Verwenden von Dynamics 365 Sales von Business Central

Wenn Sie Dynamics 365 Sales for Customer Engagement verwenden, können Sie nahtlose Integration in den Interessent-zu-Geld-Prozess nutzen, indem Sie Business Central für Backend-Aktivitäten wie Auftragsverarbeitung, Lagerbestandsverwaltung und Finanzbearbeitung verwenden.

Bevor Sie die Integrationsfunktionen verwenden können, muss Ihr Systemadministrator die Verbindung einrichten und Benutzer in Dynamics 365 Sales definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Integrieren in Dynamics 365 Sales.

Hinweis

In diesen Schritten wird die Integration von Onlineversionen von Business Central und Dynamics 365 Sales beschrieben. Informationen zur lokalen Konfiguration finden Sie unter Dynamics 365 Sales für die lokale Integration vorbereiten.

Die Integration der Anwendungen ermöglicht den Zugriff auf Daten in Sales von Business Central aus und in einigen Fällen auch umgekehrt. Sie können mit Datentypen, die bei beiden Diensten gleich sind, arbeiten und diese synchronisieren. Dazu zählen etwa Debitoren, Kontakte und Verkaufsinformationen. Außerdem können Sie die Daten an beiden Anwendungen auf dem aktuellen Stand halten.

Beispielsweise kann ein Verkäufer in Dynamics 365 Sales die Preislisten aus Business Central verwenden, wenn er einen Kundenauftrag erstellt. Wenn sie den Artikel der Debitorenauftragszeile unter Dynamics 365 Sales hinzufügen, können sie den Lagerbestand (Verfügbarkeit) des Artikels unter Business Central sehen.

Umgekehrt können Auftragsbearbeiter in Business Central Kundenaufträge bearbeiten, die automatisch oder manuell von Dynamics 365 Sales übertragen werden. Sie können z.B. Debitorauftragszeilen für Artikel oder Ressourcen erstellen und buchen, die in Dynamics 365 Sales als Einschreibprodukte eingegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verarbeiten von Verkaufsauftragsdaten.

Wichtig

Business Central kann nur in Dynamics 365 Sales integriert werden. Andere Dynamics 365-Anwendungen, die den Standard-Workflow oder das Datenmodell in Dynamics 365 Sales ändern, z.B. Project Service Automation, können die Integration zwischen Business Central und Dynamics 365 Sales unterbrechen.

Kopplungsdatensätze

Mit dem Leitfaden für das unterstütze Setup können Sie die zu synchronisierenden Daten auswählen. Später können Sie die Synchronisierung für bestimmte Datensätze einrichten. Dies wird als Kopplung bezeichnet. Sie können z.B. ein bestimmtes Konto in Dynamics 365 Sales mit einem bestimmten Debitor in Business Central koppeln. In diesem Abschnitt wird beschrieben, was berücksichtigt werden sollte, wenn Sie Datensätze koppeln.

Wenn Sie z.B. Konten in Dynamics 365 Sales als Debitoren in Business Central sehen wollen, müssen Sie die beiden Arten von Datensätzen koppeln. Dazu verwenden Sie auf der Listenseite Debitoren in Business Central die Kopplung einrichten-Aktion. Dann geben Sie unter Dynamics 365 Sales an, welche Business Central-Debitoren mit welchen Konten übereinstimmen sollen.

Sie können auch ein Konto in Dynamics 365 Sales erstellen (und koppeln), z.B. basierend auf einem Debitorendatensatz in Business Central, indem Sie Konto in Dynamics 365 Sales erstellen, oder umgekehrt, indem Sie Debitor in Business Central erstellen.

Wenn Sie eine Kopplung zwischen zwei Datensätzen einrichten, können Sie manuell anfordern, dass der aktuelle Datensatz, beispielsweise einen Debitor, sofort durch Kontodaten aus Sales (oder aus Business Central) mithilfe der Jetzt synchronisieren-Aktion überschrieben werden. Die Jetzt synchronisieren-Aktion, die fragt, ob Sales oder Business Central-Datensatzdaten überschrieben werden sollen.

In einigen Fällen müssen Sie projektspezifische Datenbestände vor anderen Datensätzen koppeln, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

Daten Was zuerst koppeln
Debitoren und Konten Paare von Verkäufern mit Dynamics 365 Sales Benutzer
Artikel und Ressourcen Koppeln von Einheiten mit Dynamics 365 Sales-Einheitengruppen
Artikel und Ressourcenpreise Koppeln Sie Kundenpreisgruppen mit Dynamics 365 Sales-Preisen
Hinweis

Wenn Ihre Preise oder Debitoren Fremdwährungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie Währungen mit Sales-Transaktionswährungen koppeln.

In Dynamics 365 Sales hängen Debitorenaufträge von Informationen wie Debitoren, Mengeneinheiten, Währungen, Debitorenpreisgruppen und Artikeln und/oder Ressourcen ab. Damit Verkaufsaufträge arbeiten, müssen Sie Debitoren, Einheiten, Währungen, Debitorenpreisgruppen, Artikel und/oder Ressourcen koppeln.

Datensätze vollständig synchronisieren

Am Ende der Anleitung zur unterstützten Einrichtung können Sie die Aktion Vollständige Synchronisierung ausführen wählen, um die Synchronisierung aller Business Central-Datensätze mit allen zugehörigen Datensätzen in Dynamics 365 Sales zu starten. Auf der Seite Dynamics 365 Sales vollständige Synchronisierung prüfen wählen Sie die Aktion Starten aus. Die vollständige Synchronisierung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie können die Arbeit in Business Central fortsetzen, während sie im Hintergrund läuft.

Um den Status aus einzelnen Projekte in einer vollständigen Synchronisierung zu prüfen, wählen Sie auf der Seite Dynamics 365 Sales vollständigen Synchronisierung prüfen einen Datensatz, um Details anzeigen. Um den Status der Synchronisierung zu aktualisieren, aktualisieren Sie die Seite.

Auf der Seite Microsoft Dynamics 365-Verbindungseinrichtung können Sie Details über sämtliche Synchronisierungen sehen. Von hier können Sie die Seite Integrationstabellenzuordnungen auch öffnen, um Details über die Tabellen in Business Central und Sales zu finden, die synchronisiert werden müssen.

Bearbeiten von Verkaufsauftragsdaten

Verkaufsaufträge, die Verkäufer in Dynamics 365 Sales einreichen, werden automatisch zu Business Central übertragen, wenn Sie das Kontrollkästchen Verkaufsaufträge automatisch erstellen auf der Seite Microsoft Dynamics 365-Verbindungseinrichtung auswählen. Alternativ können Sie eingereichte Verkaufsaufträge aus Dynamics 365 Sales mithilfe der Aktion Erstellen in Business Central, die auf der Seite Verkaufsaufträge - Dynamics 365 for Sales verfügbar ist, manuell konvertieren. In solchen Verkaufsaufträgen wird das Name Feld im ursprünglichen Auftrag dem Feld Externe Belegnummer im Verkaufsauftrag in Business Central übertragen und zugeordnet.

Dies kann auch gehen, wenn der ursprüngliche Verkaufsauftrag geschriebene Produkte enthält, d.h. Artikel oder Ressourcen sind nicht in beiden Apps erfasst worden. In diesem Fall müssen Sie die Felder Geschriebenen Produkttyp und die Geschriebene Produktnummer ausfüllen auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr., damit Verkäufe nicht registrierter Produkte einem angegebenen Artikel oder Ressourcennummer zugeordnet werden.

Hinweis

Sie können keinen manuellen Posten einem Artikel oder einer Ressource in Business Central zuordnen, der/die an ein Produkt in Dynamics 365 Sales gekoppelt ist. Um manuelle Posten zu ermöglichen, empfehlen wir, dass Sie einen Artikel oder eine Ressource speziell für diesen Zweck erstellen und diese(n) nicht an ein Produkt in Dynamics 365 Sales koppeln.

Wenn die Artikelbeschreibung des ursprünglichen Verkaufsauftrags lang ist, wird eine zusätzliche Verkaufsauftragszeile der Art Bemerkung erstellt, um den Text in dem Verkaufsauftrag in Business Centralfestzuhalten.

Aktualisierungen von Feldern auf Verkaufsauftragsköpfen, wie z. B. die Felder „Letztes Lieferdatum“ oder „Gewünschtes Lieferdatum“, die in der Integrationstabellenzuordnung VERKAUFSAUFTRAG-AUFTRAG zugeordnet sind, werden periodisch mit Dynamics 365 Sales synchronisiert. Prozesse wie das Freigeben, Lieferung oder Fakturierung eines Verkaufsauftrags werden auf der Verkaufsauftragszeitachse in Dynamics 365 Sales gebucht. Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in die Aktivitätsfeeds. Informationen zum Aktivieren von Buchungen und Aktivitäten für Bestellungen in Dynamics 365 Sales finden Sie unter Richten Sie das Notizsteuerelement ein, um auf Informationen über Beiträge für eine benutzerdefinierte Entität zuzugreifen in der Customer Engagement-Dokumentation. Der Artikel bezieht sich auf Customer Engagement On-Premises, aber die Schritte sind für die Online-Version identisch.

Hinweis

Periodische Synchronisierung basierend auf der Integrationstabellenzuordnung VERKAUFSAUFTRAG-AUFTRAG funktioniert nur, wenn die Verkaufsauftragsintegration aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungseinstellungen auf der Einrichtungsseite für die Sales Verbindung. Nur Verkaufsaufträge, die aus übermittelten Verkaufsaufträgen in Dynamics 365 Sales erstellt wurden, werden synchronisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Integration für Vertriebsauftragsverarbeitung aktivieren.

Bearbeiten von Verkaufsangebotsdaten

Verkaufsangebote, die in Dynamics 365 Sales aktiviert werden, werden automatisch zu Business Central übertragen, wenn Sie das Kontrollkästchen Automatisches Verarbeiten von Angeboten auf der Seite Microsoft Dynamics 365-Verbindungseinrichtung auswählen. Alternativ können Sie aktivierte Verkaufsangebote aus Dynamics 365 Sales mithilfe der Aktion Prozess in Business Central auf der Seite Verkaufsangebot - Dynamics 365 Sales verwenden. In solchen Verkaufsangeboten wird das Name-Feld im ursprünglichen Angebot dem Feld Externe Belegnummer im Verkaufsauftrag in Business Central übertragen und zugeordnet. Auch wird das Feld Gültig bis beim Angebot übertragen und dem Feld Angebot gültig bis auf dem Verkaufsangebot in Business Central zugeordnet.

Verkaufsangebote unterliegen vielen Überarbeitungen, bis sie abgeschlossen werden. Manuelle und automatische Verarbeitung von Verkaufsangeboten in Business Central stellt sicher, dass vorherige Versionen von Verkaufsanfragen archiviert werden, bevor neue Überarbeitungen von Verkaufsanfragen von Dynamics 365 Sales verarbeitet werden.

Wenn Sie Verarbeiten in Business Central für ein Angebot wählen, das den Status Gewonnen hat, wird ein Verkaufsauftrag in Business Central nur dann erstellt, wenn ein entsprechender Verkaufsauftrag in Dynamics 365 Sales eingereicht wird. Andernfalls wird das Angebot nur in Business Central freigegeben. Wenn ein entsprechender Verkaufsauftrag später in Dynamics 365 Sales eingereicht wird und ein Verkaufsauftrag auf dessen Grundlage erstellt wird, wird die Angebotsnummer im Verkaufsauftrag aktualisiert und das Angebot wird archiviert.

Behandlung der gebuchten Verkaufsrechnungen, Debitoren-Zahlungen und Statistiken

Nach der Erfüllung eines Verkaufsauftrags, werden dafür Rechnungen erstellt. Wenn Sie Aufträge fakturieren, können Sie gebuchte Verkaufsrechnung übertragen an Dynamics 365 Sales, wenn Sie das Kontrollkästchen Rechnung erstellen in Dynamics 365 Sales auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnungen auswählen. Gebuchte Rechnungen werden an Dynamics 365 Sales mit dem Status Fakturiert übertragen.

Sobald Sie die Zahlung des Debitors für die Verkaufsrechnung in Business Central erhalten, wird der Verkaufsrechnungsstatus auf Bezahlt mit dem Statusgrund auf Teilweise festgelegt, wenn teilweise bezahlt oder auf Komplett festgelegt, wenn vollständig bezahlt, wenn Sie die Aktion Kontostatistik aktualisieren auf der Debitorenseite in Business Central auswählen. Die Funktion Kontostatistik aktualisieren aktualisiert auch Werte wie Saldo und Gesamtverkäufe in der Infobox Business Central Kontostatistik in Dynamics 365 Sales. Alternativ können Sie geplante Aufträge (Debitoren-Statistik und POSTEDSALESINV-INV) automatisch für beide Vorgänge im Hintergrund ausführen.

Handhabung von Verkaufspreisen

Hinweis

In Veröffentlichungszyklus 2 von 2020 haben wir optimierte Prozesse zum Einrichten und Verwalten von Preisen und Rabatten veröffentlicht. Wenn Sie ein neuer Kunde mit dieser Version sind, nutzen Sie die neue Erfahrung. Wenn Sie bereits Kunde sind, hängt es davon ab, ob Sie die neue Erfahrung verwenden, ob Ihr Administrator die Funktionsaktualisierung Neues Verkaufspreiserlebnis in Funktionsverwaltung akualisiert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Bevorstehende Funktionen im Voraus aktivieren.

Die Schritte zum Abschluss dieses Prozesses unterscheiden sich, je nachdem, ob Ihr Administrator die neue Preiserfahrung aktiviert hat.

Hinweis

Wenn die Standard-Preissynchronisation bei Ihnen nicht funktioniert, empfehlen wir die angepassten Funktionalitäten der Integration zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen einer Integration mit Microsoft Dataverse.

In der aktuellen Preiserfahrung synchronisiert Business Central Verkaufspreise, die:

  • Für alle Debitoren gelten. Standard-Verkaufspreislisten werden auf der Basis des Preises im Feld Einheitspreis auf der Seite Elementkarte für die Artikel erstellt.

  • Anwenden auf eine bestimmte Debitor-Preisgruppe. Zum Beispiel Verkaufspreise für Ihre Einzel- oder Großhandelskunden. Um Preise auf Basis einer Kundenpreisgruppe zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Koppeln Sie die Elemente, für die Preise durch die Kundenpreisgruppe festgelegt sind.
    2. Auf der Seite Kundenpreisgruppen koppeln Sie die Kundenpreisgruppe, indem Sie Bezogen, dann Dynamics 365 Sales, Kopplung und dann Kopplung einrichten wählen. Die Kopplung erstellt eine aktive Preisliste in Business Central mit dem gleichen Namen wie die Debitor-Preisgruppe in Dynamics 365 Sales und synchronisiert automatisch alle Artikel, für die die Debitor-Preisgruppe den Preis definiert.

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Weitere Informationen

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