Produktaktivierung

Um das Produkt nutzen zu können, müssen Sie es aktivieren. Dazu öffnen Sie das unterstützte Setup "gevis ECM Einrichtung" und führen dort die notwendigen Schritte durch. Nachdem die Aktivierung von der GWS bestätigt wurde, führen sie den Assistenten erneut aus. Dann können Sie die Einrichtung abschließen. Falls Sie die Einrichtung nicht über das unterstützte Setup durchführen möchten, können Sie die Einrichtung auch manuell durchführen. Die nötigen Schritte sind im folgenden Absatz erläutert.

Initiale Einstellung

Das Einrichten der Archivsystem-Schnittstelle kann schnell vorgenommen werden. Navigieren Sie hierzu zu der gevis ECM Einrichtung und gehen die folgenden Schritte durch:

Zuerst geben Sie bitte die ECM URL Ihres Online-Archivsystems ein.
Anschließend geben Sie unten in der ECM Benutzerliste den Benutzer an, mit dem Sie sich mit dem Archivsystem verbinden und
geben anschließend den API Token an.

Hinweis
Nach der Eingabe des API Tokens sollte bei erfolgreicher Validierung der Haken Anmeldedaten überprüft gesetzt sein.
Nun müsste der soeben eingetragene Benutzer noch im Feld Benutzer-ID Automatisierung hinterlegt werden.

Hinweis
Der hier hinterlegte Benutzer wird immer dann für die Kommunikation gewählt, wenn der angemeldete Benutzer nicht selbst in der ECM Benutzerliste mit einem validierten API Token eingetragen ist. Somit können bspw. Aufträge durch einen Dienste-Benutzer archiviert werden, obwohl der angemeldete Benutzer selbst im Archiv-System nicht eingerichtet/lizenziert ist.

Zu guter Letzt führen Sie die Aktion Initialisiere ECM aus. Hierdurch werden

die Repositories ermittelt, die im Archivsystem verfügbar sind. Sollte dort nur eins hinterlegt sein, wird dies automatisch in die ECM Repository ID eingetragen.
vom Archivsystem die eingerichteten Quellen ermittelt. Die sogenannten Quellen spiegeln in Business Central die Belege oder Belegarten wider. Für jede Quelle wird ein Eintrag in den Quelldefinitionen hinzugefügt, die Sie über die Aktion Öffne Quelldefinitionen später aufrufen können. Mithilfe dieser Quellen weiß Business Central, welche Werte übermittelt werden müssen, damit für ein übermitteltes Dokument bspw. eine neue Auftrags- anstelle einer Angebots-Akte erstellt werden soll.
Datenaustauschdefinitionen erstellt und den Quelldefinitionen zugeordnet. An einer Datenaustauschdefinition ist hinterlegt, welche Business Central-Felder an das Archivsystem übergeben werden sollen. Möchten Sie also einen Wert im Archiv durch ein anderes Business Central-Feld gefüllt bekommen? Dann ändern Sie einfach das Mapping in den Datenaustauschdefinitionen ab.
eine Standard Zuordnungskonfiguration an gevis ECM hochgeladen

Das Archivsystem ist somit weitestgehend eingerichtet. Das Einzige, was noch fehlt, ist, dass Sie hinterlegen, welche Belege genau archiviert werden sollen. Dies legen Sie in den Berichtsauswahlen fest. So können Sie festlegen, dass für einen Rechnungsdruck zwar zwei Berichte ausgeführt werden sollen, aber nur einer der beiden archiviert werden soll. Wechseln Sie hierzu zur Berichtsauswahl - Verkauf (oder einer anderen beliebigen Berichtsauswahl). Dort finden Sie ein neues Feld Quellen Code, welches auf die Quelldefinitionen verweist, die durch die Aktion Initialisiere ECM erstellt wurden.

Das war's! Sobald in den Berichtsauswahlen ein Quellen Code hinterlegt wurde, wird beim Druck des Beleges dieser automatisch archiviert.

Weitere Einrichtungen

Einrichtungsschalter

Name	Description
Erstelle Links zum ECM	Definiert, ob nach dem Archivieren eines Beleges die Links zur Archivbeleg- und Debitorenarchiv-Akte an dem BC-Beleg sowie an den BC-Debitoren hinterlegt werden sollen.
Erstelle Downloadlinks	Definiert, ob nach dem Archivieren eines Beleges der Downloadlink für den Archivbeleg an dem BC-Beleg hinterlegt werden soll. Die Downloadlinks werden dann in einer FactBox dargestellt.
Lösche Ausg. Dok. nach Sync.	Definiert, dass nach dem der Belege in das Archivsystem synchronisiert wurde, der Eintrag aus der Tabelle "ausgehenden Dokumente" gelöscht werden soll.
Ad-hoc-Synchronisierung	Definiert, dass die Synchronisierung im hintergrund automatisch ausgeführt wird.
Benachrichtigung nach Ausg. Dok.	Definiert, ob der Benutzer benachrichtigt wird, nachdem das Dokument in die ausgehenden Dokumente übertragen wurde.
Archivierung nach Freigabe des VK-Auftrages	Definiert, dass nach Freigabe des Verkaufsauftrages, der Beleg in das Archivsystem synchronisiert wird.
Archivierung nach Freigabe der EK-Bestellung	Definiert, dass nach Freigabe der Einkaufsbestellung, der Beleg in das Archivsystem synchronisiert wird.

Aktionen

Name	Beschreibung
Zuordnungen herunterladen	Lädt die Zuordnungen aus dem gevis ECM Repository herunter.
Zuordnungen aus Datei hochladen	Lädt Zuordnungen aus einer Datei in das gevis ECM Repository hoch.
Standard Zuordnungen hochladen	Lädt Standard-Zuordnungen von einer URL in das gevis ECM Repository hoch.