Import von Dateilisten

Im Änderungsdashboard importieren Sie Dateilisten als Rohdaten, die durch Transformationsregeln angepasst und in gevis ERP | VEO eingefügt werden. Die Daten werden beim Import auf Duplikate geprüft und aktualisiert.

Sie können beim Bearbeiten eines Imports zwischen zwei Ansichten wechseln:

  • Importkarte
  • Baumansicht

In beiden Ansichten haben Sie die Möglichkeit, importierte Daten zu korrigieren und den Vorgang abzuschließen.

Hinweis

Sollte in der Import Einrichtung die Aktion Import, Prüfung und Übernahme ausgewählt worden sein, werden die Daten nach dem Import automatisch geprüft und ins System übernommen. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungsdashboard einrichten.

So importieren Sie Rohdaten

  1. Klicken Sie im Menüband Mandanten auf die Schaltfläche Stammdatenmanagement > Listen > Stammdaten - Import Vorgänge.
  2. Klicken Sie im Menüband der Seite Stammdaten - Import Vorgänge auf die Schaltfläche Importieren.
  3. Markieren Sie eine Import Einrichtung und bestätigen Sie mit OK. Die Rohdaten werden importiert.
  4. Klicken Sie im Dialogfenster Upload auf die Schaltfläche Wählen... und wählen Sie die Datei aus, die importiert werden soll. Ist in der Import Einrichtung im Feld Importdateiname ein Wert hinterlegt, erfolgt der Import automatisch.
Hinweis

Ist der Import abgeschlossen, wird im Feld Status der Wert Datei importiert gesetzt und im Feld Anzahl Importzeilen die Anzahl der importierten Zeilen angezeigt. War der Import nicht erfolgreich ist im Feld Status der Wert Fehler gesetzt.

So öffnen Sie eine Ansicht direkt nach dem Import

Sie haben zwei Möglichkeiten auf der Seite Stammdaten - Import Vorgänge eine Ansicht zu öffnen.

Über das Feld Code:

  • Klicken Sie in das Feld Code und bestätigen Sie im Dialogfenster die Transformation sowie die Prüfung der Daten mit Ja. Die Baumansicht wird geöffnet.
  • klicken Sie in das Feld Code und dann im Dialogfenster auf die Schaltfläche Nein, wenn die Rohdaten noch nicht transformiert und geprüft werden sollen. Die Importkarte wird geöffnet.

Über die Schaltfläche Zugehörig:

  • Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Importübersicht, um die Importkarte zu öffnen.
  • Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Zugehörig > Artikelimportübersicht. Bestätigen Sie im Dialogfenster die Transformation sowie die Prüfung der Daten mit Ja, um die Baumansicht zu öffnen. Kicken Sie im Dialogfenster auf Nein, um die Importkarte zu öffnen.

So schließen Sie den Import in der Importkarte ab

In der Importkarte können Sie sich die importierten Rohdaten in Form von Tabellen anzeigen lassen, einzelne Bearbeitungsschritte nachvollziehen und Fehler-Codes einsehen.

Hinweis

Um die Importkarte zu öffnen, gehen Sie vor wie in So öffnen Sie eine Ansicht direkt nach dem Import oder wie in So wechseln Sie in eine andere Ansicht beschrieben.

So übernehmen Sie Daten in der Importkarte

  1. Öffnen Sie eine Importkarte.

    Hinweis
    • Nach dem Import ist im Inforegister Allgemein im Feld Bearbeitungsfortschritt der Wert 1 gesetzt.
    • Im Feld Anzahl der Rohdaten ist die Anzahl der Importzeilen eingetragen. Wenn Sie auf den Wert des Feldes klicken, können Sie die Rohdaten einsehen.
    • Im Inforegister Importierte Artikeldaten ist in allen Feldern der Wert 0 gesetzt.

  2. Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Aktionen > Transformieren, um das Datenmapping anzuwenden.

    Hinweis
    • Nach dem Mapping ist im Inforegister Allgemein im Feld Bearbeitungsfortschritt der Wert 2 gesetzt.
    • Im Inforegister Importierte Artikeldaten sind nun in allen Feldern Werte gesetzt für die Anzahl der gemappten Importzeilen.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Feldänderungen prüfen. Noch nicht gemappte Zeilen werden gemappt und aktualisiert. Es werden nur noch Änderungen und komplett neue Zeilen berücksichtigt, sodass sich die Werte in den Feldern des Inforegisters Importierte Artikeldaten ändern können.

    Hinweis

    Im Inforegister Allgemein wird Ihnen im Feld Bearbeitungsfortschritt die Anzahl der Bearbeitungsschritte angezeigt, die bisher gestartet wurden. Klicken Sie in das Feld, um die Seite Änderungsdashboard - Import Tasks zu öffnen:

    • Im Feld Aktion können Sie sehen, welche Bearbeitungsschritte bisher ausgeführt wurden. Es kann dort der Wert Datei importiert, Daten geprüft oder Daten transformiert gesetzt sein.
    • Im Feld Status ist der Wert Fertig gesetzt für erfolgreich abgeschlossene Bearbeitungsschritte. War ein Bearbeitungsschritt nicht erfolgreich, ist dort der Wert Fehler gesetzt und zusätzlich wird im Feld Fehlermeldung ein Fehler-Code angezeigt.
  4. Klicken Sie im Inforegister Importierte Artikeldaten in ein Feld, um das Ergebnis der Prüfung zu sehen. Auf der Seite Änderungsdashboard - Artikelimporte sind jetzt für jeden Artikel zwei Zeilen angelegt. Im Feld Änderungsart ist in der ersten Zeile der Wert Geändert und in der zweiten Zeile der Wert Aktuell im System gesetzt. Werte, die aktualisiert und geändert wurden, erkennen Sie an der roten Schriftfarbe.

  5. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Artikeldaten übernehmen. Alle Daten werden in die Tabellen von gevis ERP | VEO übernommen.

    Hinweis

    Im Inforegister Importierte Artikeldaten wird in den Feldern der Wert 0 gesetzt. Dort, wo der Wert nicht auf 0 gesetzt wurde, konnte die Übernahme nicht abgeschlossen werden. Zum Beispiel, wenn bei neuen Artikeln der passende Kreditor noch nicht angelegt ist.

So korrigieren und selektieren Sie Daten für die Übernahme in der Importkarte

  1. Klicken Sie im Inforegister Importierte Artikeldaten in ein Feld, um die Seite Änderungsdashboard - Artikelimporte zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Filter , um den Filterbereich einzublenden.
  3. Klicken Sie unter Liste filtern nach auf die Schaltfläche Filter… und wählen Sie über die Drop-Down-Liste Sichtbare Felder, welches Feld dem Filter hinzugefügt werden soll. Wählen Sie die Option Änderungsart aus und setzen Sie einen Haken für Neu.
  4. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Liste bearbeiten.
  5. Klicken Sie in ein Feld und korrigieren Sie den Wert des Feldes.
Hinweis
  • Sie können auf der Seite Änderungsdashboard - Artikelimporte bestimmte Daten für die Übernahme auswählen. Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Selektierte erstellen/aktualisieren.
  • Sie haben auch die Möglichkeit, eine allgemeine Feldvoreinstellung für eine bestimmte Datenzeile zu ändern. Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Alle (de-)selektieren.

So schließen Sie den Import in der Baumansicht ab

Wenn Sie die wichtigsten Informationen für eine größere Menge an importierten Artikeln prüfen, vergleichen oder korrigieren wollen, hilft Ihnen die Ansicht mit der Baumstruktur, den Überblick zu bewahren.

Hinweis

Die Baumstruktur können Sie erst öffnen, wenn die Daten nach dem Mapping sowohl transformiert als auch geprüft wurden. Um die Baumansicht zu öffnen, gehen Sie vor wie in So öffnen Sie eine Ansicht direkt nach dem Import oder wie in So wechseln Sie in eine andere Ansicht beschrieben.

In der Baumansicht sind die Daten eines Artikels nicht in mehreren Tabellen aufgelistet. Sie werden dem Artikel in einer Baumstruktur zugeordnet:

  • In der ersten Ebene wird der Artikellieferant oder die Artikelkategorie angezeigt.
  • Auf der Ebene darunter wird unterschieden, ob es sich um geänderte oder neue Artikel handelt.
  • In der Ebene darunter sind die Artikel gelistet.
  • Für jeden geänderten und jeden neuen Artikel werden jeweils in der Ebene darunter die dazugehörigen Daten (zum Beispiel Einkaufspreis) angezeigt.

So richten Sie die Felder für die Baumansicht ein

Die Baumstruktur ist übersichtlich aufgebaut. Standardmäßig wird nur eine bestimmte Anzahl an Feldern angezeigt: Beschreibung, Beschreibung 2, Beschreibung 3, Verkaufspreis und Einkaufspreis. Sie können diese Einrichtung ändern und bei Bedarf weitere Felder hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Menüband Mandanten auf die Schaltfläche Stammdatenmanagement > Verwaltung > Stammdaten - Import Ansicht Einrichtung.
  2. Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Struktur und wählen Sie eine Option aus: Artikellieferant oder Artikelkategorie.
  3. Wählen Sie im Inforegister Ansicht Tabellen und Felder aus, welche Felder in der Baumstruktur dargestellt werden sollen.
  4. Klicken Sie optional in das Feld Schwellenwert % und geben Sie einen Wert ein (zum Beispiel für das Netto Gewicht eines Artikels). Der Schwellenwert (min. 0,01 %) gibt an, wann ein Wert in einem von Ihnen zuvor definierten Feld farbig (rot) dargestellt werden soll.

So erweitern oder reduzieren Sie die Ansicht der Baumstruktur

Sie entscheiden, in welcher Detailtiefe die zugehörigen Daten gezeigt werden sollen:

  • Wenn Sie die Ebene eines Artikellieferanten markieren und im Menüband auf die Schaltfläche Weitere Felder anzeigen klicken, werden alle Felder zu diesem Artikellieferanten angezeigt.

  • Wenn Sie einen Artikel markieren und im Menüband auf die Schaltfläche Weitere Felder anzeigen klicken, werden alle untergeordneten Daten zu diesem Artikel angezeigt (zum Beispiel Artikelrabattgruppe oder Netto Gewicht).

  • Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die importierten Daten anhand ihrer prozentualen Änderung zu durchsuchen. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Drop-Down der Schaltfläche Suche und dann auf die Schaltfläche Suche prozentuale Änderung. So können Sie zum Beispiel die prozentuale Änderung für den Einkaufspreis anzeigen lassen.

  • Sie können für die Ansicht auch Filter setzen und nach einem Wert in den Feldern Alter Wert und Neuer Wert suchen.

    Hier am Beispiel für die Werte Artikel und Beschreibung:

    1. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Suche.
    2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü neben dem Feld Tabelle, markieren Sie den Wert Artikel und bestätigen Sie mit OK.
    3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü im Feld Feld, markieren Sie den Wert Beschreibung und bestätigen Sie mit OK.

    4. Bestätigen Sie die Einrichtung der Suche mit OK.
      Sie sehen jetzt in der Baumstruktur für jeden Artikel im Feld Neuer Wert die neu importierte Beschreibung.

      Hinweis

      Die Filterung für die Suche können Sie wieder zurücksetzen. Klicken Sie hierfür im Menüband auf das Symbol Drop-Down der Schaltfläche Suche und dann auf die Schaltfläche Suche löschen.

So korrigieren Sie Daten in der Baumansicht

Angezeigt werden nur Artikeldaten, die noch nicht importiert wurden sowie alle Änderungen für bereits in gevis ERP | VEO vorhandene Artikel. Welche geänderten oder neuen Werte importiert wurden, erkennen Sie, wenn Sie die Einträge in den Feldern Alter Wert und Neuer Wert vergleichen. Sie können zum Beispiel die Beschreibung für einen importierten Artikel korrigieren, indem Sie in das Feld Neuer Wert klicken und die Korrektur für den importierten Wert vornehmen. Korrekturen können rückgängig und der Ursprung der Rohdaten wieder hergestellt werden, ohne erneut importieren zu müssen.

Hinweis

Mit der Schaltfläche Aktionen > Transformieren setzen Sie ALLE Änderungen für ALLE Artikel im Feld Neuer Wert zurück.

So übernehmen Sie Daten in der Baumansicht

In der Baumansicht sehen Sie an den Haken im Feld Feld verwenden, welche Felder für die automatische Vorselektion voreingestellt sind. Wenn Sie für einen Artikel im Feld Artikel übernehmen einen Haken setzen, bestätigen Sie final, dass der Inhalt aller vorselektierten Felder für diesen Artikel übernommen wird. Für beide Felder gilt, dass beim Markieren eines übergeordneten Datensatzes alle darunterliegenden Daten ausgewählt werden.
Allerdings müssen nicht alle Artikel auf einmal übernommen werden:

  • Setzen Sie im Feld Artikel übernehmen einen Haken für die Ebene Geändert, wenn alle geänderten Artikeldaten übernommen werden sollen.
  • Setzen Sie alternativ oder zusätzlich im Feld Artikel Übernehmen einen Haken für die Ebene Neu, wenn alle neuen Artikeldaten importiert werden sollen.
  • Wenn Sie feststellen, dass für einen Artikel zum Beispiel beim Einkaufspreis noch Erklärungsbedarf besteht, können Sie den ganzen Artikel oder zunächst nur den Einkaufspreis von der Übernahme ausschließen. Entfernen Sie im Feld Feld verwenden den Haken.

Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Ausgewählte Artikeldaten übernehmen. Die importierten Daten werden übernommen und nicht mehr in der Baumstruktur angezeigt.

So wechseln Sie in eine andere Ansicht

  • Klicken Sie im Menüband der Baumansicht auf die Schaltfläche Zugehörig > Importübersicht, wenn Sie zur Importkarte wechseln wollen.
  • Klicken Sie im Menüband der Importkarte auf die Schaltfläche Artikelimportübersicht, wenn Sie in die Baumansicht wechseln wollen.

So sehen Sie den Status des Importvorgangs ein

  1. Klicken Sie im Menüband Mandanten auf die Schaltfläche Stammdatenmanagement > Listen > Stammdaten - Import Vorgänge.
  2. Im Feld Status finden Sie den aktuellen Status der Importverarbeitung: Datei importiert, Datei transformiert, Datei geprüft, Daten übernommen oder Daten teilweise übernommen.

Siehe auch

Änderungsdashboard einrichten