Rechnungsfreigabeprüfung

Die Rechnungsfreigabe wird durch die regelbasierte Belegfreigabe gesteuert. Über die Einbindung von gevis ECM in gevis ERP | VEO können zusätzlich automatisierte Workflows für die Fakturafreigabe von eingescannten Verkaufslieferscheinen verwendet werden.

Die Rechnungsfreigabeprüfung steht sowohl für Verkaufsaufträge als auch für Verkaufsreklamationen zur Verfügung. Im Rahmen dieser Prüfung legen Sie fest, wann für eine Artikelzeile eine separate Rechnungsfreigabe erforderlich ist. In diesen Fällen wird die Artikelzeile nicht automatisch aus einem Verkaufsauftrag in die Verkaufsrechnung übernommen. Stattdessen werden bei der Freigabe des Verkaufsauftrags oder bei der Verkaufslieferung Rechnungsfreigabezeilen erstellt, die genehmigt werden müssen, bevor sie in die Verkaufsrechnung übernommen werden können. Bei Verkaufsreklamationen wird die Artikelzeile ebenfalls nicht automatisch in die Verkaufsgutschrift übernommen. Die Rechnungsfreigabezeilen werden erstellt und müssen ebenfalls genehmigt werden.

So richten Sie die Rechnungsfreigabeprüfung ein

Sie können die Rechnungsfreigabeprüfung für die Belegart Auftrag entweder auf Basis des Verkaufsauftrags oder des Verkaufslieferscheins durchführen. Für die Belegart Reklamation basiert die Prüfung immer auf der gebuchten Rücksendung. Um die Rechnungsfreigabe einzurichten, müssen Sie zunächst die regelbasierte Belegfreigabe aktivieren und anschließend eine Belegfreigabegruppe erstellen.

So aktivieren Sie die regelbasierte Belegfreigabe

Um die regelbasierte Belegfreigabe zu aktivieren, gehen Sie vor wie in So aktivieren Sie eine regelbasierte Belegfreigabe beschrieben.

So erstellen Sie eine regelbasierte Belegfreigabegruppe für die Rechnungsfreigabeprüfung

  1. Um eine regelbasierte Belegfreigabegruppe für die Rechnungsfreigabeprüfung zu erstellen, gehen Sie vor wie in So erstellen Sie eine regelbasierte Belegfreigabegruppe beschrieben.

  2. Wählen Sie optional im Feld Belegart die Option Auftrag/Bestellung aus, wenn Sie eine Rechnungsfreigabeprüfung für Verkaufsaufträge einrichten möchten.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die weitere Einrichtung:

    • Bereich: Verkauf
    • Belegart: Auftrag/Bestellung
    • Aktion bei Erfüllung aller Regeln: Keine (voreingestellt)
    • Aktion bei Widerspruch: Meldung (empfohlen)
    • Rechnungsfreigabeprüfung: Fehlgeschlagene Prüfungen
    • Prüfungen zu einer Freigabezeile zusammenführen: Wenn Sie den Schalter aktivieren und im Feld Basis Rechnungsfreigabeprüfung die Option Auftrag auswählen, werden fehlerhafte Freigabezeilen zusammengeführt. Wenn Sie bei aktiviertem Schalter im Feld Basis Rechnungsfreigabeprüfung die Option Lieferschein auswählen, werden fehlerhafte oder erfolgreiche Freigabezeilen zusammengeführt.
    • Basis Rechnungsfreigabeprüfung: Auftrag oder Lieferschein
    • Inklusive aller Lieferungen: Aktivieren Sie optional den Schalter, um alle Lieferungen in die Rechnungsfreigabe zu übernehmen, auch wenn keine Prüfungsbedingung zutrifft. Der Schalter kann nur aktiviert werden, wenn im Feld Basis Rechnungsfreigabeprüfung die Option Lieferschein ausgewählt wurde.
    • Fakturafreigabe aus Lieferschein berücksichtigen: Aktivieren Sie optional den Schalter, damit nur Verkaufslieferscheine die Rechnungsfreigabeprüfung durchlaufen, die in der gebuchten Verkaufslieferung im Inforegister Allgemein den Schalter Fakturafreigabe aktiviert haben. Der Schalter kann nur aktiviert werden, wenn im Feld Basis Rechnungsfreigabeprüfung die Option Lieferschein ausgewählt wurde.

  3. Wählen Sie optional im Feld Belegart die Option Reklamation aus, wenn Sie eine Rechnungsfreigabeprüfung für Verkaufsreklamationen einrichten möchten.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die weitere Einrichtung:

    • Bereich: Verkauf
    • Belegart: Reklamation
    • Aktion bei Erfüllung aller Regeln: Keine (voreingestellt)
    • Aktion bei Widerspruch: Meldung (empfohlen)
    • Rechnungsfreigabeprüfung: Fehlgeschlagene Prüfungen
    • Prüfungen zu einer Freigabezeile zusammenführen: Wenn Sie den Schalter aktivieren, werden fehlerhafte oder erfolgreiche Freigabezeilen zusammengeführt.
    • Basis Rechnungsfreigabeprüfung: Lieferschein (voreingestellt)
    • Inklusive aller Lieferungen: Aktivieren Sie optional den Schalter, um alle Rücksendungen in die Rechnungsfreigabe zu übernehmen, auch wenn keine Prüfungsbedingung zutrifft.

So richten Sie den Workflow für die Fakturafreigabe ein

Sobald ein Verkaufslieferschein in gevis ECM eingescannt wird, werden die relevanten Informationen in gevis ERP | VEO übernommen. Ein Workflow wird ausgelöst, der die Fakturafreigabe des Verkaufslieferscheins steuert. Dabei wird der Fakturafreigabegrund gesetzt und an die Korrekturlieferscheine weitergegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows.

Um die Workflow-Erweiterung zu aktivieren und die Fakturafreigabe zu erstellen, gehen Sie vor wie in Workflows einrichten beschrieben.

Hinweis

Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

  • Wenn Ereignis: Setzt die Fakturafreigabe und den Fakturafreigabegrund im zugrundeliegenden Verkaufslieferschein
  • Dann Antwort: Führe eine Fakturafreigabe auf Lieferscheinbasis durch.
    • Fakturafreigabegrund: Wählen Sie einen Datensatz aus oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen.
    • Fakturafreigabe an Korrekturlieferscheine weitergeben: Aktivieren Sie optional den Schalter, wenn Sie die Fakturafreigabe und den Fakturafreigabegrund an alle Korrekturlieferscheine weitergeben möchten.
    • Link an Korrekturlieferscheine weitergeben: Aktivieren Sie optional den Schalter, wenn Sie den zuletzt erstellten Datensatz-Link (zum Beispiel Referenzinformationen) der zugehörigen Verkaufslieferung an alle Korrekturlieferscheine weitergeben möchten.

So richten Sie einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Aktualisierung von Rechnungsfreigabezeilen ein

Je nach Basis der Rechnungsfreigabeprüfung werden freigegebene Verkaufsaufträge oder gebuchte Verkaufslieferungen erneut geprüft. Diese Prüfung erfolgt durch die regelbasierte Belegfreigabe. Rechnungsfreigabezeilen werden dabei durch einen Aufgabenwarteschlangenposten aktualisiert. Auch gebuchte Rücksendungen können geprüft werden, wenn Sie die Reklamation für die Rechnungsfreigabe eingerichtet haben.

  1. Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Aktualisierung von Rechnungsfreigabezeilen zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

    Hinweis

    Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

    • Art des auszuführenden Objekts: Bericht
    • ID des auszuführenden Objekts: 5560912 (Rechnungsfreigabezeilen aktualisieren)
  2. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Aufgabenwarteschlange > Berichtsanfrageseite.
  3. Klicken Sie optional im Inforegister Optionen in das Feld Belegart und wählen Sie eine Option aus, um festzulegen, welche Belegarten aktualisiert werden sollen.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

So prüfen und geben Sie vorhandene Rechnungsfreigabezeilen frei

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Rechnungsfreigabezeilen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.

  2. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Belegzeilen Filter, wenn Sie die Ergebnisse der Rechnungsfreigabezeilen eingrenzen möchten:

    • Klicken Sie im Inforegister Filter: Rechnungsfreigabezeile auf die Schaltfläche Filter... und wählen Sie über die Drop-Down-Liste Verfügbare Felder die Felder (zum Beispiel Belegnr.) aus.
    • Geben Sie die Werte in die neu hinzugefügten Felder ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
    Hinweis

    Alternativ klicken im Menüband auf die Schaltfläche Schnellsuche anzeigen, um das Feld Schnellsuche einzublenden. Mit der Schnellsuche können Sie die Felder Rech. an Nr., Rech. an Name, Belegnr. und Herkunftsbelegnr. durchsuchen. Ändern Sie nach Eingabe eines Suchbegriffs die Filterkriterien, müssen Sie den Suchbegriff erneut eingeben, um die neuen Filterkriterien bei der Suche zu berücksichtigen. Um die Schnellsuche zurückzusetzen, können Sie entweder den Suchbegriff löschen oder auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen klicken. Beim Zurücksetzen der Filter wird der Zustand wiederhergestellt, der beim Öffnen der Seite aktiv war.

  3. Geben Sie optional in den Inforegistern VK-Auftragszeilen und VK-Reklamationszeilen Ihre Werte in die preisrelevanten Felder (Zeilenrabatt %, VK-Preis Ohne MwSt., VK-Preis (PE), DB%) ein, wenn Sie die Rechnungsfreigabezeilen anpassen möchten.

  4. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Freigeben. Die Verkaufsrechnung kann erstellt werden.

So öffnen und prüfen Sie Rechnungsfreigabezeilen in einem freigegebenen Verkaufsauftrag

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Verkaufsaufträge ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie einen freigegebenen Verkaufsauftrag.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Rechnungsfreigabezeilen.
Hinweis

Nachdem ein Verkaufsauftrag zur Verkaufsrechnung gebucht wurde, werden die Auftragszeilen in das Rechnungsfreigabezeilenarchiv hinzugefügt. Öffnen Sie dieses Archiv über eine gebuchte Verkaufsrechnung:
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Rechnungsfreigabezeilenarchiv.

So öffnen und prüfen Sie Rechnungsfreigabezeilen in der Verkaufsreklamation

  1. Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe , geben Sie im Suchfeld Verkaufsreklamationen ein und klicken Sie auf das übereinstimmende Suchergebnis.
  2. Öffnen Sie eine freigegebene Verkaufsreklamation.
  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Rechnungsfreigabezeilen.
Hinweis

Nachdem eine Verkaufsreklamation zur Verkaufsgutschrift gebucht wurde, werden die Reklamationszeilen in das Rechnungsfreigabezeilenarchiv hinzugefügt. Öffnen Sie dieses Archiv über eine gebuchte Verkaufsgutschrift:
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Rechnungsfreigabezeilenarchiv.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Regelbasierte Belegfreigabe
Workflows
Workflows einrichten