In Microsoft Dynamics 365 Field Service integrieren

Serviceorganisationen brauchen eine umfassende Anwendung, bei der Finanzen, Bestand und Beschaffung eng mit der Servicebereitstellung verknüpft sind. Sie generieren mit jeder Transaktion Finanzdaten. Jeder Arbeitsauftrag repräsentiert Kosten und Umsätze und jede Ressource generiert Gewinn und Verlust. Durch Interaktionen mit Debitoren werden Sachposten hinzugefügt. Die Integration von Business Central mit Außendienst rationalisiert den Ende-zu-Ende-Prozess der Verwaltung von Serviceabläufen und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den beiden Systemen.

Sie können in Außendienst ganz einfach Arbeitsaufträge erstellen und verwalten, den Fortschritt von Serviceaufgaben nachverfolgen, Ressourcen zuweisen und Verbrauchsinformationen erfassen. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag in Außendienst abschließen, ermöglicht die Integration die reibungslose Übertragung von Daten an Business Central zur weiteren Verarbeitung.

Die Integration erleichtert auch die Rechnungsstellung und Erfüllung von Arbeitsaufträgen in Business Central. Sie können anhand der in Außendienst erfassten Serviceaktivitäten und Verbrauchsdaten genaue Rechnungen erstellen.

Wenn Sie Business Central mit Außendienst integrieren, müssen Sie Daten nicht manuell eingeben oder weniger Aufgaben doppelt erledigen. Die Integration bietet außerdem einen umfassenden Überblick über Serviceabläufe und Finanzen und führt so zu einer besseren Entscheidungsfindung und betrieblichen Effizienz.

Voraussetzungen

Da Außendienst auf Dynamics 365 Sales aufbaut, müssen Sie eine Verbindung zu Dataverse einrichten und die Integration mit Dynamics 365 Sales aktivieren.

Sie müssen die Field Service Integration-App von AppSource herunterladen und installieren Business Central.

Berechtigungen und Sicherheitsrollen für Benutzerkonten

Wenn Sie die Integrationslösung installieren, werden die Berechtigungen für das Integrationsbenutzerkonto konfiguriert. Wenn sich diese Berechtigungen ändern, müssen Sie sie möglicherweise zurücksetzen. Installieren Sie dazu die Integrationslösung von der Seite Dynamics 365 Verbindungseinrichtung aus durch Auswahl von Integrationslösung neu bereitstellen neu. In den folgenden Abschnitten sind die Berechtigungen und Sicherheitsrollen aufgeführt, welche die Lösung für jede App bereitstellt.

Vertrieb

Dynamics 365 Business Central Integrationsadministrierende
Dynamics 365 Business Central-Integrationsbenutzender
Dynamics 365 Business Central-Produktverfügbarkeitsbenutzender

Business Central

Benutzende, die Projekt-Buch.-Blätter buchen, müssen über die folgenden Berechtigungssätze verfügen:

Dynamics 365 Sales-Integration

Field Service

Um die integrierten Daten nutzen zu können, müssen Benutzende über die folgende Sicherheitsrolle verfügen:

Business Central Field Service-Integration

Benutzende müssen beispielsweise über diese Rolle verfügen, um Arbeitsaufträge zur Verarbeitung mit Business Central verknüpfen zu können.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass den Benutzenden in Außendienst die Standardsicherheitsrollen und -profile zugewiesen sind.

Weitere Informationen zu Spaltensicherheitsprofilen in Außendienst finden Sie unter Field Service-Sicherheitsrollen.

Administrierende müssen den Benutzenden in Power Platform eines der entsprechenden Spaltensicherheitsprofile hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Einem Spaltensicherheitsprofil Teams und Benutzende zur Steuerung des Zugriffs hinzufügen.

Hinweis

Um die Aktion In Business Central öffnen in Sales verwenden zu können, müssen Sie über die folgenden Berechtigungen für die folgenden Tabellen verfügen:

Sie müssen über Leseberechtigungen für die Tabelle Dynamics 365 Business Central-Verbindung (nav_connection) verfügen.
Sie müssen über Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen für die Tabelle Dynamics 365 Business Central-Standardverbindung (nav_defaultconnection) verfügen.

Weitere Einstellungen in Field Service

Nehmen Sie auf der Seite Field Service-Einstellungen die folgenden Änderungen vor:

Löschen Sie auf der Registerkarte Einkauf das Feld Nicht vorrätiger Produkte verwenden. Andernfalls erhalten Sie möglicherweise eine „Nicht vorrätig“-Warnung, wenn Sie ein Produkt auswählen, das in Außendienst nicht vorrätig, in Business Central aber vorrätig ist.
Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Arbeitsauftrag/Buchung die Umschalter Preis berechnen und Kosten berechnen. Wählen Sie im Feld Rechnungserstellung Arbeitsauftrag Nie aus.

Hinweis

Durch das Einrichten einer Verbindung zu Außendienst wird die Kopplung zwischen Ressourcen und Produkten aufgehoben. Um Business Central-Artikel in Außendienst verfügbar zu machen, aktualisieren Sie das Feld Field Service-Produkttyp so, dass es mit dem Feld Typ der Artikel in Business Central übereinstimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Produkt oder Service erstellen.

Die Integration in Business Central einrichten

Nachdem Sie eine Verbindung zu Dataverse und Sales hergestellt haben, können Sie Ihre Integration zu Außendienst einrichten.

Laden Sie die Field Service Integration-App herunter und installieren Sie sie von AppSource. Suchen Sie anschließend auf der Seite Erweiterungsverwaltung nach der App „Field Service Integration“ und wählen Sie die Aktion Einrichten aus, um die unterstützte Einrichtung Anleitung auszuführen.
Wählen Sie auf der Seite Unterstützte Einrichtung in Business Central Integration zu Dynamics 365 Field Service einrichten aus, um die Anleitung zur unterstützten Einrichtung auszuführen.

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Einstellungen in der Anleitung beschrieben.

Damit Benutzende den Verbrauch von Artikeln und Services in Außendienst-Arbeitsaufträgen buchen können, geben Sie die Projekt-Buch.-Blattvorlage und den Projekt-Buch.-Blattstapel an, die zum Buchen des Verbrauchs von Produkten und Services verwendet werden sollen.

Da Services in Außendienst als Dauer ausgedrückt werden, geben Sie die Stunden-Maßeinheit an, die in Business Central zum Umrechnen der Dauer in Mengen verwendet werden soll.

Sie können auch festlegen, wann Arbeitsauftragsprodukt- und servicezeilen mit Business Central synchronisiert werden sollen. Sie können beispielsweise synchronisiert werden, wenn Arbeitsauftragszeilen verwendet werden oder wenn jemand einen Arbeitsauftrag abschließt. Wählen Sie die entsprechende Option im Feld Synchronisieren von Arbeitsauftragsprodukten/-services.

Nachdem Arbeitsauftragsprodukte und -services mit Projekt-Buch.-Blättern in Business Central synchronisiert wurden, können Sie auswählen, ob die Projekt.-Buch-Blätter manuell gebucht werden sollen. Wählen Sie im Feld Projekt-Buch.-Blattpositionen automatisch buchen die entsprechende Option aus:

Bei Abschluss eines Arbeitsauftrags.
Bei Verwendung eines Arbeitsauftragsprodukts oder -services.

Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, führen Sie eine vollständige Synchronisierung von der Seite Einrichtung der Dynamics 365 Field Service Integration aus durch. Diese Aktion synchronisiert Tabellenzuordnungen für Elemente wie:

Projektaufgaben für Projekte, bei denen Verbrauchslink standardmäßig anwenden festgelegt ist. Durch die Synchronisation können Business Central-Projekte in Außendienst ausgewählt werden.
Bei Ressourcen, die nicht gesperrt sind, ist Arbeitszeittabelle verwenden nicht ausgewählt und auf der Seite Einrichtung der Dynamics 365 Field Service Integration ist Stunden als Maßeinheit festgelegt.
Serviceartikel (erfordert die Nutzung der Premium-Umgebung in Business Central).

Field Service-Standard-Entitätszuordnungen für die Synchronisierung

Die Basis für die Synchronisation von Tabellen und Feldern in Business Central mit Tabellen und Spalten in Dataverse, damit Daten ausgetauscht werden können. Die Zuordnung erfolgt über Integrationstabellen. Weitere Informationen zu Tabellenzuordnungen finden Sie unter Zu synchronisierende Tabellen und Felder zuordnen.

Die Integration mit Außendienst führt die folgenden Standardzuordnungen für Integrationstabellen ein:

PJLINE-WORDERPRODUCT: Ordnet Arbeitsauftragsprodukte in Außendienst Projektbuchungsblattzeilen in Business Central zu.
PJLINE-WORDERSERVICE: Ordnet Arbeitsauftragsservices in Außendienst Projektbuchungsblattzeilen in Business Central zu.
PROJECTTASK: Ordnet Projekte und Projektaufgaben in Business Central Produkten in externen Projekten in Außendienst zu.
RESOURCE-BOOKABLERSC: Ordnet Ressourcen in Business Central buchbaren Ressourcen in Außendienst zu.
SVCITEM-CUSTASSET (nur Premium-Umgebung): Ordnet Serviceartikel in Business Central Debitorenanlagen in Außendienst zu.

Daten in beiden Anwendungen verwenden

In den folgenden Abschnitten werden die Features beschrieben, bei denen Sie die Daten aus Business Central und Außendienst verwenden können.

Außendienst

Sie können Arbeitsaufträge erstellen, indem Sie das Dienstkonto und das Abrechnungskonto von Business Central verwenden. Bei Arbeitsaufträgen müssen Sie die Business Central-Projektaufgabe im Feld Externes Projekt auswählen. Durch Auswahl eines Projekts können Sie Arbeitsauftragsprodukte und -services mit der entsprechenden Projektaufgabe in Business Central synchronisieren.

Sie können Lager und Nichtlagerartikel auf Arbeitsaufträgen als Arbeitsauftragsprodukte hinzufügen und die vorhandene Menge sowie die Kosten und Preise aus Business Central abrufen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsauftrag aus dem Arbeitsauftragsformular und der Datensatzliste erstellen.

Sie können Artikel des Typs „Service“ als Arbeitsauftragsservices hinzufügen und die Kosten und Preise aus Business Central abrufen. Weitere Informationen finden Sie auf der Registerkarte Produkte und Services.

Hinweis

Wenn sich der Status eines Produkts oder eines Services in einem Arbeitsauftrag von Geschätzt auf Gebraucht in Außendienst ändert, wird dies mit den Projektbuchungsblattzeilen in Business Central synchronisiert.

Sie können eine Ressource buchen und die Buchungen mit Arbeitsauftragsservices verknüpfen, indem Sie eine Buchbare Ressource aus Business Central verwenden.

Business Central

Wenn Arbeitsaufträge Produkte und Services enthalten, werden, abhängig von Ihren Einstellungen auf der Seite Einrichtung der Field Service-Integration, Verbrauchsinformationen übertragen und mithilfe einer Projekt-Buch.-Blatt in Business Central gebucht.

Die Werte Zu fakturierende Menge und Zu fakturierende Dauer werden in das Feld In Rechnung zu übertragende Menge kopiert. Basierend auf diesen Werten können Sie Verkaufsrechnungen in Business Central erstellen und buchen, um sie dem Debitor in Rechnung zu stellen. Nachdem die Rechnung gebucht oder der Verbrauch in Business Central verarbeitet wurde, werden die in Rechnung gestellte und die verbrauchte Menge auf der Registerkarte Business Central auf den Seiten Arbeitsauftragsprodukt und Arbeitsauftragsservice angezeigt.

Verwenden Sie die Seite Projektplanzeilen, um die Buchung und Rechnungsstellung des Verbrauchs von Arbeitsaufträgen nachzuverfolgen. Auf der Seite Projektplanzeilen können Sie Verkaufsrechnungen in Business Central erstellen und buchen. Anschließend können Sie diese mit Außendienst synchronisieren und den Status der Rechnungen nachverfolgen.

Hinweis

Arbeitsauftragsservices mit einer Buchung, die eine buchbare Ressource verwendet, die mit einer Business Central-Ressource verknüpft ist, werden mit zwei Projektbuchungsblattzeilen synchronisiert: eine Zeile vom Typ Budget für die verbundene Ressource und eine weitere Zeile vom Typ Fakturierbar für den zu wartenden Artikel.

Das im Arbeitsauftragsservice ausgewählte Produkt muss an einen Artikel des Typs Service in Business Central gekoppelt sein. Außerdem muss die Basiseinheit für den Artikel auf die Stunden-Maßeinheit eingestellt sein, die auf der Seite Einrichtung der Dynamics 365 Field Service Integration ausgewählt wurde.

Sie können eine Rechnung für einen Artikel vom Typ Service aus der fakturierbaren Projektplanzeile erstellen und die Budgetprojektplanzeile verwenden, um Kosten für die Ressource zu erfassen.

Siehe auch

Integration in Microsoft Dataverse über Datensynchronisierung
Zu synchronisierende Tabellen und Felder zuordnen