Spesen der Mitarbeiter erfassen und erstatten

Business Central unterstützt Transaktionen für Mitarbeiter auf ähnliche Weise wie für Kreditoren. Entsprechend bestehen Mitarbeiterbuchungsgruppen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterposten auf den entsprechenden Konten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Hinweis

Vergütungszahlungen für Mitarbeiter unterstützen keine Skonti und Zahlungstoleranzen.

Wenn die Mitarbeiter ihr eigenes Geld für die Geschäftsaktivitäten ausgeben, können Sie die Kosten auf das Konto des Mitarbeiters buchen. Dann können Sie die Kosten den Mitarbeiter zurückerstatten, indem Sie eine Zahlung auf das Bankkonto des Mitarbeiters leisten, ähnlich wie Sie Kreditoren bezahlen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Ausgaben in den Büchern erfassen und die Kosten dem Mitarbeiter zurückerstatten. Ihre Organisation verfügt möglicherweise über ein Portal oder eine App, über die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen einreichen können.

Business Central ist flexibel genug, um vielen verschiedenen Praktiken gerecht zu werden. Die genauen zu verwendenden Kontonummern hängen von der Konfiguration und den Prozessen Ihrer Organisation ab.

Sie können allgemeine Buchungsblätter für Mitarbeiterkonten verwenden, um Mitarbeiterausgaben und Rückerstattungstransaktionen in Fremdwährungen zu erfassen und anschließend die Beträge einfach nachzuverfolgen und mit Belegen zu vergleichen. Lassen Sie Ihren Taschenrechner in Ihrer Schreibtischschublade – Business Central kann den Wechselkurs für Sie anpassen. Wenn Sie allgemeine Buchungsblätter verwenden, um Transaktionen für Mitarbeiterkonten zu buchen, z. B. wenn Sie Ausgaben erstatten, können Sie im Feld Währungscode die Währung für die Transaktionen angeben. Durch die Angabe einer Währung können Sie dieselben Features nutzen wie beim Erfassen von Transaktionen in den Debitoren- und Kreditorenbüchern. Beispielsweise können Mitarbeitende eine Ausgabe in Euro erfassen, ihre Bezahlung jedoch in Dollar erhalten.

Um sicherzustellen, dass der Wechselkurs für die Beträge aktuell ist, können Sie die Mitarbeitersalden anpassen, wenn Sie den Batchauftrag für den Währungswechselkurs ausführen. Wenn Sie die Wechselkurstabelle verwenden, die Mitarbeitersalden jedoch in Ihrer lokalen Währung abrechnen möchten, können Sie die Mitarbeiterkonten von der Anpassung der Wechselkurse ausschließen.

Um die Ausgaben eines Mitarbeiters tz erfassen

Sie buchen die Ausgaben der Mitarbeiter auf der Seite Fibu Buch.-Blatt.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Allgemeine Erfassungen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Öffnet das entsprechende Fibu Buch.-Blatt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Allgemeinen Buch.-Blättern.

3. Füllen Sie die Felder in einer neuen Zeile wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Hinweis

   Das Fibu Buch.-Blatt zeigt nur eine begrenzte Anzahl Felder in der Buch.-Blattzeile standardmäßig an. Wenn Sie die anderen Felder sehen wollen, wie das Feld Kontoart, wählen Sie die Zeigen Sie mehrere Spalten an Aktion aus. Um die zusätzlichen Felder erneut auszublenden, wählen Sie Zeigen Sie weniger Spalten an. Wenn Sie weniger Spalten sehen, wird für alle Zeilen dasselbe Buchungsdatum verwendet. Wenn Sie für einen Journaleintrag mehrere Buchungsdaten haben möchten, wählen Sie die Aktion Weitere Spalten anzeigen.

4. Wiederholen Sie Schritt 3 für alle Ausgaben, die der Beschäftigte hatte.

   Tipp

   Wenn Sie Zeilen mit mehreren Transaktion über eine Gegenkontozeile, beispielsweise für das Bankkonto des Mitarbeiters eingeben möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen Ausgleichsbetrag vorschlagen auf der Seite für Ihren Stapel im Fibu Buch.-Blattnamen aus. Dann werden das Feld Betrag auf der Gegenkontozeile automatisch mit dem Wert ausgefüllt, der erforderlich ist, um Transaktionen auszugleichen.

5. Wählen Sie die Buchen Aktion aus, um die Ausgaben des Kontos des Mitarbeiters zu erfassen.

Rückerstattung für Mitarbeiter

Sie zahlen die Kosten dem Mitarbeiter zurück, indem Sie Zahlungen zu dem Bankkonto auf der Seite Zahlungsausgangs Buch.-Blatt buchen.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Zahlungsausgangs Buch.-Blätter ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Öffnet das entsprechende Zahlungs-Fibu Buch.-Blatt Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Allgemeinen Buch.-Blättern.
3. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen durchführen.
4. Wählen Sie alternativ die Mitarbeiter-Zahlung vorschlagen Aktion aus, um automatisch Buch.-Blattzeilen für offene Mitarbeitervergütungen einzufügen.
5. Wählen Sie die Aktion Buchen, um die Rückerstattung zu erfassen.

Um Vergütungen mit Mitarbeiterposten ausgleichen

Sie wenden Mitarbeiterzahlungen auf die entsprechenden offenen Mitarbeiterposten auf die gleiche Weise an wie Lieferantenzahlungen, beispielsweise auf der Seite Zahlungsabstimmungsjournale, basierend auf den entsprechenden Kontoauszugseinträgen. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen automatisch vornehmen und Bankkonten abstimmen. Alternativ können Sie auf der Seite Mitarbeiter-Posten den Eintrag manuell eingeben. Weitere Informationen finden Sie im dazugehörigen Artikel Abstimmen von Kreditorenzahlungen mit dem Zahlungsjournal oder aus Kreditorenposten.

Siehe auch

Buchungen direkt im Hauptbuch vornehmen
Arbeiten mit Fibu-Buch.-Blättern
Journalbuchungen stornieren und Wareneingänge/Lieferungen rückgängig machen
Finanzen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier