief. an Adresse 2, Lief. an PLZ und Lief. an Ort aus und gruppiert diese automatisch.
    		 Benutzerdefiniert
    Tabellenname Gibt den Tabellennamen für die Felder an, nach denen gruppiert werden soll. Verkaufszeile
    Nach Feld gruppieren Gibt den Feldnamen an, nach welchem gruppiert werden soll. Verkaufskanal
    Hinweis

    Die Positionen werden auf einer Verkaufsrechnung untereinander ausgegeben (zum Beispiel werden auf einer Verkaufsrechnung die Lieferscheine nach Artikelkategoriencode zusammen aufgeführt).

    Inforegister Sortieren

    Positionen auf einer Verkaufsrechnung sortiert ausgeben:

    Feld Beschreibung Beispiel
    Belegart Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus: Reklamation oder Lieferung. Die Auswahl gibt an, für welche Herkunftsbelege diese Regel angewendet werden soll. Lieferung
    Tabellenname Gibt den Tabellennamen für die Felder an, nach denen sortiert werden sollen. Verkaufszeile
    Nach Feld sortieren Gibt den Feldnamen an, nach welchem sortiert werden soll. Nr.
    Sortierung Gibt die Sortierung an. Aufsteigend
Hinweis

In den Inforegistern Ausschließen, Gruppieren und Sortieren können Sie manuell eingefügte Zeilen löschen:
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Löschen.

So erstellen Sie Verkaufsrechnungen

Für den Fakturalauf werden nur gebuchte Verkaufslieferzeilen und Verkaufsrücksendezeilen berücksichtigt, die noch nicht fakturiert sind. Zeilen, die durch die Einrichtung im Inforegister Splitten entfernt wurden, können gelöscht und über die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen wiederhergestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsfreigabeprüfung. Um Verkaufsrechnungen automatisiert über einen Aufgabenwarteschlangenposten erstellen zu können, muss zuvor eine Datumsformel für eine Rechnungsperiode eingerichtet werden. Alternativ können Sie Verkaufsrechnungen auch manuell erstellen.

So richten Sie eine Datumsformel ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Fakturalauf Vorlagen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Datumsformeln.

  3. Geben Sie im Feld Formel für die Datumsberechnung einen Wert (zum Beispiel T15) und im Feld Beschreibung eine Kurzbeschreibung (zum Beispiel Erstellung am 15. eines Monats) ein.

    Tipp

    Eingabeformat: T = Tag, W = Woche, M = Monat, Q = Quartal, J = Jahr

So richten Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Erstellung von Verkaufsrechnungen ein

  1. Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Fakturierung zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

    • Art des auszuführenden Objekts: Bericht
    • ID des auszuführenden Objekts: 5561581 (Fakturalauf)
  2. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Aufgabenwarteschlange > Berichtsanfrageseite.
  3. Geben Sie optional im Inforegister Optionen in den Feldern Datumsverschiebung Buchungsdatum und Datumsverschiebung Belegdatum einen Wert (zum Beispiel 2T) ein.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

So erstellen Sie Verkaufsrechnungen manuell

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Fakturalauf ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Richten Sie den Fakturalauf ein.
  3. Geben Sie optional in den Feldern Buchungsdatum und Belegdatum einen Wert ein, wenn Sie das Datum für alle in diesem Fakturalauf erstellten Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften ändern möchten. Bleibt das Feld leer, wird das Arbeitsdatum verwendet.
  4. Geben Sie optional in den Feldern Datumsverschiebung Buchungsdatum und Datumsverschiebung Belegdatum einen Wert (zum Beispiel 2T) ein.

  5. Aktivieren Sie optional im Inforegister Optionen einen oder beide Schalter:

    • Ausschluss von nicht fakturierten Direktlieferungen: Nur Direktlieferungsaufträge mit gebuchten Einkaufsrechnungen werden in den Fakturalauf aufgenommen.

    • Ausschluss von nicht fakturierten Spezialaufträgen: Nur Spezialaufträge mit gebuchten Einkaufsrechnungen werden in den Fakturalauf aufgenommen.

      Hinweis

      Ein Lieferschein wird komplett aus dem Fakturalauf ausgeschlossen, sobald eine Position ohne Einkaufsrechnung enthalten ist.

  6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Seite Fakturalauf Übersicht wird geöffnet.
  7. Markieren Sie optional eine oder mehrere Verkaufsrechnungen und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Buchen....
  8. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Hinweis
  • So löschen Sie Fakturaläufe auf der Seite Fakturalauf Übersicht:
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Löschen. Die Belegzeilen von ungebuchten Verkaufsrechnungen werden im nächsten Fakturalauf erneut berücksichtigt und auf der Seite Fakturalauf Übersicht wieder angezeigt.
  • So buchen Sie den Fakturalauf vollständig auf der Seite Fakturalauf Übersicht:
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Buchen... > Fakturalauf vollständig buchen & senden.... Gebucht und gesendet werden alle Verkaufsrechnungen im Fakturalauf, ohne dass Zeilen markiert werden müssen. Das gilt auch für Verkaufsrechnungen, die noch nicht in der Übersicht geladen sind. Für Verkaufsrechnungen, die nicht gebucht werden konnten, werden Fehlermeldungen erstellt und es öffnet sich die Seite Fehlermeldungen. Auf der Seite Fakturalauf Übersicht wird zudem in der Infobox Fakturalauf Statistik im Feld Anzahl Fehler die Anzahl der Fehlermeldungen angezeigt. Klickt man dort ins Feld, öffnet sich das Fakturalauf Protokoll.
  • So öffnen Sie in ungebuchten Verkaufsrechnungen die zugehörige Verkaufsrechnung oder die Debitorenkarte:
    Markieren Sie im Inforegister Belege eine Zeile und klicken Sie anschließend im Menüband auf die Schaltfläche Karte anzeigen.
  • Bei ungebuchten Verkaufsrechnungen ändert sich im Feld Status der Wert von Erstellt zu Gebucht.
  • Die (un-)gebuchte Verkaufsrechnung können Sie entweder über die Schaltfläche Karte anzeigen oder über die Seite Verkaufsrechnungen und Geb. Verkaufsrechnungen aufrufen.
  • Je nachdem, welche Zeile Sie im Inforegister Belege markieren, aktualisieren sich die Werte in der gebuchten Verkaufsrechnung in den Infoboxen Zusammenfassung Rechnung und Kundenstatistik.

So sehen Sie das Fakturalauf Protokoll ein

Sobald der Fakturalauf verarbeitet wurde, steht Ihnen ein Protokoll zur Verfügung. In diesem Protokoll können Sie Zeilen einsehen, die entweder Warnungen oder Fehler enthalten oder die erfolgreich verarbeitet wurden.
Hier am Beispiel einer Warnung:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Fakturalauf Protokoll ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Markieren Sie einen fehlerhaften Fakturalauf und klicken Sie in das Feld Verarbeitete Zeilen mit Warnung, um die Seite Protokollzeilen aufzurufen.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Direktlieferungen durchführen
Nummernserien erstellen
Rechnungsfreigabeprüfung
Spezialaufträge erstellen