Einführung

Mithilfe dieser Erweiterung binden Sie unser intelligentes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an. Ob als digitales Datenarchiv für die gesetzeskonforme Ablage von GDPdU-relevanten Geschäftsbelegen oder als ausgebautes Enterprise Content Management (ECM) System für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse; unser System hilft Ihnen, sich von stapelweisen Papierbergen und Aktenordnern zu trennen.

Basierend auf der Archivsoftware d.3 unseres langjährigen Partners d.velop aus Gescher und mehr als 10 Jahren Produkterfahrung haben wir das Produkt entwickelt und in Business Central integriert. Geschäftsrelevante Systembelege werden vollautomatisch aus Business Central heraus an unser DMS übergeben und stehen unmittelbar für die zentrale Recherche Ihrer Anwender zur Verfügung.

Auch die weitere Verarbeitung der Belege über digitale Workflows, wie das automatische Versenden via Mail an Kunden oder Lieferanten oder die Übergabe an weitere Folgeprozesse, ist aus Business Central heraus problemlos möglich. Ebenso erfüllt unser DMS vollumfänglich alle Voraussetzungen zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und steuerrechtlichen Richtlinien wie GoB/GoBS, AO und GDPdU.

Neben der automatischen Archivierung der Systembelege aus Business Central erweitert unser DMS auch die Möglichkeiten der Desktop-Archivierung. So können z.B. Dokumente (Verträge, Protokolle usw.) aus Büroanwendungen wie Microsoft 365 von der ersten Erstellung bis zur endgültigen Version in s.dok hinterlegt und bearbeitet werden. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich im System bearbeiten und nachvollziehen.

Besonders leistungsstark ist die Lösung auch bei der automatisierten Verarbeitung von papierbezogenen Dokumenten, wie Eingangsrechnungen. Sie werden mit Hilfe von Stapelverarbeitungen besonders effizient digitalisiert und archiviert. Durch die automatischen Dokumenten-Erkennungsmöglichkeiten ist auch die Digitalisierung und Archivierung von Massendaten möglich.

Ihre Vorteile

• Integrierte Systemlösungen in Business Central
• Geringer Administrationsaufwand durch Einsatz von Standardschnittstellen
• Automatische Archivierung aller geschäftsprozess-relevanten Systembelege aus Business Central
• Zentraler Recherchezugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen
• Stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung
• Transparente Geschäftsprozesse durch zentrales Controlling von Prozessen und Leitwegen
• Automatische Versionshistorie z. B. von Angeboten, Aufträgen und Bestellungen
• Automatische Erstellung von Kunden-, Lieferanten- und Auftragsakten