Verfolgen Sie den Austausch von E-Mail-Nachrichten zwischen Verkäufern und Kontakten

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Machen Sie mehr aus der Kommunikation zwischen Ihren Verkäufern und Kunden, indem Sie den E-Mail-Verkehr in umsetzbare Verkaufsmöglichkeiten verwandeln. Business Central kann mit Exchange Online arbeiten, um ein Protokoll der eingehenden und ausgehenden Nachrichten zu erhalten. Sie können den Inhalt jeder Nachricht auf der Seite Aktivitätenprotokollposten anzeigen und analysieren.

Wichtig

Für Business Central online müssen sich Business Central und Exchange Online auf demselben Mandanten befinden.

So richten Sie E-Mail-Protokollierung ein

Öffentliche Ordner und Regeln für die E-Mail-Anmeldung in Exchange Online einrichten

Hinweis

In den folgenden Abschnitten wird davon ausgegangen, dass Sie über Administratorzugriff für Exchange Online verfügen.

Bevor Sie die E-Mail-Protokollierung einrichten können, müssen Sie Office 365 mit öffentlichen Ordnern vorbereiten. Dies kann im Exchange Admin Center oder über Exchange Online PowerShell erfolgen.

Tipp

Wenn Sie Exchange Online PowerShell verwenden, finden Sie in einem Beispielskript, das wir im BCTech-Repo veröffentlicht haben, Anregungen zum Einrichten Ihres Skripts.

Führen Sie die folgenden Schritte zum Einrichten von Exchange Online mit Links zu weiteren Informationen aus.

Eine Administratorrollengruppe erstellen

Erstellen Sie eine Administratorrollengruppe für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle:

Eigenschaft	Wert
Name	Verwaltung öffentlicher Ordner
Ausgewählte Rollen	Öffentliche Ordner
Ausgewählte Benutzer	Die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos, mit dem Business Central das E-Mail-Protokollierungsprojekt ausführt

Weitere Informationen finden Sie unter Rollengruppen in Exchange Online verwalten.

Ein neues Postfach für öffentliche Ordner erstellen

Erstellen Sie ein neues Postfach für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle:

Eigenschaft	Wert
Name	Öffentliches Postfach

Weitere Informationen finden Sie unter Ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen.

Neue öffentliche Ordner erstellen

Erstellen Sie einen neuen öffentlichen Ordner mit dem Namen E-Mail-Protokollierung im Stammverzeichnis, sodass der vollständige Pfad zum Ordner \Email Logging\ wird.
Erstellen Sie zwei Unterordner, sodass das Ergebnis die folgenden vollständigen Pfade zu den Ordnern sind:
- \Email Logging\Queue\
- \Email Logging\Storage\

Weitere Informationen finden Sie unter Öffentlichen Ordner erstellen.

Besitz für öffentliche Ordner festlegen

Legen Sie den E-Mail-Protokollierungsbenutzer als Besitzer der beiden öffentlichen Ordner Warteschlange und Speicher fest.

Weitere Informationen finden Sie unter Dem öffentlichen Ordner Berechtigungen zuweisen.

Den öffentlichen Ordner Warteschlange für E-Mail aktivieren

Weitere Informationen finden Sie unter Öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren oder deaktivieren.

Das Senden von E-Mails an den öffentlichen Ordner Warteschlange aktivieren

Aktivieren Sie das Senden von E-Mails an den öffentlichen Ordner Warteschlange mit Outlook oder der Exchange-Verwaltungsshell für E-Mail.

Weitere Informationen finden Sie unter Anonymen Benutzern erlauben, E-Mails an einen E-Mail-fähigen öffentlichen Ordner zu senden.

E-Mail-Fluss-Regeln erstellen

Erstellen Sie zwei neue E-Mail-Fluss-Regeln für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle:

Zweck	Name	Diese Regel anwenden, wenn...	Führen Sie die folgenden Schritte aus...
Regel für eingehende E-Mails	An diese Organisation gesendete E-Mails protokollieren	Der Absender befindet sich außerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich innerhalb der Organisation	Das für den öffentlichen Ordner Warteschlange festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden
Regel für ausgehende E-Mails	Von dieser Organisation gesendete E-Mails protokollieren	Der Absender befindet sich innerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich außerhalb der Organisation	Das für den öffentlichen Ordner Warteschlange festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden

Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online verwalten und Aktionen für E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online.

Hinweis

Wenn Sie Änderungen in der Exchange-Verwaltungsshell vornehmen, werden die Änderungen nach einer Verzögerung im Exchange-Verwaltungscenter angezeigt. Die in Exchange vorgenommenen Änderungen sind nach einer Verzögerung auch in Business Central verfügbar. Die Verzögerung kann mehrere Stunden betragen.

Als nächstes verbinden Sie Business Central mit Exchange Online.

Einrichten eines freigegebenen Postfachs und Regeln für die E-Mail-Protokollierung in Exchange Online

Hinweis

Für diese Schritte ist Administratorzugriff für Exchange Online erforderlich.

Bereiten Sie ein freigegebenes Postfach im Exchange Admin Center vor. Alternativ können Sie auch Exchange Online PowerShell verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Ein freigegebenes Postfach erstellen oder Exchange Online PowerShell.

Hinweis

Wenn Sie Exchange Management PowerShell verwenden, sind Ihre Änderungen mit einer Verzögerung im Exchange Admin Center verfügbar. Die Verzögerung kann mehrere Stunden betragen.

Fügen Sie ein Benutzerkonto für Mitglieder des freigegebenen Postfachs hinzu

Das Konto, das Sie für die E-Mail-Protokollierung verwenden, ist ein Exchange Online-Konto. Der geplante Auftrag verwendet das Konto, um eine Verbindung mit dem freigegebenen Postfach herzustellen und E-Mails zu verarbeiten. Dieses Konto sollte keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Fügen Sie das E-Mail-Konto den Mitgliedern für das freigegebene Postfach hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Admin Center verwenden, um die Delegierung freigegebener Postfächer zu bearbeiten.

Erlauben Sie anderen Benutzern, protokollierte E-Mails zu sehen

Sie können einem anderen Benutzer erlauben, eine E-Mail-Nachricht in Exchange zu öffnen, die sich auf einen Interaktionsprotokolleintrag von Business Central bezieht. Geben Sie dazu dem Benutzer Read-Rechte für den Archiv-Ordner im freigegebenen Postfach. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online PowerShell.

E-Mail-Fluss-Regeln erstellen

Nachrichtenflussregeln suchen nach bestimmten Bedingungen für Nachrichten und ergreifen entsprechende Maßnahmen. Erstellen Sie zwei neue E-Mail-Fluss-Regeln für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online verwalten und Aktionen für E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online.

Zweck	Name	Diese Regel anwenden, wenn...	Führen Sie die folgenden Schritte aus...
Regel für eingehende E-Mails	An diese Organisation gesendete E-Mails protokollieren	Der Absender befindet sich außerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich innerhalb der Organisation	Das für das freigegebene Postfach festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden.
Regel für ausgehende E-Mails	Von dieser Organisation gesendete E-Mails protokollieren	Der Absender befindet sich innerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich außerhalb der Organisation.	Das für das freigegebene Postfach festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden.

Hinweis

Business Central verarbeitet nur Nachrichten im Posteingangsordner im freigegebenen Postfach. Wenn eine Regel Nachrichten aus dem Posteingang in einen anderen Ordner verschiebt, werden diese Nachrichten nicht verarbeitet. Außerdem werden Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner ebenfalls ignoriert.

Business Central zum Protokollieren von E-Mail-Nachrichten einrichten

Beginnen Sie mit der E-Mail-Protokollierung in zwei einfachen Schritten:

Verbinden Sie Business Central mit Exchange Online für Ihr Microsoft 365-Abonnement. Exchange Online verarbeitet Ihre E-Mail-Nachrichten. Wir haben diesen Schritt vereinfacht, indem wir eine Anleitung für Unterstützte Einrichtung bereitgestellt haben. Sie benötigen lediglich Ihre Administratoranmeldeinformationen für Ihr Administratorkonto in Microsoft 365. Um die Anleitung zu starten, wechseln Sie zu Unterstützte Einrichtung, und wählen Sie dann die Anleitung E-Mail-Protokollierung einrichten aus.
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen Ihrer Vertriebsmitarbeiter und Kontakte in Business Central gültig sind. Öffnen Sie dazu für jeden Kunden oder Verkäufer die Karte Kontaktoder Verkäufer/Käufer, und überprüfen Sie das Feld E-Mail.

Tipp
Nachdem Sie die Schritte in der Anleitung ausgeführt haben, können Sie überprüfen, ob die Verbindung erfolgreich war. Suchen Sie nach E-Mail-Protokollierung, wählen Sie Aktionen und dann Einrichtung überprüfen aus.

Anzeigen des E-Mail-Nachrichtenaustauschs im Aktivitätenprotokoll

Business Central erstellt einen Eintrag auf der Seite Aktivitätenprotokoll, jedes Mal, wenn ein Verkäufer und ein Kontakt eine E-Mail-Nachricht austauschen. Um das Interaktionsprotokoll anzuzeigen, öffnen Sie die Karte Kontakt für die Person, und wählen Sie Zugehörig, dann Verlauf und anschließend Interaktionsprotokollposten aus. Es gibt einige Dinge, die Sie mit jedem Eintrag im Protokoll tun können, zum Beispiel:

Zeigen Sie den Inhalt der E-Mail-Nachricht an, die ausgetauscht wurde, indem Sie Verarbeiten und dann Dateianhänge anzeigen auswählen.
Verwandeln Sie einen E-Mail-Austausch in eine Verkaufsmöglichkeit. Wenn ein Eintrag vielversprechend aussieht, können Sie ihn in eine Verkaufschance verwandeln und dann den Fortschritt in Richtung Verkauf steuern. Um einen E-Mail-Austausch in eine Chance zu verwandeln, wählen Sie den Eintrag, dann Prozess und dann Gelegenheit schaffen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufschancen verwalten.

Postfach- und Ordnerbeschränkungen in Exchange Online

Es gibt Postfach- und Ordnerbeschränkungen in Exchange Online, darunter Beschränkungen für Ordnergrößen und Anzahl der Nachrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online-Beschränkungen und Einschränkungen für öffentliche Ordner in Exchange Server.

Business Central speichert protokollierte E-Mail-Nachrichten in einem Ordner in Exchange Online. Business Central speichert auch einen Link zu jeder protokollierten Nachricht. Die Links öffnen die protokollierten Nachrichten in Exchange Online auf den Seiten „Interaktionsprotokollposten“, „Kontaktkarte“ und „Verkäuferkarte“ in Business Central. Wenn eine protokollierte Nachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird der Link beschädigt. Beispielsweise kann eine Nachricht manuell verschoben werden, oder Exchange Online kann AutoSplit automatisch starten, wenn ein Speicherlimit erreicht ist.

Anhand der folgenden Schritte können Sie verhindern, dass Links zu Nachrichten in Exchange Online beschädigt werden.

Verschieben Sie vorhandene Nachrichten nicht in einen anderen Ordner, nachdem Sie die Einstellungen für Ihre E-Mail-Protokollierung geändert haben. Wenn Sie vorhandene Nachrichten dort belassen, wo sie sind, bleiben die Links erhalten. Links zu Nachrichten im neuen Ordner sind gültig.
Vermeiden Sie das Erreichen der Postfach- und Ordnerbeschränkungen. Wenn Sie kurz davor sind, eine Beschränkung zu erreichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
1. Ein neues freigegebenes Postfach in Exchange Online einrichten.
2. Aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Flow-Regeln in Exchange Online.
3. Aktualisieren Sie die Einrichtung der E-Mail-Protokollierung in Business Central entsprechend.

Lokale Versionen mit Microsoft Exchange verbinden

Sie können eine Verbindung mit Business Central lokal zum Austausch lokal oder für die Exchange Online Protokollierung verbinden. Für beide Exchange-Versionen sind die Einstellungen für die Verbindung auf der Seite Marketing-Einrichtung verfügbar. Für Exchange Online können Sie auch eine unterstützte Einrichtungsanleitung verwenden.

Mit Exchange Online verbinden

Um Exchange Online zu verbinden, müssen Sie eine Anwendung in Microsoft Entra-ID registrieren. Geben Sie die Anwendungs-ID, das Geheimnis des Schlüsseltresors und die Umleitungs-URL an, die für die Registrierung verwendet werden soll. Die Umleitungs-URL ist bereits festgelegt und sollte für die meisten Installationen funktionieren. Weitere Informationen finden Sie unter So registrieren Sie eine Anwendung in Microsoft Entra-ID für die Verbindung von Business Central mit Exchange Online.

Sie müssen auch OAuth2 als Authentifizierungstyp verwenden. Sie müssen auch eine Anwendung in registrieren Microsoft Entra-ID. Geben Sie die Anwendungs-ID, das Geheimnis des Schlüsseltresors und die Umleitungs-URL an, die für die Registrierung verwendet werden soll. Die Umleitungs-URL ist bereits ausgefüllt und sollte für die meisten Installationen funktionieren. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter „So registrieren Sie eine Anwendung in Microsoft Entra-ID für die Verbindung von Business Central mit Exchange Online“.

Sie müssen Ihre Installation für die Verwendung von HTTPS einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von SSL zum Sichern der Business Central Web Client-Verbindung . Wenn Sie Ihren Server für eine andere Homepage einrichten, können Sie die URL jederzeit ändern. Der geheime Clientschlüssel wird als verschlüsselte Zeichenfolge in Ihrer Datenbank gespeichert.

So registrieren Sie eine Anwendung in Microsoft Entra-ID, um eine Verbindung mit Exchange Online über Business Central herzustellen

Bei den folgenden Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie Microsoft Entra-ID verwenden, um Identitäten und den Zugriff zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Schnellstart: Registrieren einer Anwendung mit der Microsoft-Identitätsplattform.

Wählen Sie im Navigationsbereich von Azure-Portal unter Verwalten die Option Authentifizierung aus.
Fügen Sie unter URL umleiten die Umleitungs-URL hinzu, die auf der Seite E-Mail-Protokollierung in Business Central vorgeschlagen wird. Wenn das URL-Feld auf der Seite E-Mail-Protokollierung leer ist, finden Sie die vorgeschlagene Weiterleitungs-URL auf der Seite Unterstützung Einrichtung. Um die Seite zu öffnen, wählen Sie auf der E-Mail-Protokollierung-Seite Aktionen und dann Unterstützte Einrichtung aus.

Hinweis
Wenn Sie die Umleitungs-URL nicht angeben, können Sie dies später durch Auswahl von Fügen Sie eine Plattform hinzu tun und dann Internet wählen, um die Webanwendung und die Weiterleitungs-URL hinzuzufügen.
Unter Verwalten wählen Sie API-Berechtigungen und dann Microsoft Graph und dann aus Delegierte Berechtigungen.
Verwenden Sie das Suchfeld, um Mail zu suchen und auszuwählen, und fügen Sie dann die Mail.ReadWrite.Shared-Berechtigung hinzu.
Wählen Sie unter Verwalten die Option Zertifikate & Geheimnisse aus, und erstellen Sie dann einen neuen geheimen Schlüssel für Ihre App. Sie verwenden das Geheimnis entweder im Client-Geheimnis-Feld auf der E-Mail-Protokollierung-Seite in Business Central.
Wählen Sie Übersicht aus, und suchen Sie dann den Wert Anwendungs-(Client-)ID. Dies ist die Client-ID Ihrer Anwendung. Sie müssen es entweder im Client-ID-Feld auf der E-Mail-Protokollierung-Seite eingeben.
Unter Business Central richten Sie die E-Mail-Protokollierung auf der Seite E-Mail-Protokollierung ein oder verwenden Sie die Unterstützte Einrichtung für Unterstützung bei diesem Prozess.

Verwenden eines anderen Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienstes

Wenn Sie Microsoft Entra-ID nicht verwenden, um Identitäten und den Zugriff zu verwalten, benötigen Sie die Hilfe eines Entwicklers. Wenn Sie die App-ID und den geheimen Schlüssel lieber an einem anderen Ort speichern möchten, können Sie die Felder „Client-ID“ und „Geheimer Clientschlüssel“ leer lassen und eine Erweiterung schreiben, um die ID und den geheimen Schlüssel von diesem Speicherort abzurufen. Sie können den geheimen Clientschlüssel zur Laufzeit bereitstellen, indem Sie die Ereignisse OnGetEmailLoggingClientId und OnGetEmailLoggingClientSecret in Codeunit 1641 E-Mail-Protokollierung einrichten abonnieren.

E-Mail-Protokollierung starten

Um die E-Mail-Protokollierung zu starten, aktivieren Sie auf der Seite E-Mail-Protokollierung den Schalter Aktiviert.
Melden Sie sich mit dem Exchange Online-Konto an, das der geplante Auftrag für die Verbindung mit dem freigegebenen Postfach und die Verarbeitung von E-Mails verwenden soll.

Hinweis
Wenn Sie nicht aufgefordert werden, sich bei Ihrem Exchange Online-Konto anzumelden, liegt das möglicherweise daran, dass Ihr Browser Popups blockiert. Erlauben Sie Popups von https://login.microsoftonline.com, um sich anzumelden.

E-Mail-Protokollierung beenden

Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie E-Mail-Protokollierung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Umschaltung Aktiviert ausschalten.

Zum Ändern des für die E-Mail-Protokollierung verwendeten Benutzerkontos

Business Central Online

Melden Sie sich mit dem Business Central-Konto an, das der geplante Auftrag für die Verbindung mit dem freigegebenen Postfach und die Verarbeitung von E-Mails verwenden soll. Dieses Konto muss Zugriff auf Business Central und Exchange Online haben.
Wählen Sie die Symbol. Geben Sie E-Mail-Protokollierung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie Verwandt und dann Aufgabenwarteschlangenposten.
Starten Sie die E-Mail-Protokollierung-Aufgabe neu.

Business Central On-Premises

Wählen Sie die Symbol. Geben Sie E-Mail-Protokollierung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie Aktionen und dann Token erneuern.
Melden Sie sich mit dem Exchange Online-Konto an, das der geplante Auftrag für die Verbindung mit dem freigegebenen Postfach und die Verarbeitung von E-Mails verwenden soll.

Weitere Informationen

Verwalten von Beziehungen

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier