Fakturalauf

Der Fakturalauf optimiert die Erstellung und Buchung von Verkaufsrechnungen. Sie müssen die Verkaufsrechnungen nicht manuell erstellen. Im Fakturalauf wird der gesamte Rechnungsprozess automatisiert und flexibel gesteuert. So können Verkaufsrechnungen zum Beispiel nach der Lieferadresse gesammelt und gesplittet werden. Pro Lieferadresse wird dann nur eine gesammelte Rechnung erstellt. Zudem können Sie über Textcodes bei Bedarf Texte pro Gruppierung und Lieferung hinterlegen. Es können auch Positionen von der Rechnungserstellung ausgeschlossen werden, wenn sie zum Beispiel noch keinen bestimmten Status erfüllt haben.

So richten Sie den Fakturalauf ein

So richten Sie grundlegende Funktionen ein

Die Einrichtung greift bei allen Debitoren und Verkaufsrechnungen und kann im Anschluss für einzelne Debitoren oder Verkaufsrechnungen individuell angepasst werden.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Einrichtung Debitoren und Verkauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Inforegister Verkaufsrechnung, Gruppe Faktura in das Feld Fakturalauf Vorlage und wählen Sie einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie eine Fakturalauf Vorlage ein.
  3. Klicken Sie in das Feld Fakturalauf Nummernserie und wählen Sie einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Nummernserien erstellen.
  4. Aktivieren Sie optional im Inforegister Verkaufsrechnungen den Schalter Negative Rechnungen zulassen, wenn Sie die Buchung von Rechnungen und Gutschriften mit einem negativen Betrag zulassen wollen.
Hinweis
  • Im Inforegister Verkaufsrechnungen ist der Schalter Zugewiesene Lieferzeilen ausschließen standardmäßig aktiviert.
  • Die Faktura Einrichtung können Sie im Nachgang in der Debitorenkarte im Inforegister Fakturierung oder in der Verkaufsrechnung im Inforegister Allgemein im Feld Fakturalauf Vorlage ändern.

So richten Sie die Buchung zugehöriger Einkaufsrechnungen vor der Verkaufsrechnung ein

Sie können einrichten, dass Einkaufsrechnungen gebucht werden können, bevor die dazugehörige Verkaufsrechnung gebucht ist.

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Kreditoren & Einkauf Einr. ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Aktivieren Sie im Inforegister Auftragsbezogene Bestellungen den Schalter Buchung der EK-Rechnung vor VK-Rechnung zulassen.

So richten Sie eine Fakturalauf Vorlage ein

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Fakturalauf Vorlagen ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Neu.

  3. Richten Sie die Fakturalauf Vorlage über diese Felder ein:

    Inforegister Allgemein (allgemeine Merkmale hinterlegen)

    Feld/Schalter Beschreibung Beispiel
    Vorlagencode Geben Sie eine Bezeichnung für die Fakturalauf Vorlage ein. 14T_BSR
    Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung der Fakturalauf Vorlage ein. 14-tägig Baustellensammelrechnung
    Rechnungsperiode Geben Sie eine Datumsformel ein. Klicken Sie alternativ in das Feld und wählen Sie eine Datumsformel aus oder klicken Sie auf Neu, um eine neue Datumsformel anzulegen.
    Die Rechnungsperiode definiert den Zeitraum, in dem ein Debitor über den Fakturalauf fakturiert wird. Erhält ein Debitor am 01.05. eine Rechnung aus dem Fakturalauf, wird bei einer Rechnungsperiode von 30 Tagen die nächste am 31.05. ausgestellt. Das bedeutet, dass auch wenn zwischen dem 01.05. und dem 31.05. Aufträge vorhanden sind und geliefert wurden, keine weitere Rechnung erstellt wird. Die nächste Fakturierung erfolgt erst am 31.05. - das ist genau 30 Tage nach der letzten Rechnung.    		 30T
    Mindestbetrag Zahlung verwenden Aktivieren Sie optional den Schalter, wenn Zahlungen auf einen Mindestbetrag geprüft werden sollen.
    Mindestbetrag Zahlung Gibt den Wert einschließlich aller Vorauszahlungen an, der mindestens in Rechnung gestellt werden muss, damit die Zahlung geleistet werden kann. Sie können entweder einen positiven oder negativen Wert eingeben. 50,00 oder -50,00
    Mindestbetrag Erstattung verwenden Aktivieren Sie optional den Schalter, wenn Erstattungen auf einen Mindestbetrag geprüft werden sollen.
    Mindestbetrag Erstattung Gibt den Wert einschließlich aller Vorauszahlungen an, der mindestens in Rechnung gestellt werden muss, damit die Erstattung geleistet werden kann. Sie können entweder einen positiven oder negativen Wert eingeben. 50,00 oder -50,00

    Inforegister Ausschließen (Positionen von der Fakturierung ausschließen)

    Hinweis

    Werden Positionen in der Fakturalauf Vorlage ausgeschlossen, werden diese nie fakturiert, wenn sich der Wert nicht ändert.

    Feld Beschreibung Beispiel
    Tabellenname Klicken Sie in das Feld und wählen Sie die Tabelle aus, in der sich das Feld befindet, nach dem Positionen ausgeschlossen werden sollen. Verkaufszeile
    Feld ausschließen Klicken Sie in das Feld und wählen Sie das Feld aus, nach dem Positionen ausgeschlossen werden sollen. Zu liefern
    Bedingung Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Bedingung für das Ausschließen aus. Ungleich
    Bedingung Wert Geben Sie einen Wert für die Bedingung ein. 0
    Tipp

    Sie können den Fakturalauf so einrichten, dass nur Komplettlieferungen fakturiert werden. So schließen Sie Teillieferungen im Fakturalauf aus:

    1. Klicken Sie in das Feld Tabellenname und wählen Sie die Tabelle mit der Objekt-ID 36 (Verkaufskopf) aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
    2. Klicken Sie in das Feld Feld ausschließen und wählen Sie die Nr. 5374111 (Auftrag komplett geliefert) aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
    3. Klicken Sie in das Feld Bedingung und wählen Sie die Option Gleich aus.
    4. Geben Sie im Feld Bedingung Wert den Wert Nein ein.

    Inforegister Splitten (Positionen auf verschiedenen Verkaufsrechnungen ausgeben, wenn die Kriterien für das Splitten nicht identisch sind)

    Feld Beschreibung Beispiel
    Tabellenname Klicken Sie in das Feld und wählen Sie die Tabelle aus, in der sich das Feld befindet, nach dem Positionen gesplittet werden sollen. Verkaufskopf
    Nach Feld trennen Klicken Sie in das Feld und wählen Sie Felder aus, nach denen die Positionen gesplittet werden sollen. Lief. an Code
    Tipp

    In unserem Beispiel empfiehlt es sich, weitere Kriterien für das Splitten hinzuzufügen: Lief. an Name, Lief. an Name 2, Lief. an Adresse, Lief. an Adresse 2, Lief. an Ort, Lief. an PLZ. Dadurch wird nicht nur für jeden Lief. an Code eine separate Verkaufsrechnung erstellt. Es wird auch sichergestellt, dass bei Änderungen der Lieferanschrift, die am Code hinterlegt ist, eine einzelne Rechnung mit geänderter Lieferanschrift erstellt werden kann.

    Die Positionen werden jeweils auf einer Verkaufsrechnung gesplittet ausgegeben. Standardmäßig sind bereits Kriterien für das Splitten vorgegeben, die Sie anpassen können. Standardwerte können Sie im Menüband über die Schaltfläche Zeile löschen löschen. Über die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen haben Sie die Möglichkeit, manuell eingefügte Zeilen durch die ursprünglichen Standardwerte zu ersetzen. Auch die zuvor gelöschten Zeilen mit Standardwerten werden wiederhergestellt. Löschen Sie im Feld Nach Feld trennen den Datensatz Dimensionssatz-ID, wenn Sammelrechnungen dimensionsübergreifend zusammengefasst werden sollen.

    Tipp

    Wenn für den Versand von Verkaufsrechnungen mehrere E-Mail-Adressen für den Debitor hinterlegt sind, muss das in der Fakturalauf Vorlage berücksichtigt werden. So splitten Sie E-Mail-Adressen:

    1. Klicken Sie im Inforegister Splitten am Ende der Tabelle in einer leeren Zeile in das Feld Tabellenname.
    2. Markieren Sie die Tabelle E-Mail Adresse mit der Objekt-ID 5374113 und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Im Feld Nach Feld trennen wird der Wert E-Mail Satz ID gesetzt. E-Mail-Adressen werden zusammengefasst, wenn die ID identisch ist.

    Inforegister Gruppieren (Positionen auf einer Verkaufsrechnung gruppiert ausgeben)

    Gebuchte Lieferungen und Reklamationen werden getrennt voneinander in der Verkaufsrechnung gruppiert angedruckt. Für die Gruppen können Sie Textcodes hinterlegen, die auf der Verkaufsrechnung am Anfang einer Gruppe im Feld Gruppiert nach... angedruckt werden.

    Hinweis

    Textcodes, die in der Verkaufseinrichtung im Inforegister Verkaufsrechnung im Feld Textcode für Verkaufsrechnung hinterlegt sind, werden im Fakturalauf nicht übernommen. Das gilt auch für Textcodes in der Debitorenkarte. Für den Fakturalauf müssen Textcodes in der Fakturalauf Vorlage hinterlegt werden.

    Feld Gruppe Beschreibung Beispiel
    Textcode je Gruppierung Rechnung Klicken Sie in das Feld und wählen Sie einen Textcode aus, der am Anfang einer Gruppe von Verkaufslieferungen (zum Beispiel für die Gruppierung von gleichen Lieferadressen) angedruckt wird. Klicken Sie alternativ auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Hinterlegen Sie dann einen Platzhaltertext für den Textcode wie in Platzhaltertexte für Textcodes beschrieben. Lieferadresse [Platzhalter Straße], [Platzhalter Postleitzahl][Platzhalter Ort]
    Textcode je Lieferung Rechnung Klicken Sie in das Feld und wählen Sie einen Textcode aus, der nach jeder Lieferung mit belegspezifischen Informationen angedruckt wird. Klicken Sie alternativ auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Hinterlegen Sie dann einen Platzhaltertext für den Textcode wie in Platzhaltertexte für Textcodes beschrieben. Lieferscheinnummer [Platzhalter] vom [Platzhalter] zu Auftrag [Platzhalter]
    Textcode je Gruppierung Gutschrift Klicken Sie in das Feld und wählen Sie einen Textcode aus, der am Anfang einer Gruppe von Verkaufsreklamationen (zum Beispiel für die Gruppierung von gleichen Zustellercodes) angedruckt werden soll. Klicken Sie alternativ auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Hinterlegen Sie dann einen Platzhaltertext für den Textcode wie in Platzhaltertexte für Textcodes beschrieben. Zusteller [Platzhalter Zustellercode]
    Textcode je Reklamation Gutschrift Klicken Sie in das Feld und wählen Sie einen Textcode aus, der nach jeder Reklamation mit belegspezifischen Informationen angedruckt werden soll. Klicken Sie alternativ auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Hinterlegen Sie dann einen Platzhaltertext für den Textcode wie in Platzhaltertexte für Textcodes beschrieben. Reklamationsnummer [Platzhalter] vom [Platzhalter] zu Auftrag [Platzhalter]

    Legen Sie zusätzlich fest, wie die Lieferungen innerhalb der Gruppe Rechnung und die Reklamationen innerhalb der Gruppe Gutschrift gruppiert werden sollen. Die Gruppierung sortiert die Positionen auch innerhalb einer Rechnung oder einer Gutschrift. Das ist nach der Lieferadresse möglich. Oder Sie hinterlegen ein bestimmtes Feld, nach dem gruppiert werden soll.

    Feld Beschreibung Beispiel
    Belegart Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus: Reklamation oder Lieferung. Reklamation
    Art Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus:
    • Benutzerdefiniert: Ist diese Option ausgewählt, können bis zu vier zusätzliche Gruppierungen hinzugefügt werden.
    • Lieferadresse: Ist diese Option ausgewählt, sind die Felder Tabellenname und Nach Feld gruppieren nicht mehr editierbar. Diese Option druckt die Werte aus den Feldern Lief. an Code, Lief. an Name, Lief. an Name 2, Lief. an Adresse, Lief. an Adresse 2, Lief. an PLZ und Lief. an Ort aus und gruppiert die ausgewählte Belegart automatisch nach der Lieferadresse.
    		 Benutzerdefiniert
    Tabellenname Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Tabelle aus, in dem sich das Feld befindet, nach dem gruppiert werden soll. Verkaufszeile
    Nach Feld gruppieren Klicken Sie in das Feld und wählen Sie das Feld aus, nach dem gruppiert werden soll. Verkaufskanal

    Inforegister Sortieren (Positionen einer Verkaufsrechnung innerhalb einer Gruppierung sortieren, sofern eine Gruppierung vorhanden ist)

    Feld Beschreibung Beispiel
    Belegart Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus: Reklamation oder Lieferung. Die Auswahl gibt an, für welche Herkunftsbelege diese Regel angewendet werden soll. Lieferung
    Tabellenname Klicken Sie in das Feld und wählen Sie die Tabelle aus, in der sich das Feld befindet, nach dem Positionen sortiert werden sollen. Verkaufszeile
    Nach Feld sortieren Klicken Sie in das Feld und wählen Sie das Feld aus, nach dem Positionen sortiert werden sollen. Nr.
    Sortierung Klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine Option aus: Aufsteigend oder Absteigend. Die Auswahl gibt die Richtung an, nach der sortiert werden soll. Aufsteigend
Hinweis
  • In den Inforegistern Ausschließen, Gruppieren und Sortieren können Sie manuell eingefügte Zeilen löschen, indem Sie im Menüband auf die Schaltfläche Löschen klicken.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen, wenn Sie zum Beispiel zu viel gelöscht haben und die Standardwerte wieder angezeigt werden sollen.

So erstellen Sie Verkaufsrechnungen

Für den Fakturalauf werden nur gebuchte Verkaufslieferzeilen und Verkaufsrücksendezeilen berücksichtigt, die noch nicht fakturiert sind.

Hinweis
  • Im Fakturalauf werden Bemerkungszeilen aus dem Verkaufsauftrag oder der Verkaufslieferung nur dann übernommen, wenn sie einen Bezug zu einer Artikelzeile haben. Bemerkungszeilen mit Bezug erkennen Sie daran, dass im Feld Gehört zu Zeilennr. der gleiche Wert wie in der Artikelzeile im Feld Zeilennr. gesetzt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Bemerkungen zu Artikeln.
  • Bemerkungszeilen ohne Bezug zu einer Artikelzeile können auch dann nicht im Fakturalauf gedruckt werden, wenn über die Zeilenfunktion Zeile > Funktionen > Druckoptionen Textzeilen der Schalter Druck für Rechnung oder Druck für Gutschrift aktiviert ist.

So richten Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für den Fakturalauf ein

  1. Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Fakturierung zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

    • Art des auszuführenden Objekts: Bericht
    • ID des auszuführenden Objekts: 5561581 (Fakturalauf)
  2. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Aufgabenwarteschlange > Berichtsanfrageseite.
  3. Geben Sie optional im Inforegister Optionen in den Feldern Datumsverschiebung Buchungsdatum und Datumsverschiebung Belegdatum einen Wert (zum Beispiel 2T) ein.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Hinweis

Zusätzlich muss in der Fakturalauf Vorlage eine Datumsformel für die Rechnungsperiode hinterlegt sein wie in Inforegister Allgemein beschrieben.

So erstellen Sie Fakturaläufe manuell

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Fakturalauf ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Richten Sie den Fakturalauf ein.
  3. Geben Sie optional in den Feldern Buchungsdatum und Belegdatum einen Wert ein, wenn Sie das Datum für alle in diesem Fakturalauf erstellten Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften ändern möchten. Bleibt das Feld leer, wird das Arbeitsdatum verwendet.
  4. Geben Sie optional in den Feldern Datumsverschiebung Buchungsdatum und Datumsverschiebung Belegdatum einen Wert (zum Beispiel 2T) ein.

  5. Aktivieren Sie optional im Inforegister Optionen einen oder beide Schalter:

    • Ausschluss von nicht fakturierten Direktlieferungen: Nur Direktlieferungsaufträge mit gebuchten Einkaufsrechnungen werden in den Fakturalauf aufgenommen.

    • Ausschluss von nicht fakturierten Spezialaufträgen: Nur Spezialaufträge mit gebuchten Einkaufsrechnungen werden in den Fakturalauf aufgenommen.

      Hinweis

      Ein Lieferschein wird komplett aus dem Fakturalauf ausgeschlossen, sobald eine Position ohne Einkaufsrechnung enthalten ist.

  6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Seite Fakturalauf Übersicht wird geöffnet.
  7. Markieren Sie optional eine oder mehrere Verkaufsrechnungen und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Buchen..., wenn ungebuchte Verkaufsrechnungen über den Fakturalauf erstellt wurden.
  8. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Hinweis
  • So löschen Sie Fakturaläufe auf den Seiten Fakturalauf Übersicht und Fakturaläufe Übersicht:
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Löschen. Die Belegzeilen von ungebuchten Verkaufsrechnungen werden im nächsten Fakturalauf erneut berücksichtigt und auf der Seite Fakturalauf Übersicht wieder angezeigt.
  • So buchen Sie den Fakturalauf vollständig auf der Seite Fakturalauf Übersicht:
    Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Buchen... > Fakturalauf vollständig buchen & senden... . Gebucht und gesendet werden alle Verkaufsrechnungen im Fakturalauf, ohne dass Zeilen markiert werden müssen. Das gilt auch für Verkaufsrechnungen, die noch nicht in der Übersicht geladen sind. Für Verkaufsrechnungen, die nicht gebucht werden konnten, werden Fehlermeldungen erstellt und es öffnet sich die Seite Fehlermeldungen. Auf der Seite Fakturalauf Übersicht wird zudem in der Infobox Fakturalauf Statistik im Feld Anzahl Fehler die Anzahl der Fehlermeldungen angezeigt. Klickt man dort ins Feld, öffnet sich das Fakturalauf Protokoll.
  • So öffnen Sie in den (un-)gebuchten Verkaufsrechnungen die zugehörigen Verkaufsbelege oder die Debitorenkarte:
    Markieren Sie im Inforegister Belege eine Zeile und klicken Sie anschließend im Menüband auf die Schaltfläche Karte anzeigen.
  • Bei ungebuchten Verkaufsrechnungen ändert sich im Feld Status der Wert von Erstellt zu Gebucht.
  • Je nachdem, welche Zeile Sie im Inforegister Belege markieren, aktualisieren sich die Werte in der gebuchten Verkaufsrechnung in den Infoboxen Zusammenfassung Rechnung und Kundenstatistik.

So sehen Sie das Fakturalauf Protokoll ein

Sobald der Fakturalauf verarbeitet wurde, steht Ihnen ein Protokoll zur Verfügung. In diesem Protokoll können Sie Zeilen einsehen, die entweder Warnungen oder Fehler enthalten oder die erfolgreich verarbeitet wurden.
Hier am Beispiel einer Warnung:

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Fakturalauf Protokoll ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
  2. Markieren Sie einen fehlerhaften Fakturalauf und klicken Sie in das Feld Verarbeitete Zeilen mit Warnung, um die Seite Protokollzeilen aufzurufen.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Bemerkungen zu Artikeln
Direktlieferungen durchführen
Nummernserien erstellen
Platzhaltertexte für Textcodes
Rechnungsfreigabeprüfung
Spezialaufträge erstellen
Text Editor