Erfassung und Regulierung des Lagerbestand mithilfe von Belegen
Sie können mithilfe der Inventurauftrags- und Inventurerfassungsbelege eine Inventur der Artikel durchführen. Die Seite Inventurauftrag wird verwendet, um das vollständige Inventurerfassungsprojekt zu organisieren, zum Beispiel eines pro Standort. Die Seite Inventurerfassung wird verwendet, um die tatsächliche Zählung von Artikeln zu erfassen und mitzuteilen. Sie können mehrere Aufzeichnungen für einen Auftrag erstellen, z. B. das Verteilen von Artikelgruppen an verschiedene Mitarbeitende.
Sie können den Bericht Inventurerfassung aus jeder Erfassung drucken und er enthält leere Mengenfelder zur Eingabe des gezählten Lagerbestands. Wenn Sie fertig mit der Erfassung sind und die Mengen auf der Seite Inventurerfassung eingegeben haben, wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellen aus. Durch diese Aktion werden die Mengen an die entsprechenden Zeilen der Seite Inventurauftrag übertragen. Business Central stellt sicher, dass Sie eine Artikelanzahl nicht doppelt erfassen können.
Hinweis
Die Verwendung von Belegen für eine Inventurerfassung bietet eine größere Kontrolle und unterstützt die Verteilung der Erfassung auf mehrere Mitarbeitende. Sie können die Aufgabe auch mithilfe von Buch.-Blättern durchführen, wie den Seiten Inventur Buch.-Blätter und Logistik-Inventur-Buch.-Blatt. Weitere Informationen finden Sie unter Erfassen, Regulieren und Umbuchen von Lagerbestand mithilfe von Buch.-Blättern. Dieser Artikel beschreibt, wie eine Inventurerfassung mithilfe von Belegen durchgeführt wird.
Wenn Sie Zonen in Ihrem Lager verwenden, können Sie keine Inventuraufträge verwenden. Verwenden Sie stattdessen die Seite Logistik-Inventur-Buch.-Blatt, um Ihre Lagerposten zu zählen, bevor Sie sie mit den Artikelposten synchronisieren.
Das Erfassen des Lagerbestands mithilfe von Belegen besteht aus den folgenden Gesamtschritten:
- Erstellen Sie einen Inventurauftrag mit den erwarteten vorab ausgefüllten Artikelmengen.
- Generieren Sie eine oder mehrere Inventurerfassungen aus dem Auftrag.
- Geben Sie die gezählten Artikelmengen zu den Erfassungen ein, wie beispielsweise auf den Ausdrucken erfasst, und legen Sie sie auf Beendet fest.
- Schließen Sie den Inventurauftrag ab und buchen Sie ihn.
So erstellen Sie einen Inventurauftrag
Auf Anwendungsebene ist ein Inventurauftrag ein vollständiger Beleg, der aus einem Inventurauftragskopf und Auftragspositionen besteht. Die Informationen im Inventurauftragskopf geben an, wie die Inventur durchgeführt werden soll. Die Auftragspositionen enthalten Informationen über die Artikel und deren Lagerorte.
Um die Inventurauftragspositionen zu erstellen, verwenden Sie üblicherweise die Aktion Zeilen berechnen, um den aktuellen Lagerbestand als Positionen auf dem Auftrag hinzuzufügen. Sie können auch die Aktion Aus Dokument kopieren verwenden, um die Positionen mit dem Inhalt aus einem anderen offenen oder gebuchten Inventurauftrag ausfüllen zu lassen. Nachfolgend wird nur beschrieben, wie Sie die Aktion Zeilen berechnen verwenden.
- Wählen Sie das Symbol
Symbol. Geben Sie Physikalische Inventuraufträge ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie die Aktion Neu.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Inforegister Allgemein aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstige und anschließend Zeilen berechnen aus.
- Wählen Sie die Optionen nach Bedarf aus.
Richten Sie die Filter beispielsweise so ein, dass nur eine Teilmenge der Artikel bei der ersten Erfassung gezählt wird.
Tipp
Um mehrere Mitarbeitende für die Erfassung des Lagerbestands einzuplanen, legen Sie jedes Mal verschiedene Filter fest, wenn Sie die Aktion Zeilen berechnen verwenden, damit der Auftrag mit der Teilmenge von Lagerartikeln eingegeben wird, den der jeweilige Benutzende erfasst. Wenn Sie mehrere Inventurerfassungen für mehrere Mitarbeitende generieren, minimieren Sie das Risiko, dass Artikel zweimal gezählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie eine Inventurerfassung.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Eine Position für jeden Artikel, der im ausgewählten Lagerort und entsprechend der festgelegten Filter und Optionen vorhanden ist, wird dem Auftrag hinzugefügt. Für Artikel, die in der Artikelverfolgung eingerichtet sind, wird das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden ausgewählt. Informationen über die erwartete Menge von Serien- und Chargennummern sind verfügbar, indem Sie Positionen und dann Artikelverfolgungszeilen auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.
Sie können jetzt mindestens eine Erfassung erstellen. Dabei handelt es sich um Anweisungen für die Mitarbeitenden, die die Inventur durchführen.
Hinweis
Wenn Sie die paketspezifische Nachverfolgung nutzen, können Sie auch Belege verwenden, um den Lagerbestand mit Paketnummern zu zählen und anzupassen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie Funktionsupdate: Aktivieren Sie die Verwendung der Paketverfolgung in Inventuraufträgen auf der Seite Funktionsverwaltung aktivieren. Bestehende Inventuraufträge werden jedoch aktualisiert. Business Central kann die Paketnr. nicht ausfüllen Feld Sie müssen diese Positionen mit der Aktion Zeilen berechnen auf der Seite Inventurauftrag neu erstellen.
Sie können die Paketnummer für Artikel eingeben, bei denen eine Paketverfolgung erforderlich ist, und zwar auf der Seite Inventurerfassungszeilen. Wählen Sie Beenden aus, um die Erfassung abzuschließen.
Nachdem Sie auf der Seite Inventurauftrag die Option Beenden ausgewählt haben, berechnet Business Central Differenzen hinsichtlich der Verpackung und anderer Artikelverfolgungsdetails und nimmt positive oder negative Anpassungen vor.
So erstellen Sie eine Inventurerfassung
Für jeden Inventurauftrag können Sie eine oder mehrere Inventurerfassungsbelege erstellen, auf denen die Mitarbeitenden die gezählten Mengen erfassen können. Mitarbeitende können Mengen entweder manuell oder mit einem Scanner eingeben.
Standardmäßig wird die Erfassung aller Zeilen im zugehörigen Inventurauftrag erstellt. Um zu vermeiden, dass zwei Mitarbeitende dieselben Artikel zählen, wenn Sie die Zählung verteilen, füllen Sie den Inventurauftrag nach und nach aus, indem Sie Filter für den Batchauftrag Zeilen berechnen festlegen. Erstellen Sie dann die Inventurerfassung mit aktiviertem Kontrollkästchen Nur nicht erfasste Zeilen. Durch diese Einstellung wird sichergestellt, dass jede neue Erfassung andere als die in anderen Aufzeichnungen enthaltenen Artikel aufweist.
Im Falle der manuellen Zählung können Sie den Bericht Inventurerfassung ausdrucken, der eine leere Spalte enthält, in der Lagermitarbeitende die gezählten Mengen aufschreiben können. Wenn die Zählung abgeschlossen ist, geben Sie die erfassten Mengen in die entsprechenden Zeilen auf der Seite Inventurerfassung ein. Zuletzt übertragen Sie die erfassten Mengen in den zugehörigen Inventurauftrag, indem Sie den Status auf Beendet setzen.
- Auf einer Seite Inventurauftrag, die Zeilen für die in einer Aufzeichnung zu zählenden Artikel enthält, müssen Sie die Aktion Neue Aufzeichnung erstellen auswählen.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstige und anschließend Neue Aufnahme erstellen.
- Wählen Sie die Optionen und Filter nach Bedarf aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
- Jede Gruppe von Artikeln, die gezählt wird, laden Sie in den zugehörigen Inventurauftrag. Dann wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 bei aktiviertem Kontrollkästchen Nur nicht erfasste Zeilen.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Bestellung und anschließend die Aktion Aufzeichnungen aus, um die Seite Liste der physischen Bestandsaufzeichnungen zu öffnen.
- Öffnen Sie die entsprechende Erfassung.
- Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.
- Bei Artikeln, die die Artikelverfolgung verwenden, erstellen Sie eine weitere Zeile für jeden Chargen- oder Seriennummerncode, indem Sie die Aktion Funktionen und dann die Aktion Zeile kopieren auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.
- Wählen Sie die Aktion Drucken aus, um den Beleg vorzubereiten, den Mitarbeitende verwenden, um die von ihnen gezählten Mengen aufzuschreiben.
So schließen Sie eine Inventurerfassung ab
Nachdem die Mitarbeitenden die Mengen gezählt haben, erfassen Sie die Mengen in Business Central.
- Wählen Sie auf der Seite Inventurerfassungsübersicht die Inventurerfassung aus, die Sie abschließen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus.
- Füllen Sie dann im Inforegister Zeilen die tatsächlich gezählte Menge im Feld Menge für jede Zeile aus.
- Für Artikel mit Serien- oder Chargennummern (bei ausgewähltem Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden) geben Sie die gezählten Mengen in den Zeilen für die betreffenden Serien- und Chargennummern der Artikel ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands.
- Aktivieren Sie in jeder Zeile das Kontrollkästchen Erfasst.
Wenn Sie alle Daten für eine Inventurerfassung eingegeben haben, wählen Sie die Aktion Fertig stellen aus. Beachten Sie, dass bei allen Zeilen das Kontrollkästchen Erfasst ausgewählt sein muss.
Hinweis
Wenn Sie eine Inventurerfassung abschließen, wird jede Zeile in die Zeile des zugehörigen Inventurauftrags übertragen, mit der sie genau übereinstimmt. Damit sie übereinstimmen, müssen die Werte in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Lagerortcode und Lagerplatzcode mit der Erfassung und den Auftragszeilen übereinstimmen.>
Wenn keine übereinstimmende Inventurauftragszeile vorhanden ist und das Kontrollkästchen Erfassung ohne Auftrag erlauben aktiviert ist, wird eine neue Zeile eingefügt und das Kontrollkästchen Ohne Auftrag erfasst in der entsprechenden Inventurauftragszeile aktiviert. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Vorgang wird abgebrochen.> Wenn mehr als eine Zeile einer Inventurerfassung mit einer Zeile eines Inventurauftrags übereinstimmt, wird eine Meldung angezeigt und der Vorgang abgebrochen. Wenn aus irgendwelchen Gründen zwei identische Inventurerfassungszeilen im Inventurauftrag landen, können Sie eine Aktion verwenden, um das Problem zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter So finden Sie doppelte Inventurauftragszeilen.
So schließen Sie einen Inventurauftrag ab
Nachdem Sie eine physische Bestandserfassung abgeschlossen haben, wird das Feld Menge erfasst (Basis) im zugehörigen Inventurauftrag mit den gezählten (erfassten) Werten aktualisiert und das Kontrollkästchen In Erfassungszeilen wird aktiviert. Wenn eine gezählte Menge von der erwarteten Menge abweicht, wird die Differenz in den Feldern Pos. Menge (Basis) und Neg. Menge (Basis) angezeigt.
Um auf die erwarteten Mengen und alle erfassten Differenzen für Artikel mit Artikelverfolgung zuzugreifen, wählen Sie die Aktion Zeilen und dann Artikelverfolgungszeilen aus, um verschiedene Ansichten für Serien- und Chargennummern in der Inventarerfassung auszuwählen.
Sie können auch die Phys. Inventory Order Diff. Aktion auswählen, um Unterschiede zwischen der erwarteten und der gezählten Menge anzuzeigen.
So finden Sie doppelte Inventurauftragszeilen
- Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Physikalische Inventuraufträge ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Öffnen Sie den Inventurauftrag, für den Sie doppelte Zeilen anzeigen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Sonstiges und anschließend Doppelte Zeilen anzeigen.
Doppelte physische Lagerauftragszeilen anzeigen, sodass Sie sie löschen und nur eine Zeile mit eindeutigem Satz von Werten in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Lagerortcode und Lagerplatzcode behalten können.
So buchen Sie einen Inventurauftrag
Nach dem Fertigstellen eines Inventurauftrags und Ändern des Status in Beendet können Sie ihn buchen. Der Status eines Inventurauftrags kann unter folgenden Bedingungen nur auf Beendet festgelegt werden:
- Alle zugehörigen Inventurerfassungen weisen den Status Beendet auf.
- Jede Inventurauftragszeile wird in mindestens einer Inventurerfassungszeile erfasst.
- Die Kontrollkästchen In Erfassungszeilen enthalten und Berechnete erw. Menge werden für alle Inventurauftragszeilen aktiviert.
- Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie Physikalische Inventuraufträge ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie den Inventurauftrag aus, den Sie fertig stellen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.
Auf der Seite Inventurauftrag kann die Menge angezeigt werden, die im Feld Erfasste Menge (Basis) angezeigt wird.
Wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellung aus.
Der Wert im Feld Status ist Beendet. Eine Änderung des Auftrags ist jetzt nur noch durch Auswahl der Aktion Erneut öffnen möglich.
Um den Auftrag zu buchen, wählen Sie dann die Aktion Buchen und dann die Schaltfläche OK aus.
Die betreffenden Artikelposten werden zusammen mit allen verknüpften Artikelverfolgungsposten aktualisiert.
> [!TIP] > Um Fehler zu vermeiden, verwenden Sie die Aktion Buchungsvorschau, um die Einträge zu überprüfen, die durch die Buchung erstellt werden.
So zeigen Sie gebuchte Inventuraufträge an
Nach dem Buchen wird der Inventurauftrag gelöscht, und der Beleg kann als gebuchter Inventurauftrag angezeigt und ausgewertet werden. Der gebuchte Auftrag umfasst die darin enthaltenen Inventurerfassungen sowie ggf. Bemerkungen.
- Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie Gebuchte Phys. Orders ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie auf der Seite Geb. Inventuraufträge den gebuchten Inventurauftrag aus, den Sie anzeigen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Anzeigen aus.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Bestellung und anschließend die Aktion Aufzeichnungen, um eine Liste der zugehörigen physischen Bestandsaufzeichnungen anzuzeigen.
Verarbeitung der Artikelverfolgung beim Erfassen des Lagerbestands
Die Artikelverfolgung gehört zu den Serien- oder Chargennummern, die Artikeln zugeordnet sind. Beim Erfassen eines Artikels, der im Bestand zum Beispiel unter zehn verschiedenen Chargennummern gespeichert wird, muss der Mitarbeitende erfassen, welche und wie viele Einheiten einer Chargennummer im Lager vorhanden sind. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Serien- und Chargennummern.
Das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden für Inventurauftragszeilen wird automatisch aktiviert, wenn für den Artikel ein Artikelverfolgungscode eingerichtet ist. Sie können das Kontrollkästchen manuell aktivieren oder deaktivieren.
Beispiel – Vorbereiten einer Inventurerfassung für einen Artikel mit Artikelverfolgung
Berücksichtigen Sie eine Inventur für Artikel A, der im Lagerbestand unter zehn verschiedene Seriennummern gespeichert wird.
- Wählen Sie in der Erfassungszeile für den Artikel das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden aus.
Wählen Sie das Feld Seriennr. aus, die erste Seriennummer, die im Lagerbestand für den Artikel existiert, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.
Kopieren Sie die Zeile für den ersten Artikel mit Artikelverfolgung, um zusätzliche Zeilen entsprechend der Anzahl von Seriennummern einzufügen, die im Bestand gespeichert sind.
Wählen Sie die Aktion Funktionen und dann Zeile kopieren aus.
- Geben Sie auf der Seite Inventurerfassungszeile kopieren 9 in das Feld Anzahl Kopien ein und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.
- Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld Seriennr. die nächste Seriennummer für den Artikel aus.
- Wiederholen Sie Schritt 5 für die verbleibenden acht Seriennummern. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zweimal dieselbe Nummer auswählen.
- Wählen Sie die Aktion Drucken aus, um den Beleg vorzubereiten, den Mitarbeitende verwenden, um die gezählten Artikel und Serien-/Chargennummern aufzuschreiben.
Beachten Sie, dass der Bericht Inventurerfassung zehn Zeilen für Artikel A enthält, einen für jede Seriennummer.
Beispiel – Erfassen und Buchen von erfassten Chargennummer-Differenzen
Ein Artikel mit Chargennummern wird im Bestand mit der Lager mit der CHARGEN-Nummernserie gespeichert.
Voraussichtlich verfügbar:
| Chargennr. | Menge |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Summe | 120 |
Erfasste Mengen:
| Chargennr. | Menge |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Summe | 112 |
Zu buchende Mengen:
| Chargennr. | Erwartete Menge | Erfasste Menge | Zu buchende Menge |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Summe | 120 | 112 | -8 |
Auf der Seite Inventurauftrag enthält das Feld Negative Menge (Basis) die Zahl 8. Für die Auftragszeile zeigt die Seite Inventurverfolgungsübersicht die positiven oder negativen Mengen für die einzelnen Chargennummern an.
Inventurbelege
Die folgenden Arten von Dokumenten sind nützlich für die Verwaltung Ihres Lagers:
- Benutzen Sie Inventarbelege, um positive Anpassungen von Artikeln basierend auf Qualität, Quantität und Kosten zu registrieren.
- Benutzen Sie Inventursendungen, um fehlende oder beschädigte Waren abzuschreiben.
Sie können diese Dokumente jederzeit ausdrucken, freigeben, erneut öffnen und ihnen in der Kopfzeile gemeinsame Werte, wie beispielsweise Abmessungen, zuweisen. Wenn Sie die Dokumente nach dem Posten erneut drucken möchten, verwenden Sie die Seiten Gebuchte Lagerzugänge und Gebuchte Lagerabgänge.
Hinweis
Bevor Sie diese Belege verwenden können, müssen Sie eine Nummernserie angeben, um ihre Bezeichner zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Nummerierung von Inventurbelegen einrichten.
Nummerierung von Inventurbelegen einrichten
Der folgende Ablauf zeigt, wie die Nummerierung von Inventurbelegen eingerichtet wird.
- Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Lagerbestandseinrichtung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Im Inforegister Nummerierung geben Sie in den folgenden Feldern die Zahlenreihe für Dokumente an:
- Inv.-Quittungsnummern
- Gebuchte Zahlungseingangsnummern
- Invt. Sendungsnummern
- Gebuchte Invt.-Sendungsnummern
Erstellen und Buchen eines Inventurbelegs
Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie einen Inventarbeleg erstellen, drucken und buchen. Die Schritte sind ähnlich wie für eine Inventursendungen.
- Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Lagerzugänge ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie in der Kopfzeile der Seite Lastschriftbeleg den Standort im Feld Standortcode aus und füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus.
- Wählen Sie im Inforegister Zeilen im Feld Artikel den Lagerartikel aus. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der hinzugefügt werden soll.
- Um einen Lagerbeleg Bericht von der Seite Lagerbeleg auszudrucken, wählen Sie die Aktion Drucken .
Auf der Seite Lastschriftbeleg stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Wählen Sie die Aktionen Veröffentlichen oder Wieder öffnen zum Festlegen des Status für die nächste Verarbeitungsstufe aus.
Wählen Sie die Aktion Buchen aus, um den Lagereingang zu buchen, oder wählen Sie Veröffentlichen und drucken aus, um den Beleg zu buchen und den Testbericht auszudrucken.
> [!TIP] > Um Fehler zu vermeiden, verwenden Sie die Aktion Buchungsvorschau, um die Einträge zu überprüfen, die durch die Buchung erstellt werden.
Drucken von Inventurbelegen
Sie können die Berichte angeben, die in verschiedenen Phasen gedruckt werden müssen, indem Sie eine der folgenden Optionen im Feld Benutzung für die Seite Berichtsauswahl – Lagerbestand auswählen:
- Lagerzugang
- Warenausgang
- Geb. Lagerzugang
- Geb. Lagerabgang
Hinweis
Die verfügbaren Berichte können je nach Lokalisierung für Ihr Land bzw. Ihre Region variieren. Die Basisanwendung enthält keine Layouts.
Siehe auch
Zählen, Anpassen und Umklassifizieren des Inventars mithilfe von Journalen
Arbeiten mit Serien- und Chargennummern
Lagerbest
Lagerverwaltung – Übersicht
Verkauf
Einkauf
Arbeiten mit Business Central
Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier