Belege archivieren

Sie können Verkaufs- und Einkaufsaufträge, Angebote, Retouren und Rahmenaufträge archivieren. Wenn Sie Projektmanagementfeatures verwenden, können Sie Ihre Projekte auch archivieren. Sie können Belege und Projekte mehrmals archivieren, wobei jedes Mal eine andere archivierte Version gespeichert wird.

Bei Verkaufsbelegen, deren Original noch vorhanden und nicht gebucht ist, können Sie die Aktion Wiederherstellen verwenden, um sie durch eine archivierte Version zu überschreiben.

Hinweis

Sie können nur Verkaufsbelege und Projekte wiederherstellen. Für archivierte Einkaufsbelege ist die Aktion nicht verfügbar.

Bei archivierten Belegen, deren Original gelöscht ist, können Sie den Inhalt durch Kopieren der Daten wiederverwenden, z. B. mit der Aktion Aus Beleg kopieren.

So richten Sie die automatische Archivierung von Belegen ein

Sie können die Archivierung automatisieren, um eine neue Version des archivierten Belegs zu erstellen, wenn jemand die folgenden Aktionen ausführt:

  • Ändern oder Löschen eines Belegs oder Projekts.
  • Drucken, Herunterladen oder Senden eines Belegs per E-Mail
  • Umwandeln eines Angebots in eine Bestellung oder eine Rechnung
  • Buchen einer Bestellung

In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie die automatische Archivierung von Verkaufsbelegen über die Seite Einkäufe und Forderungen einrichten einrichten. Die Schritte sind für Einkaufsbelege und Projekte ähnlich. Für Einkaufsbelege verwenden Sie die Seite Einkauf und Verbindlichkeiten. Für Projekte verwenden Sie die Seite Projekteinrichtung.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Sie wünschen ...“-Funktion öffnet Symbol. Geben Sie Einrichtung Debitoren & Verkauf ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Legen Sie im Inforegister Archivierung fest, ob die automatische Archivierung für die verschiedenen Typen von Verkaufsbeleg aktiviert werden soll. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

In der folgenden Tabelle werden die Optionen für das Feld Angebote archivieren beschrieben.

Option Description
Nie Archivieren Sie keine Verkaufsangebote, wenn sie gelöscht werden.
Frage Fordern Sie den Benutzer dazu auf, festzulegen, ob Verkaufsangebote archiviert werden sollen, wenn sie gelöscht werden.
Immer Archivieren Sie Verkaufsangebote automatisch, wenn sie gelöscht werden.

So archivieren Sie einen Verkaufsauftrag manuell

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Verkaufsauftrag manuell archivieren. Die Schritte sind für alle anderen Belege und Projekte, die Sie archivieren können, ähnlich.

  1. Wählen Sie das Glühbirne, welche die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Verkaufsaufträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag für Artikel, die Sie archivierne möchten.
  3. Wählen Sie die Beleg archivieren-Aktion aus.

Der Auftrag ist archiviert. Sie können sie auf der Seite Archivierte Verkaufsaufträge anzeigen.

So stellen Sie einen nicht gebuchten Verkaufsbeleg oder ein Projekt aus dem Archiv wieder her

Die folgende Vorgehensweise beschreibt, wie Sie aus einem archivierten Verkaufsauftrag den ursprünglichen Verkaufsauftrag wiederherstellen. Das Wiederherstellen eines Belegs ist nur möglich, wenn der Originalbeleg nicht gebucht wurde. Die Schritte sind für alle Aufträge, Rahmenaufträge, Retouren und Angebote sowie für Projekte ähnlich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Sie wünschen ...“-Funktion öffnet Symbol. Geben Sie Verkaufsauftragsarchive ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie den archivierten Verkaufsauftrag oder eine Version davon aus, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Wiederherstellen aus.

Die Inhalte des ursprünglichen Verkaufsauftrags oder des Projekts werden durch die archivierte Version ersetzt.

Archivierte Versionen löschen

Verwenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, um archivierte Versionen zu bereinigen, die Sie nicht mehr benötigen. Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Administratoren festlegen, wie lange sie Daten speichern möchten. Sie können beispielsweise eine Richtlinie einrichten, durch die Daten nach einem Ablaufdatum gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren.

Beim Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien für archivierte Belege und Projekte sind einige Dinge zu beachten:

  • Wenn der Originalbeleg nicht gelöscht wurde, löscht Business Central die archivierten Versionen nicht. Archivierte Versionen verfallen nicht, solange das Original vorhanden ist.
  • Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie einrichten, können Sie angeben, dass die Richtlinie alle archivierten Versionen außer der aktuellsten löschen soll. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über 10 Versionen und möchten eine Kopie der neuesten Version behalten.
  • Business Central berechnet das Ablaufdatum für Belege basierend auf dem Datum der letzten archivierten Version.

Siehe auch

Belegzeilen nachverfolgen
Verkauf
Allgemeine Unternehmensfunktionen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier