Buchungsgruppen einrichten

Buchungsgruppen bilden Entitäten auf Hauptbuchkonten ab. Beispiele für Entitäten sind Debitoren, Kreditoren, Artikel, Ressourcen sowie Verkaufs- und Einkaufsdokumente. Buchungsgruppen sparen Zeit und helfen, Fehler zu vermeiden, wenn Sie Transaktionen buchen. Die Umsatzwerte wechseln zu den Konten, die in der Buchungsgruppe für diese bestimmte Einheit angegeben werden. Die einzige Anforderung ist, dass Sie einen Kontenplan haben. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten des Kontenplans.

Buchungsgruppen werden unter drei Schlüsseln abgedeckt:

  • Allgemein

    Definiert, an wen Sie verkaufen und von wem Sie kaufen und was Sie verkaufen und was Sie kaufen. Sie können Gruppen kombinieren, um Elemente wie die GuV-Konten festzulegen, um zu buchen, oder Sie verwenden Gruppen Berichte zum Filtern.

  • Ausgewählt

    Auf diese Weise erhalten Sie die Möglichkeit, beispielsweise Verkaufsbelege zu verwenden, statt die Posten direkt in der Finanzbuchhaltung zu buchen. Wenn Debitorenposten erstellt werden, wird durch die Buchungsgruppen gewährleistet, dass die entsprechenden Posten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

  • Steuer

    Definieren Sie die Steuerprozentsätze und -Berechnungsarten, die anwenden, an wen Sie verkaufen und kaufen und was Sie verkaufen und was Sie kaufen.

In den folgenden Abschnitten werden die Buchungsgruppen nach Schlüsseln beschrieben.

Allgemeine Buchungsgruppen

In der folgenden Tabelle werden die allgemeinen Buchungsgruppen beschrieben.

Typ Beschreibung
Allgemeine Geschäftsbuchungsgruppen Weisen Sie diese Gruppen den Debitoren und Kreditoren zu, um anzugeben, von wem Sie kaufen und an wen Sie verkaufen. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Geschäftsbuchungsgruppen ein. Wenn Sie dies tun, überlegen Sie, in wie viele Gruppen die Verkäufe und Einkäufe aufgeschlüsselt werden müssen. Beispielsweise Gruppendebitoren und Kreditoren nach bestimmten Feld oder nach Art des Geschäfts.
Allgemeine Produktbuchungsgruppen Weisen Sie diese Gruppe Artikeln und Ressourcen zu, um festzulegen, was Sie verkaufen und was Sie kaufen. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Produktbuchungsgruppen ein. Wenn Sie dies tun, berücksichtigen Sie die Gruppen, in die Sie Verkäufe nach Produkt (Artikel und Ressourcen) und Verkäufe nach Artikeln aufschlüsseln müssen. Beispielsweise teilen Sie diese Gruppen nach Rohmaterial, Einzelhandel, Ressourcen, Kapazität, usw. auf.
Buchungsmatrix Einrichtung Kombinieren von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen, und aktivieren Sie die Konten, um zu buchen. Jeder Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen können Sie einen anderen Satz von Sachkonten zuweisen. Sie können z. B. den Verkauf desselben Artikels auf verschiedene Hauptbuchkonten buchen, da die Kunden verschiedenen Geschäftsbuchungsgruppen zugeordnet sind. Richten Sie diese Konfigurationen auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung ein.

Spezielle Buchungsgruppen

In der folgenden Tabelle werden die Buchungsgruppen beschrieben, die sich auf bestimmte Datentypen beziehen.

Typ Beschreibung
Debitorenbuchungsgruppen Definieren Sie die Konten, die verwendet werden, wenn Sie buchen. Wenn Sie den Bestand mit Forderungen verwenden, werden die Konten, auf die die Kundenauftragszeilen gebucht werden, durch die allgemeine Geschäftsbuchungsgruppe, die Ihrem Kunden zugeordnet ist, und die allgemeine Produktbuchungsgruppe, die dem Bestandsartikel zugeordnet ist, bestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Geschäftsbuchungsgruppen und Allgemeine Produktbuchungsgruppen im Abschnitt Allgemeine Buchungsgruppen. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Kundenbuchungsgruppen ein.
Kreditorenbuchungsgruppen Definieren Sie, wo Transaktionen für Kreditorensammelkonten, Servicegebührenkonten und Skontokonten gebucht werden. Dieses ist gleich wie bei den Debitorenbuchungsgruppen. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Kreditorenbuchungsgruppen ein.
Lagerbuchungsgruppen Definieren Sie Lagerbuchungsgruppen, die Sie dann mit den entsprechenden Sachkonten auf der Seite Lagerbuchungseinrichtung verknüpfen. Wenn Sie dann Posten erzeugen, die einen Artikel betreffen, bucht das System auf das Sachkonto, das für die Kombination aus Lagerbuchungsgruppe und Lagerort eingerichtet ist, die mit dem Artikel verknüpft ist. Lagerbuchungsgruppen stellen darüber hinaus eine gute Möglichkeit dar, das Lager zu organisieren, sodass Sie beim Generieren von Berichten Artikel anhand ihrer Lagergruppen voneinander trennen können. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Bestandsbuchungsgruppen ein.
Bankkontobuchungsgruppen Definieren Sie die Sachkonten, in die Bankkontoposten gebucht werden. Beispielsweise kann dies die Vorgänge für die Nachverfolgung von Transaktions- und Ausgleichsbankonten vereinfachen, Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Bankkonto-Buchungsgruppen ein. Wir empfehlen, das Feld Direktbuchung dieser Sachkonten auf Nein festzulegen.
Anlagenbuchungsgruppen Sie legen die Konten für die Anschaffungskosten, die kumulierten Abschreibungsbeträge, die Anschaffungskosten bei Verkauf, die kumulierte Abschreibung bei Verkauf, den Gewinn bei Verkauf, den Wartungsaufwand und den Abschreibungsaufwand fest. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Anlagenbuchungsgruppen ein.

Ersatzbuchungsgruppen für Debitoren oder Kreditoren in Belegen zulassen

Sie können Benutzenden erlauben, andere Debitoren- und Kreditorenbuchungsgruppen als die Standardgruppen auszuwählen, wenn sie mit Verkaufs- oder Einkaufsdokumenten und Erfassungen arbeiten.

Um Änderungen an Kundenbuchungsgruppen zuzulassen, wählen Sie Mehrere Buchungsgruppen zulassen auf den Einrichtung von Verkäufen und Forderungen- und Service Einrichtung-Seiten und die Kreditoren & Einkauf Einr.-Seite für Kreditorenbuchungsgruppenänderungen.

Auf den Seiten Debitorenbuchungsgruppen oder Kreditorenbuchungsgruppen können Sie die Buchungsgruppen angeben, die als Stellvertreter zugelassen werden sollen, indem Sie Ersatzartikel auswählen. Ersatzbuchungsgruppen können die standardmäßigen Debitoren- oder Kreditorenbuchungsgruppen ersetzen, die für einen Debitor oder Kreditor angegeben sind.

Nachdem Sie dies eingerichtet haben, können Sie aus den zulässigen Ersatzbuchungsgruppen auswählen und die Debitoren- oder Kreditorenbuchungsgruppe ändern, wenn Sie Verkaufs- oder Einkaufsbelege und Journale buchen. Die Debitoren- oder Kreditoren-Ersatzbuchungsgruppen werden in gebuchte Belege und Journale kopiert, und Sachposten für Verbindlichkeiten oder Forderungen werden auf die Sachkonten gebucht, die für die Ersatzpersonen angegeben sind.

Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung und eine Zahlung anwenden, die mit unterschiedlichen Debitoren- oder Kreditorenbuchungsgruppen (unterschiedliche Sachkonten) gebucht werden, überträgt Business Central die Beträge zwischen den Sachkonten, um sie auszugleichen.

Steuerbuchungsgruppen

In der folgenden Tabelle werden die steuerbezogenen Buchungsgruppen beschrieben.

Typ Beschreibung
Geschäftssteuerbuchungsgruppen Bestimmen, wie Verkaufssteuer für Debitoren und Kreditoren berechnet und gebucht werden. Richten Sie diese Buchungsgruppen auf der Seite Geschäftssteuerbuchungsgruppen ein. Wenn Sie dies tun, überlegen Sie, wieviele Gruppen Sie benötigen. Dies ist von verschiedenen Faktoren wie der hiesigen Gesetzgebung ab und ob Sie sowohl im Inland als auch im Ausland Handel treiben.
Steuerproduktbuchungsgruppen Geben Sie die Steuerberechnungen an, die für die Arten von Artikeln oder Ressourcen erforderlich ist, die Sie kaufen oder verkaufen.
Steuerbuchung einrichten Zeigt Kombinationen aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen und MwSt.-Produktbuchungsgruppen an. Wenn Sie eine Buch.-Blattzeile, eine Einkaufszeile bzw. Verkaufszeile ausfüllen, schauen wir die Kombination an, um die zu verwendenden Konten zu identifizieren.

Wenn Ihr Land/Ihre Region Mehrwertsteuer (MwSt.) erhebt, finden Sie Informationen unter Berechnungen und Buchungsmethoden für die Mehrwertsteuer festlegen.

Beispiel für die Verknüpfung von Buchungsgruppen

Hier ist ein Szenario.

Diese Buchungsgruppen werden auf der Debitorenkarte aktiviert:

  • Allgemeine Geschäftsbuchungsgruppe
  • Debitorenbuchungsgruppe

Diese Buchungsgruppen werden auf der Artikelkarte aktiviert:

  • Allgemeine Produktbuchungsgruppen
  • Lagerbuchungsgruppe

Wenn ein Verkaufsbeleg erstellt wird, werden die Informationen auf der Debitorenkarte in den Verkaufskopf übernommen, und die Informationen auf der Artikelkarte werden in die Verkaufszeilen eingefügt.

  • Die Buchung der Einnahmen (GuV-Konten) wird durch die Kombination der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe und der allgemeinen Produktbuchungsgruppe bestimmt.
  • Die Debitorenbuchung (Bilanz) wird durch die Debitorenbuchungsgruppe bestimmt.
  • Die Lagerbuchung (Bilanz) wird durch die Lagerbuchungsgruppe bestimmt.
  • Die Buchung der Kosten für verkaufte Waren (GuV) wird durch die Kombination der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe und der allgemeinen Produktbuchungsgruppe bestimmt.

Ihre Einrichtung legt fest, wann die Buchung erfolgt. Beispielsweise wird die zeitliche Steuerung tangiert, wenn Sie "Periodische Aktivitäten" durchführen, wie Buchungslagerkosten oder Anpassung von Kostenfaktorposten.

Buchungsmatrix-Einrichtungszeilen kopieren

Je mehr Produkt- und Geschäftsbuchungsgruppen vorhanden sind, um so mehr Zeilen werden auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung angezeigt. Während unter Umständen viele verschiedene Kombinationen von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen vorhanden sind, buchen möglicherweise unterschiedliche Kombinationen weiterhin auf dieselben Sachkonten. Um den Umfang der erforderlichen manuellen Dateneingabe einzuschränken, kopieren Sie die Sachkonten aus einer vorhandenen Zeile auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung.

Buchungsgruppen von unterwegs aus festlegen

Um den Benutzern einen schnelleren Einstieg zu ermöglichen, kann Business Central Benachrichtigungen über fehlende Sachkonten in verschiedenen Buchungsgruppen-Einrichtungen anzeigen. Um diese Benachrichtigungen zu erhalten, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung Sachkonto fehlt in Buchungsgruppe oder Einrichtung auf der Seite Meine Benachrichtigungen ausgewählt ist, auf die Sie über das Feld Ändern, wenn ich Benachrichtigungen erhalte auf der Seite Meine Einstellungen zugreifen können.

Auf diese Weise erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie an einem Beleg arbeiten, der eine Buchungsgruppe oder eine Einrichtung verwendet, in der ein erforderliches Sachkonto fehlt. Wählen Sie den Link in der Benachrichtigung, um eine Seite zu öffnen, auf der Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen können, sofern Sie die Berechtigung dazu haben.

Hinweis

Um Sie direkt zu der Buchungsgruppe oder Einrichtung zu führen, in der ein Hauptbuchkonto fehlt, erstellt Business Central eine Platzhalter-Buchungsgruppe oder Einrichtung. Buchungsgruppen und -einstellungen sind eine Möglichkeit für den Buchhalter zu steuern, wie Buchungen in das Allgemeine Hauptbuch gebucht werden, so dass eine solche Just-in-Time-Erstellung von Buchungsgruppen und -einstellungen in Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht zugelassen ist.

Deaktivieren Sie in diesem Fall die Meldung Sachkonto fehlt in Buchungsgruppe oder Einrichtung und nehmen Sie dann gemeinsam mit Ihrem Buchhalter die entsprechenden Änderungen an der Buchungsgruppe, der Einrichtung oder Ihrem Beleg vor. Dies ist ein wichtiger Schritt, denn nachdem Belege gebucht sind, können Sie falsch verwendete Buchungsgruppen oder Einrichtungen nicht mehr löschen, da für sie Hauptbucheinträge erstellt wurden.

Verwenden Sie das Gesperrt-Feld auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung verwenden, um zu verhindern, dass Benutzende versehentlich ein Setup verwenden, das für neue Buchungen nicht mehr relevant ist.

Beim Einrichten einer Buchungsgruppe auf alle Felder und Konten zugreifen

Das Einrichten von Beitragsgruppen kann komplex sein. Da einige Kontotypen nicht häufig verwendet werden, werden sie in Business Central nicht als Spalten in den Zeilen angezeigt. Um die Auswahl der richtigen Konten etwas einfacher zu machen, filtert Business Central außerdem die Konten, die Sie in Feldsuchen auswählen können.

Wenn Sie auf alle Konten in den Zeilen- und Feldsuchen zugreifen möchten, können einige Einstellungen hilfreich sein:

  • Um alle Konten als Spalten in den Zeilen anzuzeigen, aktivieren Sie den Umschalter Alle Konten anzeigen.
  • Um in einzelnen Zeilen auf alle Konten in den Feldsuchen zuzugreifen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Konten bei der Suche anzeigen.
Hinweis

Der Umschalter Alle Konten anzeigen funktioniert möglicherweise auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung nicht. Das liegt daran, dass Business Central alle Konten immer als Spalten in den Zeilen auf dieser Seite anzeigt.

Problembehandlung von Fehlern bei Buchungsgruppen

Buchungsgruppen sind eines der fortgeschritteneren Konzepte, die Sie in Business Central festlegen können. Wenn sie nicht korrekt eingerichtet sind, können beim Buchen von Belegen oder Buchungsblattzeilen Fehler auftreten. Diese Fehler werden in der Regel durch einen Fehler bei der Zuordnung von Hauptbuch-Konten oder bei der Kombination von Buchungsgruppen verursacht.

Wenn etwas nicht stimmt, zeigt Business Central die Seite Fehlermeldungen an. Die Seite Fehlermeldungen kann es Ihnen erleichtern, das Problem zu identifizieren und zu beheben. Die Seite bietet eine Beschreibung des Fehlers, die auf die Einrichtung der Buchungsgruppe hinweist, die beachtet werden muss. Die Nachricht könnte zum Beispiel lauten: „Für das Konto Umsatzvorauszahlung fehlt eine Allgemeine Buchungsmatrixeinrichtung.“ Es gibt auch einen Link, über den Sie die Seite öffnen können, von der das Problem ausgeht, sodass Sie es schnell beheben können.

Hinweis

Die oben beschriebene Fehlerbehandlung ist nicht verfügbar für Artikel-, Ressourcen-, Mitarbeiter- und Anlage-Fibu Buch.-Blätter oder für Sachkonten, die in lokalen Versionen von Buchungsgruppen hinzugefügt wurden.

Siehe auch

Das Hauptbuch und der Kontenplan
Finanzen einrichten
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier