Verwalten von Speicher durch das Löschen von Dokumenten oder Datenkomprimierung

Ein Benutzer mit einer zentralen Rolle, z. B. der Anwendungsadministrator, muss sich regelmäßig um die angesammelten historischen Belege kümmern, indem er diese löscht oder komprimiert.

Tipp

Erfahren Sie mehr über andere Möglichkeiten, um die Menge der in einer Datenbank gespeicherten Daten zu reduzieren. Lesen Sie dazu Reduzierung der in Business Central-Datenbanken gespeicherten Daten in unserer Dokumentation für Entwickler und IT-Profis.

Löschen von Belegen

In bestimmten Situationen müssen Sie die fakturierten Bestellungen vielleicht löschen. Sie können sie jedoch erst löschen, wenn Sie die Artikel in den Bestellungen vollständig in Rechnung gestellt und erhalten haben. Business Central hilft Ihnen, dies zu überprüfen.

Unternehmen löschen Retouren normalerweise, nachdem sie in Rechnung gestellt wurden. Wenn Sie eine Rechnung buchen, überträgt Business Central sie auf die Seite Gebuchte Einkaufsgutschrift. Wenn Sie das Kontrollkästchen Rücklieferung bei Gutschrift auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. aktiviert haben, wird die Rechnung auf die Seite Gebuchte Rücklieferung übertragen. Sie können die Belege mithilfe der Stapelverarbeitung Erledigte Eink.-Rekl. löschen löschen. Vor dem Löschen von Belegen überprüft der Batchauftrag, ob die Einkaufsretouren vollständig geliefert und fakturiert wurden.

Rahmenbestellungen werden nicht automatisch gelöscht, nachdem Sie alle zugehörigen Bestellungen verarbeitet und fakturiert haben. Stattdessen können Sie sie mit der Stapelverarbeitung Erledigte Rahmenbestellungen löschen löschen.

Unternehmen löschen Serviceaufträge in der Regel automatisch, nachdem sie vollständig fakturiert wurden. Wenn eine Rechnung gebucht wird, wird ein entsprechender Posten erstellt, der dann auf der Seite Gebuchte Servicerechnungen eingesehen werden kann.

Serviceaufträge werden jedoch nicht automatisch gelöscht, wenn die Gesamtmenge des Auftrags von der Seite Servicerechnung und nicht vom Serviceauftrag selbst gebucht wurde. Sie müssen solche fakturierten Aufträge möglicherweise manuell löschen, indem Sie den Batchauftrag Fakturierte Serviceaufträge löschen ausführen.

Daten mit Datumskomprimierung komprimieren

Sie können Daten in Business Central komprimieren, um Platz in der Datenbank zu sparen, wodurch Sie in Business Central online sogar Geld sparen können. Die Komprimierung, die auf Daten und Funktionen basiert, fasst mehrere alte Posten zu einem neuen Posten zusammen.

Sie können Posten komprimieren, die alle der folgenden Bedingungen erfüllen:

Sie stammen aus abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Das Feld Öffnen ist auf Nein festgelegt.
Sie sind mindestens fünf Jahre alt. Wenn Sie Daten komprimieren möchten, die weniger als fünf Jahre alt sind, wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Partner.

So können z. B. Kreditorenposten aus früheren Geschäftsjahren komprimiert werden, sodass pro Konto und Monat nur ein Haben- und ein Sollposten vorhanden ist. Der Betrag des neuen Postens ergibt sich aus der Summe aller komprimierten Posten. Das zugewiesene Datum ist das Startdatum für den komprimierten Zeitraum, z. B. der erste Tag des Monats (wenn Sie Posten nach Monaten komprimieren). Nach der Komprimierung können Sie immer noch die Nettoveränderung für jedes Konto im vorherigen Geschäftsjahr sehen.

Die Anzahl der Posten, die im Zuge der Datumskomprimierung erstellt werden, hängt von der Anzahl der festgelegten Filter, den kombinierten Feldern und der ausgewählten Periodenlänge ab. Es gibt immer mindestens einen Posten. Wenn die Stapelverarbeitung beendet ist, können Sie das Ergebnis auf der Seite Datumskomprimierungsjournal sehen.

Sie können mit Stapelverarbeitungen die folgenden Datentypen komprimieren.

Finanzposten – Sachposten, Mehrwertsteuerposten, Bankposten, Finanzbudgetposten, Debitorenposten und Kreditorenposten
Lagerplatzposten
Ressourcenposten
Artikelbudgetposten
Anlagenposten (FA), FA-Wartungsposten und FA-Versicherungsposten

Wenn Sie Kriterien für die Komprimierung festlegen, können Sie den Inhalt bestimmter Felder mit den Optionen unter Feldinhalt beibehalten beibehalten. Die verfügbaren Felder hängen von den Daten ab, die Sie komprimieren.

Hinweis

Bevor Sie die Datumskomprimierung ausführen können, müssen Ihre Analyseansichten aktuell sein. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Aktualisieren einer Analyseansicht.

Nach der Komprimierung werden die Inhalte der folgenden Felder in jedem Fall beibehalten: Buchungsdatum, Kreditorennr., Belegart, Währungscode, Buchungsgruppe, Betrag, Restbetrag, Ursprungsbetrag (MW), Restbetrag (MW), Betrag (MW), Einkauf (MW), Rechnungsrabatt (MW), Skonto gewährt (MW) und Skonto möglich.

Komprimierte Posten buchen

Komprimierte Posten werden ein wenig anders gebucht als Standardbuchungen. Dieser Unterschied dient dazu, die Anzahl der durch die Datumskomprimierung erstellten neuen Sachposten zu verringern. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen wie Dimensionen und Belegnummern aufbewahren. Durch die Datumskomprimierung werden neue Posten wie folgt erstellt:

Auf der Seite Sachposten werden neue Posten für die komprimierten Posten erstellt. Das Feld Beschreibung enthält den Begriff Datumskomprimiert, damit die komprimierten Posten leicht zu identifizieren sind.
Auf Sachkontoseiten, wie z. B. der Seite Debitorenposten, werden ein oder mehrere neue Posten erstellt.

Der Buchungsprozess erzeugt Lücken in der Nummernreihe für Posten auf der Seite Sachposten. Diese Nummern werden nur den Posten auf den Sachkontoseiten zugewiesen. Der den Posten zugeordnete Nummernkreis ist auf der Seite Fibujournal in den Feldern Von Lfd. Nr. und Bis Lfd. Nr. verfügbar.

Hinweis

Nachdem Sie die Datumskomprimierung ausgeführt haben, können Sie Kreditoren- oder Bankposten für von der Komprimierung betroffene Transaktionen nicht mehr stornieren.

Die Anzahl der Posten, die sich aus einer Datumskomprimierung ergeben, hängt davon ab, wie viele Filter Sie festlegen, welche Felder kombiniert werden und wie lang der von Ihnen gewählte Zeitraum ist. Es gibt immer mindestens einen Posten.

Warnung

Die Datumskomprimierung löscht Posten. Daher sollten Sie immer eine Datensicherung der Datenbank durchführen, bevor Sie die Stapelverarbeitung ausführen.

So führen Sie eine Datumskomprimierung aus

Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Datenverwaltung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
Führen Sie je nach Ihren Anforderungen einen der folgenden Schritte aus:
- Um eine Anleitung zum Festlegen der Datumskomprimierung für eine oder mehrere Arten von Daten zu verwenden, wählen Sie Datenverwaltungsanleitung aus.
- Um die Komprimierung für einen einzelnen Datentyp festzulegen, wählen Sie Datenkomprimierung, Posten komprimieren und dann die zu komprimierenden Daten aus.
Hinweis
Sie können nur Daten komprimieren, die älter als fünf Jahre sind. Wenn Sie Daten komprimieren möchten, die weniger als fünf Jahre alt sind, wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Partner. Sie müssen das OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep-Ereignis in der „Datumskomprimierung“-codeunit verwenden, um den Schwellenwert festzulegen.

Siehe auch

Verwaltung

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier