Sequenz von Workflow-Benutzenden einrichten

Bevor Sie Genehmigungsworkflows erstellen können, müssen Sie die Benutzenden, die Anforderungen übermitteln können, und die Genehmigenden einrichten. Beispielsweise können Sie festlegen, wer eine Benachrichtigung erhält, um auf einen Workflowschritt zu reagieren. Sie richten Teilnehmer an Genehmigungsworkflows auf der Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung ein. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsbenutzer einrichten.

Sie können auf der Seite Workflow-Benutzergruppen angeben, wo ein Teilnehmer an einem Genehmigungsworkflow beteiligt ist, indem Sie im Feld Sequenznummer eine Zahl eingeben Feld Sie können beispielsweise festlegen, dass Benutzer in einer sequenziellen Reihenfolge interagieren, beispielsweise in einer Genehmigerkette. Sie können auch eine flache Liste von Genehmigern angeben, indem Sie dieselbe Nummer eingeben. Im letzteren Fall muss nur einer der Genehmiger eine Anforderung genehmigen.

Wenn Sie Benutzer für Genehmigungsworkflows einrichten, ist es wichtig, dass derselbe Benutzer nicht sowohl Anforderer als auch Genehmiger in einer Workflow-Benutzergruppe ist. Wenn ein Benutzer sowohl Anforderer als auch Genehmiger ist, funktionieren Genehmigungen für ihn wie folgt:

  • Seine Anforderungen werden immer automatisch genehmigt.
  • Wenn es mehrere Genehmiger gibt, können nur die Genehmiger mit einer höheren Sequenznummer in der Workflow-Benutzergruppe den Status einer Anforderung in „Genehmigt“ ändern. Genehmiger mit einer niedrigeren Sequenznummer können Anforderung genehmigen, ihre Genehmigungen haben jedoch keinen Einfluss auf den Status einer Anforderung.

So richten Sie eine Workflow-Benutzergruppe ein

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet Symbol. Geben Sie Workflow-Benutzergruppen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie die Aktion Neu. Die Seite Workflow-Genehmigungsgruppe öffnet sich.
  3. Geben Sie im Feld Code maximal 20 Zeichen ein, um den Workflow zu identifizieren.
  4. Beschreiben Sie den Workflow im Feld Beschreibung.

  5. Füllen Sie im Inforegister Mitglieder der Workflowbenutzergruppe die Felder in der ersten Zeile gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Beschreibung
    Benutzername Geben Sie den Benutzenden an, der an einem Workflow mitwirkt.

    Der Benutzer muss auf der Seite Benutzereinrichtung enthalten sein. Weitere Informationen erhalten Sie unter Berechtigungen an Benutzer und Gruppen zuweisen.
    Reihenfolge Geben Sie die Reihenfolge an, in der Workflowbenutzer im Verhältnis zu anderen Benutzern in einen Workflow eingebunden werden. Mit diesem Feld können Sie beispielsweise angeben, wann ein Benutzer relativ zu anderen Genehmigern genehmigen kann, indem Sie die Option Workflow-Benutzergruppe im Feld Genehmigungsart der entsprechenden Workflowreaktion verwenden.
    Hinweis

    Normalerweise sind die Sequenznummern für Benutzende in einer Workflowbenutzergruppe fortlaufend. Allerdings können mehrere Benutzende die gleiche Sequenznummer haben. In diesem Fall muss nur einer der Benutzenden eine Anforderung genehmigen, bevor der Workflow mit dem nächsten Schritt fortfährt. Wenn beispielsweise Benutzende A und B die Nummer 2 in der Sequenz sind, geht der Workflow zu Schritt 3 über, wenn entweder Benutzender A oder B die Anforderung genehmigt.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Workflowbenutzer zur Workflowbenutzergruppe hinzuzufügen.

Siehe auch

Genehmigungsbenutzer einrichten
Genehmigungsworkflows einrichten
Artikelgenehmigungsworkflow verwenden
Beispielhafte Vorgehensweise: Einrichten und Verwenden eines Workflows zur Genehmigung von Käufen
Workflow

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