Exemplarische Vorgehensweise: Datenexport für eine digitale Prüfung in der deutschen Version

Sie können Geschäftsdaten für Überwachungszwecke exportieren. Die Einrichtung des Datenexportes unterscheidet sich von anderen Unternehmen und Sie sollten Ihren Steuerberater und den Steuerprüfer um Rat fragen. In der folgenden exemplarischen Vorgehensweise wird der durchgängige Prozess beschrieben, dies ist jedoch nur ein Beispiel.

Die Beispielimplementierung illustriert ein Szenario, in dem die Prüfenden Sie auffordern, Daten aus der Finanzbuchhaltung zu exportieren, und Informationen über Ihre Debitoren und Kreditoren bereitzustellen. Dies ist kein Beispiel, das auf tatsächlichen Anforderungen von Steuerprüfern basiert, aber es dient zur Veranschaulichung, wie Sie Daten entsprechend dem Prozess für Datenzugriff und Testbarkeit von digitalen Dokumenten (GoBD/GDPdU) in Business Central exportieren.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

  • Einrichten von Anforderungen für den Datenexport.
  • Einrichten von Quellen für den Datenexport.
  • Exportieren von Daten für die Steuerprüfer.

Voraussetzungen

Um diese exemplarische Vorgehensweise durchzuführen, benötigen Sie Folgendes:

  • Die deutsche Version von Business Central mit dem Demounternehmen CRONUS AG.
  • Die .DTD-Datei, die gemäß GDPdU erforderlich ist. In diesem Szenario gdpdu-01-08-2002.dtd.

Hintergrund

Cassie, eine Buchhalterin bei der CRONUS AG, wurde vom Steuerprüfer des Unternehmens benachrichtigt, dass dieser eine Liste der Einkaufs- und Verkaufstransaktionen im ersten Quartal des Kalenderjahres 2013 einsehen möchte. Cassie kennt die Art der Finanzdaten, die der Prüfer möchte, braucht aber Hilfe von Sean, um den Export einzurichten.

Sean ist ein Hauptbenutzer der CRONUS AG und weiß, wie die Daten technisch mit Tabellen und Feldern eingerichtet werden. Daher unterstützt Sean normalerweise Cassie, die Datenexporte für die Prüfer einzurichten. Von anderen Datenexporten weiß Sean, dass das Tool, das die Prüfer verwenden, einige Anforderungen hat, was die exportierten Dateien enthalten müssen, aber er braucht die Hilfe von Cassie, um genau festzulegen, welche Daten benötigt werden.

Die Anforderungen festlegen

Cassis richtet die anforderungen für den Datenexport ein. Die Prüfenden haben um Einsicht in Transaktionen mit Debitoren und Kreditoren gebeten. Daher weiß Cassie, dass Daten aus der Debitoren-, Kreditoren- und der Finanzbuchhaltung benötigt werden.

Einrichten von Anforderungen für den Datenexport

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Datenexport ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie die Aktion Neu.

  3. Füllen Sie auf der Seite Datenexporte die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Code Der eindeutige Identifikationscode für den Datenexport AUDIT-Q113.
    Beschreibung Die Beschreibung für den Datenexport, Datenexport für Q1 von CY 2013.

    Der eindeutige Identifikationscode AUDIT-Q113 ist ein Container für den Datenexport

    Als Nächstes fügt Cassie Beschreibungen der Art der Daten hinzu, die im Export enthalten sein müssen.

  4. Wählen Sie auf der Seite Datenexport in der Gruppe Start die Option Definitionen aufzeigen aus.

  5. Auf der Seite Datenexport - Datensatzdefinitionen wählen Sie das Feld Datensatzcode, und wählen Sie dann in dem Fenster, das erscheint Neu aus.

  6. Füllen Sie auf der Seite Datenexport - Berichtsarten die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Code Enthält den Code für die Art des Geschäfts GLCUSTVEND.
    Beschreibung Die Beschreibung für den Datensatztyp, Sach-, Debitor-. verkaufen.

  7. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  8. Füllen Sie auf der Seite Datenexport - Berichtsdefinitonen die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Datensatzcode Hier wird der Datensatzcode ausgewählt GLCUSTVEND.
    Beschreibung Die Beschreibung für den Datensatztyp wird automatisch hinzugefügt, aber Sie können dieses auf Finanzbuchhaltung, Debitoren und Kreditoren ändern.
    Exportpfad Legen Sie den Pfad fest, in dem die exportierten Dateien gespeichert werden.

    In diesem Szenario C:Exporte.

    Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wählen Sie die Schaltfläche Ja, um sie zu erstellen.

Danach legt Cassie die Quelle für die zu exportierenden Daten fest. Cassie weiß von früheren Exporten, dass Daten aus den folgenden Tabellen benötigt werden:

  • Sachkonto
  • Debitor
  • Kreditor

Um Anforderungen für die Quelle für den Datenexport festzulegen

  1. Wählen Sie auf der Seite Datenexport-Definitionen aufzeichnen in der Gruppe Start die Option Quelle aufzeigen aus.

  2. Im Datenexport - Datensatzherkunft auf der Seite Tabellennr. Feld geben Sie 15 ein.

    Der Name der untergeordneten Tabelle wird automatisch im Feld Tabellenname mit dem Finanzbuchhaltungskonto aktualisiert.

  3. Im Bereich Notizen wählen Sie den Link aus, und geben Sie dann den folgenden Text ein:

    Ich benötige Posten, die die betroffenen Konten, das Buchungsdatum, den Saldo und die Bewegung anzeigen.

  4. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte, um die Tabellen 18, Debitor und 23 Kreditor der Datenexport Datensatzquelle hinzuzufügen.

    Für diese Tabellen bittet Cassie um Daten für alle Debitoren und Kreditoren sowie um ausführliche Informationen zu jeder Transaktion basierend auf den Debitorenposten und den Kreditorenposten. Cassie bittet auch um die Bewegungen am Anfang des Zeitraums, während des Zeitraums und nach dem Zeitraum, für den der Datenexport bestimmt ist.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Cassie hat die Art der benötigten Daten beschrieben und bittet Sean um Hilfe beim Einrichten des Datenexports.

Einrichten von Quellen für den Datenexport

Cassie und Sean haben über die Anforderungen gesprochen. Cassie hat die Bemerkungen für die ersten drei Tabellen in den Datensatzquellen erklärt. Am nächsten Tag kann Sean die Einrichtung der Quelle für den Datenexport abschließen.

Zuerst fügt Stephan die erforderliche .dtd-Datei der Datensatzdefinition des Datenexports hinzu.

So fügen Sie eine .dtd-Datei einer zugehörigen Berichtsdefinirion hinzu

  1. Auf der Seite Datenexporte wählen Sie den Datenexport AUDIT-Q113 und wählen die Aktion Datensatzdefinitionen.
  2. Auf der Seite Datenexport - Datensatzdefinitionen wählen Sie die Zeile, in der das Feld Datenexport - Datensatz-Typcode auf GLCUSTVEND gesetzt ist und wählen dann Importieren aus.
  3. Wählen Sie auf der Seite Importieren die DTD-Datei aus, die den Workflow enthält, und wählen Sie dann die Schaltfläche Öffnen.

Als Nächstes fügt Sean die Tabelle Sachkontoeintrag hinzu und fügt dann Felder aus der Tabelle und der Tabelle Sachkonto hinzu.

Um die Sachkontotabelle der Datenexportherkunft hinzuzufügen

  1. auf der Seite Datenexport - Datensatzdefinitionen wählen Sie die Zeile, in der das Feld Datenexport - Datensatz-Typcode auf GLCUSTVEND gesetzt ist und wählen dann Datenquelle aufzeichnen aus.
  2. auf der Seite Datenexport - Datensatzherkunft wählen Sie die Zeile unter der Zeile für die Tabelle Sachkonto und wählen dann die Aktion Neu aus.

  3. In der Tabellennummer Feld geben Sie 17 ein.

    Der Name der untergeordneten Tabelle wird automatisch im Feld Tabellenname mit dem Finanzbuchhaltungskonto aktualisiert.

  4. Wählen Sie die Aktion Einrücken aus.

    Dieses rückt die Tabelle Sachposten unter der Tabelle Sachkonto ein. Als Nächstes fügt Stephan eine Tabellenbeziehung zwischen den beiden Tabellen hinzu.

  5. Wählen Sie die Aktion Beziehung aus.

  6. Füllen Sie auf der Seite Datenexport - Berichtsarten die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Von Feldnr. Enthält die Nummer des Feld in der übergeordneten Tabelle. In diesem Szenario wird das Feld Nummer auf der Tabelle Sachkonto erstellt.
    Zu Feldnr. Enthält die Nummer des Feld in der übergeordneten Tabelle. In diesem Szenario das Feld Sachkontonr. der Tabelle Sachposten.

  7. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

So fügen Sie Felder aus den Sachkonten und Sachpostentabellen der Datenexport-Datensatzquelle hinzu.

  1. Auf der Seite Datenexport - Datensatzherkunft wählen Sie die Zeile unter der Zeile für die Tabelle Sachkonto und wählen dann die Aktion Hinzufügen aus.

  2. Füllen Sie die relevanten Felder aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

    Feldnummer Name des Felds
    1 Nr.
    2 Name
    4 Kontoart.
    31 Saldo bis Datum
    32 Bewegung

  3. Auf der Seite Datenexport - Datensatzherkunft wählen Sie die Zeile unter der Zeile für die Tabelle Sachkonto und dann auf der Registerkarte Felder wählen Sie Hinzufügen aus.

  4. Füllen Sie die relevanten Felder aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

    Feldnummer Name des Felds
    4 Buchungsdatum
    5 Belegart
    17 Betrag

Sean hat das Feld Buchungsdatum aus der Tabelle Sachposten hinzugefügt, da Cassie die Daten anhand dem Buchungsdatum gefiltert benötigt. Jetzt verwendet Sean das Feld, um es in der Tabelle Sachposten anzugeben, das verwendet wird, um den Zeitraum für den Datenexport zu berechnen.

Um einen Periodenfilter einer Tabelle in einer Datenexportquelle hinzuzufügen

  1. Auf der Seite Datenexport - Datensatzherkunft wählen Sie die Zeile unter der Zeile für die Tabelle Sachkonto und dann auf der Registerkarte Felder wählen Sie Periodenfeld-Nr. aus.

  2. Auf der Seite Datenexport Felderübersicht wählen Sie das Feld Buchungsdatum, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

    Die Seite Datenexport-Felderübersicht wird gefiltert, um nur die Datumsfelder anzuzeigen.

Das bedeutet, dass, wenn Cassie die Daten exportiert und das Startdatum und Enddatum der Periode angibt, welche die Prüfenden möchten, der Export Posten enthält, in denen das Feld Buchungsdatum zwischen dem festgelegten Startdatum und Enddatum ist.

Als Nächstes fügt Stephan die Tabellen Debitor und Kreditor hinzu.

Um die Kundentabelle hinzuzufügen

  1. Füllen Sie auf der Seite Datenexport - Berichtsquelle die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Tabellennr. 18
    Tabellenname exportieren Debitor
    Exportdateiname Customer.txt

  2. Im Bereich Felder in der Symbolleiste, wählen Sie Hinzufügen aus.

  3. Füllen Sie die relevanten Felder aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

    Feldnummer Name des Felds
    1 Nr.
    2 Name
    21 Debitorenbuchungsgruppe
    59 Saldo (MW)
    61 Bewegung (MW)

  4. Wiederholen Sie die vorherigen zwei Schritte, um das Feld Saldo (MW) erneut hinzuzufügen.

  5. Wählen Sie die Zeile für die erste Instanz des Felds Saldo (MW), und dann im Feld Behandlung von Datumsfiltern wählen Sie Startdatum aus.
  6. Wählen Sie die Zeile für die erste Instanz des Felds Saldo (MW), und dann im Feld Behandlung von Datumsfiltern wählen Sie Startdatum aus.

  7. Wählen Sie die Zeile für die erste Instanz des Felds Nettoveränderung (LCY), und dann im Feld Behandlung von Datumsfiltern wählen Sie Startdatum...Enddatum aus.

    In der folgenden Tabelle werden die Feldwerte für die Felder in der Tabelle Debitor.

    Feldnr. Feldname Feldeigenschaft Behandlung von Datumsfiltern Feldnamen exportieren
    1 Nr. Normal Nein
    2 Name Normal Name
    21 Debitorenbuchungsgruppe Normal Debitorenbuchungsgruppe
    59 Saldo (MW) FlowField ..Startdatum StartBalanceLCY
    59 Saldo (MW) FlowField ..Enddatum EndBalanceLCY
    61 Bewegung (MW) FlowField Anfangsdatum..Enddatum NetChangeLCYPeriod
    Tipp

    Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, wählen Sie ein Feld, und dann in der Symbolleiste wählen Sie Nach oben oder Nach unten aus.

Stephan hat die Tabelle Debitor der Datenexportquelle hinzugefügt. Nun fügt er die Tabelle Kreditor hinzu.

Um die Kundentabelle hinzuzufügen

  1. Füllen Sie auf der Seite Datenexport - Berichtsquelle die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Tabellennr. 23
    Tabellenname exportieren Kreditor
    Exportdateiname Vendor.txt

  2. Befolgen Sie die Schritte der vorangehenden Vorgehensweise, um Felder aus der Tabelle Kreditor der Datenexportquelle hinzuzufügen.

    In der folgenden Tabelle werden die Feldwerte für die Felder in der Tabelle Debitor beschrieben.

    Feldnr. Feldname Feldeigenschaft Behandlung von Datumsfiltern Feldnamen exportieren
    1 Nr. Normal Nein
    2 Name Normal Name
    21 Kreditorenbuchungsgruppe Normal Kreditorenbuchungsgruppe
    59 Saldo (MW) FlowField ..Startdatum StartBalanceLCY
    59 Saldo (MW) FlowField ..Enddatum EndBalanceLCY
    61 Bewegung (MW) FlowField Anfangsdatum..Enddatum NetChangeLCYPeriod

Sean schließet die Einrichtung fast ab, möchte jedoch überprüfen, ob die Datenexportquelle die technischen Anforderungen des Prüftools erfüllt.

Um die Datenexportquelle zu überprüfen

Wählen Sie die Aktion Überprüfen aus.

Sean schließt nun die Einrichtung des Datenexports basierend auf den Anforderungen von Cassie ab. Sean benachrichtigt Casse, sodass mit dem Exportieren von Daten für die Steuerprüfer begonnen werden kann.

Exportieren von Daten für die Steuerprüfer.

Cassie möchte Daten exportieren, die anschließend den Steuerprüfern gesendet werden können.

Daten exportieren

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Geschäftsdaten exportieren ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

  2. Füllen Sie auf der Seite Geschäftsdaten exportieren im Inforegister Optionen die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Startdatum Das Startdatum. Schritte in diesem Szenario 01-01-2018.
    Enddatum Das Enddatum. Schritte in diesem Szenario 03-31-2018.

  3. Füllen Sie im Fenster Datenexportberichtsdefinitionen die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Datenexportcode In diesem Szenario AUDIT-Q113.
    Datenexport - Datens.-Typcode In diesem Szenario GLCUSTVEND.

  4. Um Daten zu exportieren, wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Export zu starten.

Wenn der Export abgeschlossen ist, wird Cassie benachrichtigt und kann nun die exportierten Dateien an die Steuerprüfer übermitteln. Zuerst überprüft Casse die Dateien im Ordner C:Exports auf dem Computer. Es gibt eine Datei für jede Tabelle, und die Dateien haben die Namen, die Sean in der Datenexportquelle angegeben hat. Es gibt auch eine INDEX.XML-Datei, welche die Struktur des Datenexports mit den Namen der Tabellen und Felder beschreibt, die Sean angegeben hat.

Nächste Schritte

Wenn die Steuerprüfer Cassies Dateien in ihre Software importieren, können sie die Daten lesen, die exportiert wurden. Wenn die Auditoren eine neue Version des gleichen Datenexports benötigen, kann Cassie den Export erneut ausführen.

Wenn die Steuerprüfer das nächste Mal neue Daten anfordern, können Cassie und Sean zusammenarbeiten, um einen neuen Datenexport zu erstellen.

Siehe auch

Prozess für Digital-Überwachung (GoBD/GDPdU)
Datenexporte für eine digitale Prüfung (GoBD/GDPdU) einrichten
Daten für eine digitale Prüfung exportieren

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier