Einkaufsrechnungen aus ECM-Belegen erstellen

Die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit gevis ECM ist möglich, wenn Lieferanten ihre Rechnungen im PDF-Format an ein bestimmtes Postfach an gevis ECM senden. Im Rechnungsleser werden automatisch Informationen ausgelesen und für die Bearbeitung der Rechnungen an gevis ERP | VEO übermittelt. Die Rechnungen werden in gevis ECM zum Beispiel anhand der Umsatzsteuer-ID oder der IBAN einer Kreditorennummer in gevis ERP | VEO zugeordnet. Die Zuordnung kann auch über die Bestellnummer erfolgen. In gevis ECM wird die Einkaufsrechnung einem Dokumententyp (Rechnung oder Gutschrift) zugeordnet. Auch Steuersätze und Summenbeträge (ohne und inkl. MwSt.) werden ausgelesen. Dabei findet eine Plausibilitätsprüfung statt. Das heißt, die Steuersätze und Summenbeträge werden auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft. Weitere Informationen zu gevis ECM finden Sie unter Einführung.
Nach der Dublettenprüfung wird das PDF-Dokument an das ECM-Archiv und die extrahierten Daten an gevis ERP | VEO übergeben. In gevis ERP | VEO werden die eingehenden Belege bearbeitet. Wenn alles geliefert wurde, die Preise passen und die Rechnungssumme stimmt, wird die Einkaufsrechnung in gevis ERP | VEO unter Berücksichtigung von eingerichteten Toleranzwerten automatisch gebucht.

So bearbeiten Sie manuell eingehende Belege

Anhand der referenzierten Bestellnummer können in gevis ERP | VEO die gebuchten Wareneingänge gefunden werden. Wenn Wareneingangszeilen vorhanden sind (pro Bestellung muss mindestens eine Wareneingangszeile vorhanden sein), werden alle Artikelzeilen im Beleg ergänzt. Wenn es zu große Abweichungen gibt, wird auf der Seite Eingehende Belege die Fehlermeldung Betragsabweichung gesetzt. In gevis ERP | VEO wird dann nur der Belegkopf erstellt. Das ist auch der Fall, wenn keine gebuchten Wareneingänge gefunden werden konnten. Je nach Einrichtung, wird mehrmals versucht, gebuchte Wareneingangszeilen zu finden und in der Einkaufsrechnung zu ergänzen. Die Erstellung und Bearbeitung von Einkaufsrechnungen erfolgt in gevis ERP | VEO über Aufgabenwarteschlangenposten.
Zur Verdeutlichung des Ablaufs wird hier die manuelle Bearbeitung beschrieben:

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Eingehende Belege ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Tipp
- Blenden Sie die Felder Lfd. Nr., Datum/Uhrzeit der Erstellung und Aktionsstatus ein. Ist im Feld Aktionsstatus der Wert Rechnungskopf erstellt gesetzt, weist das darauf hin, dass die Einkaufsrechnung erstellt wurde. Allerdings ist der Aufgabenwarteschlangenposten für die Durchführung der eingehenden Beleg-Aktionen noch nicht gelaufen.
- Klicken Sie optional im Menüband auf die Schaltfläche Alle anzeigen, wenn Sie auch die gebuchten Belege einsehen wollen. Für diese Belege ist im Feld Status der Wert Gebucht gesetzt.
Klicken Sie in das Feld Lfd. Nr., um einen eingehenden Beleg zu öffnen.
Hinweis
- In der Infobox Links finden Sie den ECM-Beleg aus dem Archiv.
- Im Inforegister Finanzinformationen können Sie im Feld Bestellnummerliste über das Dreipunkt-Menü die Liste aller Einkaufsbestellungen öffnen. Diese können Sie auch per Klick ins Feld Nr. öffnen.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Start > Beleg erstellen, um eine Einkaufsrechnung nur mit befülltem Belegkopf zu erstellen.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Hinweis
- Im Feld Status ist der Wert Erstellt und im Feld Aktionsstatus der Wert Rechnungsbelegkopf erstellt gesetzt.
- Klicken Sie optional im Inforegister Allgemein in das Feld Datensatz, um die ungebuchte Einkaufsrechnung einsehen zu können.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Eingehende Belege-Aktionen ausführen.
Hinweis
- Die Rechnungszeilen werden erstellt. Die Betragsabweichung wird berechnet. Die Einkaufsrechnung wird freigegeben und gebucht.
- Die Nummer der gebuchten Rechnung wird an gevis ECM übermittelt.
- Wenn die Buchung nicht erfolgreich war (zum Beispiel bei einer Betragsabweichung) bleiben Belegkopf und die Rechnungszeilen stehen. Bei einer Direktlieferung werden auch die Rechnungszeilen gelöscht.
- Wenn die Einkaufsrechnung gebucht werden konnte, erfolgt automatisch der Wechsel zur Ansicht des nächsten eingehenden Belegs.
- Wenn Sie den Status des von Ihnen über die Schaltfläche Eingehende Belege-Aktionen ausführen gebuchten Belegs einsehen wollen:
  Klicken Sie auf der Seite Eingehende Belege auf die Schaltfläche Alle anzeigen. Im Feld Status ist der Wert Gebucht und im Feld Aktionsstatus der Wert Beleg gebucht gesetzt.

Tipp

Für die manuelle Nacharbeit können Sie über das Symbol Filter die Liste der eingehenden Belege nach dem Aktionsstatus filtern.

So erstellen Sie Aufgabenwarteschlangenposten für eingehende Belege aus gevis ECM

Um einen Aufgabenwarteschlangenposten für die Verarbeitung von eingehenden Belegen zu erstellen, gehen Sie vor wie in Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben.

Hinweis

Verwenden Sie diese Werte für die Einrichtung:

Art des auszuführenden Objekts: Bericht
ID des auszuführenden Objekts: Geben Sie eine ID aus der untenstehenden Tabelle ein.

ID des auszuführenden Objekts	Objektname	Beschreibung	Schaltfläche
70391400	ECM Eingehende Rechnungen verarbeiten	Rechnungskopf wird erstellt.	Beleg erstellen
5489682	Eingehende Belege-Aktionen verarbeiten	Lieferzeilen werden geholt und die Einkaufsrechnung sowie Einkaufsbestellung automatisch gebucht.	Eingehende Belege-Aktionen ausführen

Feld "Aktionsstatus"

Im Feld Aktionsstatus wird der aktuelle Status der Verarbeitung angezeigt. Wenn zum Beispiel keine Lieferzeilen gefunden werden konnten, ist im Feld Status der Wert Fehlgeschlagen und im Feld Aktionsstatus der Wert Keine Lieferzeilenzuordnung gesetzt. In diesem Fall wird je nach Einrichtung automatisch in regelmäßigen Abständen geprüft, ob inzwischen passende Wareneingänge gebucht wurden. Ist dies der Fall, werden die Werte in den Status-Feldern automatisch aktualisiert. Im Inforegister Fehler und Warnungen wird zudem für jeden Fehlerstatus eine Zeile mit der Fehlerbeschreibung erstellt (zum Beispiel Die Betragsdifferenz ist höher als der zulässige Wert in Kreditor 20000).

Diese Werte sind im Feld Aktionsstatus möglich:

Aktionsstatus	Beschreibung
Keine Lieferzeilenzuordnung	Für die Einkaufsbestellung sind noch keine Wareneingangszeilen vorhanden.
Lieferzeilenzuordnung vorhanden	Dem eingehenden Beleg konnten Lieferzeilen zugeordnet werden.
Betragsabweichung	Abweichung des MwSt.-Betrags oder des Gesamtbetrags überschreitet hinterlegte Toleranzwerte.
Betragsprüfung erfolgreich	Rechnungsprüfung hat keine Abweichungen ergeben.
Beleg freigegeben	Buchung konnte nicht erfolgen. Sie scheiterte an der Zuweisung des Zu-/Abschlags.
Beleg gebucht	Einkaufsrechnung wurde gebucht.
Direktlieferung Buchung fehlgeschlagen	Buchung war nicht erfolgreich wegen fehlender Charge oder Fehler im Prozess. Zum Beispiel wurde die Lieferung aber nicht die Rechnung gebucht. Oder die Rückabwicklung ist fehlgeschlagen.
Nicht verarbeitbar	Die Bestellnummer konnte nicht ausgelesen werden.
Rechnungsbelegkopf erstellt	Rechnung wurde erstellt. Lieferzeilen wurden noch nicht hinzugefügt.
Betragsabweichung Direktlieferung	Die Abweichung des MwSt.-Betrags oder des Gesamtbetrags ist größer, als in einer Direktlieferungsrechnung erlaubt ist.
Direktlieferung erkannt	Die Einkaufsrechnung wird für eine Direktlieferung erstellt.
Rechnungssperre	Der eingehende Beleg wurde in gevis ECM zur Rechnungssperre markiert. Er muss manuell gebucht werden.

So richten Sie Toleranzwerte für die Rechnungsprüfung ein

Ob ein eingehender Beleg auch automatisch zur Einkaufsrechnung gebucht werden kann, hängt davon ab, ob es Differenzen zwischen den Gesamtbeträgen in der Einkaufsbestellung und der Einkaufsrechnung gibt. Sie können Toleranzwerte für die Buchung einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Toleranzwerte für Einkaufsrechnungen. Wenn für einen eingehenden Beleg im Feld Status der Wert Fehlgeschlagen und im Feld Aktionsstatus der Wert Betragsabweichung gesetzt ist, können verschiedene Gründe vorliegen:

Es sind nicht alle Wareneingänge vorhanden, sodass die Summe nicht passt.
Die Preise sind falsch.
Frachtkosten wurden berechnet, obwohl Sie nicht bestellt wurden.
Die am Kreditor hinterlegte Toleranz-Abweichung wird überschritten oder unterschritten.
MwSt.-Abweichung in der Einrichtung der Finanzbuchhaltung passt nicht (zum Beispiel bei Rundungsdifferenzen).

Hinweis

Im Inforegister Fehler und Warnungen finden Sie für jede Abweichung eine Zeile mit genauer Fehlerbeschreibung.
Sie haben die Möglichkeit trotz einer Abweichung die Einkaufsrechnung manuell zu buchen.

So sehen Sie Abweichungen für einzelne Positionen ein

Nach der Kopfverarbeitung können Sie mithilfe der positionsbezogenen Rechnungsabweichungsprüfung die Abweichungen pro Rechnungszeile einsehen. Bei Abweichungen in den Gesamtbeträgen ist so direkt ersichtlich, auf welche Zeilen diese Abweichungen zurückzuführen sind.

Hinweis

Aktivieren Sie in der unterstützen Einrichtung gevis ECM Einrichtung den Schalter Positionsbezogene Abweichungsprüfung aktivieren, um in der Datenaustauschdefinition für den Rechnungsimport die positionsbezogene Abweichungsprüfung zu aktivieren. Weitere Informationen zur Einrichtung von ECM in gevis ERP | VEO finden Sie unter gevis ECM einrichten.

Klicken Sie im Menüband Dynamics 365 Business Central auf das Symbol Lupe ( Alt+Q), geben Sie im Suchfeld Eingehende Belege ein und bestätigen Sie das übereinstimmende Suchergebnis mit der Eingabetaste.
Öffnen Sie einen eingehenden Beleg.
Prüfen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Zugeordnete Positionen, wie viele Positionen einer Einkaufsrechnung zugeordnet werden können. Wenn nicht alle Positionen zugeordnet werden konnten (zum Beispiel nur 5 von 6), ist im Feld Status der Wert Fehlgeschlagen und im Feld Aktionsstatus der Wert Betragsabweichung gesetzt.
Klicken Sie im Inforegister Allgemein in das Feld Datensatz, um die Einkaufsrechnung zu öffnen.
Prüfen Sie im Inforegister Zeilen im Feld Mögliche Betragsabweichung, ob es für die einzelnen Rechnungszeilen Abweichungen gibt:
- Nicht zulässige Abweichungen werden in roter Farbe angezeigt.
- Zulässige Abweichungen werden in grüner Farbe angezeigt.
- Für Artikel, bei denen keine Lieferzeilen zugeordnet werden können, wird der Zeilenbetrag ohne Mehrwertsteuer als negativer Betrag in gelber Farbe im Feld Mögliche Betragsabweichung angezeigt. Zum Beispiel, wenn ein Artikel nicht aus dem ECM-Beleg erkannt wurde, aber Wareneingangszeilen für einen weiteren Artikel gebucht wurden.
Klicken Sie optional im Menüband des Inforegisters auf die Schaltfläche Zeile > Nur Abweichungen anzeigen, wenn Sie nur die Zeilen mit den Abweichungen einsehen wollen.

Spezialfälle

Sammelrechnung:
In gevis ERP | VEO erfolgt keine Vollständigkeitskontrolle. Es reicht grundsätzlich eine Lieferzeile pro Bestellung. Wenn es noch nicht Wareneingänge für alle Bestellungen gibt, wird zunächst nur der Belegkopf erstellt.
Teillieferung:
Bei Teillieferung wird der Belegkopf erstellt und alle vorhandenen Wareneingangszeilen werden in die Rechnung gezogen. Da aber die Bestellsumme nicht mit der Rechnungssumme übereinstimmt, erfolgt keine automatische Buchung. Die Einkaufsrechnung muss manuell weiterbearbeitet werden. Danach gebuchte Wareneingangszeilen werden nicht mehr automatisch hinzugefügt. Nach der manuellen Bearbeitung kann aber für die letzte Teillieferung wieder der eingehende Beleg zur Einkaufsrechnung abschließend automatisch gebucht werden.
Buchung nicht erwünscht:
Wenn die Gesamtsumme des eingehenden Belegs mit der Einkaufsbestellung übereinstimmt und die passenden Wareneingangszeilen gebucht sind, werden Einkaufsrechnungen automatisch gebucht. Bei beschädigter Ware zum Beispiel ist aber die Buchung nicht erwünscht, da die Rechnung nicht bezahlt werden soll. In gevis ECM wird in diesem Fall im Feld Rechnungssperre ein Haken gesetzt. Wenn Sie versuchen, einen eingehenden Beleg mit Rechnungssperre zu erstellen und zu buchen, wird zwar ein Belegkopf erstellt und es werden Wareneingangszeilen als Rechnungszeilen ergänzt, aber die Einkaufsrechnung wird nicht freigegeben und gebucht. Für diesen eingehenden Beleg ist im Feld Status der Wert Fehlgeschlagen und im Feld Aktionsstatus der Wert Rechnungssperre gesetzt.
Abweichung bei Direktlieferung:
Bei einer Direktlieferung erfolgt der Wareneingang direkt beim Kunden. Es ist nicht nachvollziehbar, wie viel tatsächlich geliefert wurde. Deshalb wird zunächst davon ausgegangen, dass die Ware vollständig geliefert wird. Alle Bestellzeilen werden zur Lieferung und dann in die Einkaufsrechnung gebucht. Schlägt die abschließende Buchung fehl, zum Beispiel bei einer Betragsabweichung, werden alle Rechnungszeilen gelöscht und es bleibt nur der Rechnungskopf stehen. Für diesen eingehenden Beleg ist im Feld Status der Wert Fehlgeschlagen und im Feld Aktionsstatus der Wert Betragsabweichung Direktlieferung gesetzt. Die Direktlieferung wird dann nicht ausgeführt. Die Einkaufsrechnung kann auch nicht bearbeitet werden, wenn in der Einkaufsbestellung Bestellposten mit und ohne Direktlieferung vorhanden sind.

Tipp
Aktivieren Sie in der Einkaufseinrichtung im Inforegister Auftragsbezogene Bestellungen den Schalter Buchung der EK-Rechnung vor der VK-Rechnung zulassen. So können bei Direktlieferungen die Einkaufsrechnungen vor den Verkaufsrechnungen gebucht werden.

Siehe auch

Aufgabenwarteschlangenposten
Einführung
gevis ECM einrichten
Toleranzwerte für Einkaufsrechnungen