Buchhalterumgebungen in Dynamics 365 Business Central

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Jedes Unternehmens muss seine Bücher führen und die Buchhaltung genehmigen. Einige Unternehmen verwenden einen externen Buchhalter, und andere haben einen Buchhalter als Mitarbeiter. Unabhängig von der Art des Buchhalters, den Sie sind, können sie das Buchhalter-Rollencenter als Startbildschirm in Business Central verwenden. Von hier können Sie auf alle Seiten zugreifen, die Sie in Ihrer Arbeit benötigen.

Buchhalter-Rollencenter

Das Rollencenter bildet ein Dashboard mit Aktivitätskacheln, die Ihnen Echtzeitkennzahlen anzeigen und Ihnen Zugriff auf die Daten geben. Das Menüband oben auf der Seite bietet Ihnen Zugriff auf weitere Aktionen. Beispielsweise zum Öffnen von Finanzberichten und Kontoauszügen in Excel. Im Navigationsbereich links können Sie schnell zwischen den Listen wechseln, die Sie häufig verwenden. Hier finden Sie weitere Bereiche, wie Gebuchte Belege mit den verschiedenen Belegarten, die der Mandant gebucht hat.

Wenn Sie neu sind bei Business Central können Sie eine Liste der Videos starten direkt von Ihrem Rollencenter aus. Sie können auch Erste Schritte starten, die die Schlüsselbereiche unterstreichen.

Unternehmens-Hub

Wenn Sie in mehreren Business Central-Unternehmen arbeiten, könnte es nützlich sein, die Seite Unternehmens-Hub zu verwenden, um den Überblick über die Arbeit zu behalten. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten.

Ihren externen Buchhalter einladen zu Ihrem Business Central

Wenn Sie einen externen Buchhalter verwenden, um Ihre Bücher und Finanzberichterstattung zu verwalten, kann Ihr Administrator sie für Ihr Business Central einladen, damit sie mit Ihnen an Ihren steuerlichen Daten arbeiten. Business Central enthält drei Lizenzen des Typs „Externer Buchhalter“. Weitere Informationen über die Lizenzierung können Sie unter Microsoft Dynamics 365 Business Central Lizenzleitfaden herunterladen.

Sobald Ihr Buchhalter Zugriff auf Business Central hat, können sie das Rollencenter Buchhalter für einen einfachen Zugriff auf die Seiten für ihre Arbeit verwenden. Sie können den Unternehmens-Hub auch in ihrem eigenen Business Central nutzen, um ihre Arbeit zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten.

Es ist einfach, Ihren externen Buchhalter einzuladen. Öffnen Sie die Seite Benutzer und wählen Sie im Band die Aktion Externen Buchhalter einladen. Es wird eine E-Mail für Sie vorbereitet. Sie tragen einfach nur die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters ein und senden die Einladung ab.

Hinweis

Dies setzt voraus, dass Sie SMPT-E-Mail eingerichtet haben. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail einrichten.

Wichtig

Die E-Mail-Adresse des Buchhalters muss eine Arbeitsadresse sein, die auf Microsoft Entra-ID basiert. Wenn der Buchhalter eine andere Art von E-Mail verwendet, kann die Einladung nicht gesendet werden.

Diese Aufgabe erfordert den Zugriff auf die Verwaltung von Benutzern und Lizenzen in Microsoft Entra-ID. Dem Benutzer, der diese Einladung sendet, muss mindestens die Rolle Benutzeradministrator in Microsoft 365 Admin Center zugewiesen sein. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Administratorrollen im Microsoft 365-Administratorinhalt.

Ihren Buchhalter zu Microsoft 365 im Azure-Portal hinzufügen

Wenn Ihr Administrator oder Wiederverkäufer die Anleitung Externen Buchhalter einladen nicht verwenden möchten, können sie im Azure-Portal einen externen Benutzer hinzufügen und diesem Benutzer die Lizenz Externer Buchhalter zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Schnellstart: Ihrem Verzeichnis im Azure-Portal Gastbenutzer hinzufügen.

So fügen Sie Ihren Buchhalter als Gastbenutzer hinzu

  1. Öffne Sie das Azure-Portal.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Microsoft Entra ID.
  3. Unter Verwalten wählen Sie Benutzer.
  4. Wählen Sie Neuer Gastbenutzer.

  5. Wählen Sie auf der Seite Neuer Benutzer die Option Benutzer einladen aus und fügen Sie Ihrem externen Buchhalter dann Informationen hinzu.

    Schließen Sie optional eine persönliche Begrüßungsnachricht an den Buchhalter ein, um ihn darüber zu informieren, dass Sie ihn Ihrem Business Central hinzufügen.

  6. Wählen Sie Einladen, um die Einladung automatisch zu versenden. Oben rechts wird eine Benachrichtigung mit der Meldung Erfolgreich eingeladener Benutzer angezeigt.

  7. Nachdem Sie die Einladung gesendet haben, wird das Benutzerkonto automatisch als Gast zum Verzeichnis hinzugefügt.

Als Nächstes müssen Sie dem neuen Gastbenutzer eine Lizenz für Business Central zuweisen.

So geben Sie Ihrem Buchhalter Zugriff auf Ihre Business Central

  1. Wählen Sie im Azure-Portal für den neu hinzugefügten Benutzer Profil und dann Sie Bearbeiten aus
  2. Aktualisieren Sie die Feld Verbrauchsort auf das entsprechende Land bzw. die entsprechende Region, und wählen Sie dann Speichern aus.
  3. Wählen Sie Lizenzen und öffnen Sie dann Zuordnungen.

  4. Wählen Sie die Lizenz Externer Dynamics 365 Business Central-Buchhalter.

    Wenn diese Lizenz nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Wiederverkaufspartner, um die Lizenz Ihrem Abonnement hinzuzufügen.

    Speziell für Evaluierungszwecke in einem Testtenant können Sie stattdessen eine Dynamics 365 Business Central für IWs Lizenz verwenden. Sie können diese Art von Lizenz jedoch nicht verwenden, wenn Sie Business Central bereits gekauft haben.

  5. Speichern Sie die Zuordnung.

Bei Erfolg wird dem Gastbenutzer die Lizenz zugewiesen und das Gastkonto wird erstellt.

Den neuen Benutzer in Business Central importieren

Der Buchhalter erhält eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass er Zugriff auf Ihr Microsoft Entra-ID erhalten hat. Als Nächstes müssen Sie ihnen Zugriff auf das richtige Unternehmen in Business Central gewähren.

Hinzufügen des Buchhalters zum richtigen Unternehmen

  1. Öffnen Sie das Business Central-Unternehmen, auf die Sie dem Buchhalter Zugriff gewähren möchten unter https://businesscentral.dynamics.com.
  2. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Benutzer ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  3. Wählen Sie die Aktion Neue Benutzer von Microsoft 365 abrufen aus.

Diese Aktion importiert das Benutzerkonto, das Sie im Azure-Portal erstellt haben, in das Unternehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzers in Business Central.

Wenn Sie mehreren Unternehmen Zugriff gewähren möchten, müssen Sie sich bei jedem Unternehmen anmelden und diesen Vorgang wiederholen. Alternativ können Sie die Berechtigungsgruppen für das Benutzerprofil des Buchhalters in Business Central aktualisieren, wie das Zuweisen der D365 Bus Premium-Benutzergruppe. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen an Benutzer und Gruppen zuweisen.

Siehe auch

Finanzen
Finanzen einrichten
Das Hauptbuch und der Kontenplan
Jahre und Perioden abschließen
Arbeiten mit Dimensionen
Finanzauswertungen in Excel analysieren
Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten
Arbeiten mit Business Central
Cashflow Analyse festlegen

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier